行政助理——威斯康星大学麦迪逊分校推广部（混合办公）
为威斯康星大学麦迪逊分校推广部积极青年发展研究所提供行政和运营支持。负责协调记录、采购、沟通、日程安排及项目活动。
描述
- 为研究所领导、州级和区域项目经理及专业人员提供全面的行政服务
- 更新研究所网站、SharePoint资源、日历、目录、组织结构图及共享文档
- 根据组织和州政府的留存要求管理记录、文件及文档库
- 协调采购、合同、用品、费用报告及相关行政流程
- 协助志愿者项目、培训记录、认证及支持性文件管理
- 协调支持高效项目交付的行政和运营活动
- 按照既定流程处理沟通事务，包括发送、接收、复制和分发材料
- 维护与工作运营相关的电子及纸质记录
- 为会议、研讨会、出差及工作单位活动安排后勤并落实所需资源
- 作为初始联系人，提供一般组织信息并转交复杂咨询
- 使用技术收集、分析和准备沟通材料
- 协调一般办公室运营和管理工作，并可能负责监督学生助理
- 根据需要偶尔在晚间和周末工作
- 为州内定期工作出行安排个人交通
任职要求
- 高中毕业或同等学历
- 具有协助访客、客户或顾客的客户服务经验
- 熟练使用Microsoft Office 365，包括Outlook、Word、Excel、Teams、SharePoint及日历管理工具
- 具备较强的组织能力，包括同时处理多项任务、确定优先级、管理截止日期及注重细节
- 具备出色的书面和口头沟通能力
- 能够有效地与具有不同背景和观点的人员合作
- 能够在一般监督下独立工作，同时为协作团队作出贡献
- 持有有效驾驶证，并拥有可靠的独立交通工具以满足州内定期出行要求，或符合威斯康星大学麦迪逊分校的车辆使用授权要求
- 获准在美国工作，且无需雇主提供担保
- 能够通过初次照护人员审查，并每两年接受定期审查
- 优先条件：具有1至3年办公室环境下的文职或行政支持经验
- 优先条件：具有日历排程、办公室活动和会议协调以及日常办公室事务管理经验
- 优先条件：具有在复杂财务环境中处理付款、订购用品、支付供应商发票及安排出差的经验
福利待遇
- 优厚的带薪休假
- 医疗、牙科、视力及人寿保险
- 享有税收优惠的储蓄账户
- 参加威斯康星退休系统养老金计划
- 每周最多两天远程办公
- 学校为获批准的远程办公提供电脑
- 在招聘过程中提供残疾或妊娠相关便利安排