University of Wisconsin-Madison
University of Wisconsin-Madison
A University of Wisconsin-Madison é uma universidade pública de pesquisa localizada em Madison, Wisconsin, e o campus principal do sistema University of Wisconsin. Sua comunidade acadêmica e de pesquisa abrange as humanidades, as ciências e as disciplinas aplicadas, com mais de 1 bilhão de dólares investidos anualmente em pesquisa. A universidade combina a educação de graduação e pós-graduação com ações de extensão comunitária, recursos do campus e esportes universitários, orientada pelo foco da Ideia de Wisconsin no serviço público. Seu trabalho também enfatiza a diversidade, a excelência inclusiva e o envolvimento com a comunidade em geral.

Assistente administrativo - UW-Madison Extension (híbrido)

Ofereça suporte administrativo e operacional ao Instituto de Desenvolvimento Positivo de Jovens da UW-Madison Extension. Coordene registros, compras, comunicações, calendários e atividades do programa.

Descrição

  • Prestar suporte à liderança do Instituto, aos gerentes de programas estaduais e regionais e à equipe profissional com serviços administrativos abrangentes
  • Atualizar os sites do Instituto, os recursos do SharePoint, os calendários, os diretórios, os organogramas e os documentos compartilhados
  • Gerenciar registros, arquivos e bibliotecas de documentos de acordo com os requisitos organizacionais e estaduais de retenção
  • Coordenar compras, contratos, suprimentos, relatórios de despesas e processos administrativos relacionados
  • Auxiliar em programas de voluntariado, registros de treinamento, certificações e documentação de apoio
  • Coordenar atividades administrativas e operacionais que permitam a execução eficiente dos programas
  • Lidar com comunicações, incluindo o envio, recebimento, cópia e distribuição de materiais conforme os procedimentos estabelecidos
  • Manter registros eletrônicos e físicos associados às operações de trabalho
  • Organizar a logística e garantir recursos para reuniões, conferências, viagens e atividades da unidade de trabalho
  • Atuar como contato inicial, fornecendo informações organizacionais gerais e encaminhando dúvidas complexas
  • Usar tecnologia para coletar, analisar e preparar materiais de comunicação
  • Coordenar as operações e a gestão geral do escritório, com possível supervisão de assistentes estudantis
  • Trabalhar ocasionalmente à noite e nos fins de semana quando necessário
  • Organizar transporte pessoal para viagens periódicas de trabalho dentro do estado

Requisitos

  • Diploma de ensino médio ou equivalente
  • Experiência comprovada em atendimento ao cliente, auxiliando visitantes, clientes ou consumidores
  • Proficiência em Microsoft Office 365, incluindo Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint e ferramentas de gerenciamento de calendários
  • Forte capacidade de organização, incluindo multitarefa, definição de prioridades, gerenciamento de prazos e atenção aos detalhes
  • Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal
  • Capacidade de trabalhar efetivamente com pessoas de diferentes origens e perspectivas
  • Capacidade de trabalhar de forma independente sob supervisão geral e contribuir para uma equipe colaborativa
  • Carteira de motorista válida e transporte independente confiável para viagens periódicas dentro do estado, ou cumprimento dos requisitos de autorização para uso de veículos da UW-Madison
  • Autorização para trabalhar nos Estados Unidos sem patrocínio do empregador
  • Capacidade de passar por uma verificação inicial para cuidadores e verificações recorrentes a cada dois anos
  • Preferencial: de 1 a 3 anos de experiência em funções administrativas ou de escritório em um ambiente profissional
  • Preferencial: experiência em gerenciar calendários, coordenar eventos e reuniões do escritório e administrar as atividades diárias do escritório
  • Preferencial: experiência em processar pagamentos, pedir suprimentos, pagar faturas de fornecedores e organizar viagens em um ambiente financeiro complexo

Benefícios

  • Amplo período de folga remunerada
  • Seguro de saúde, odontológico, oftalmológico e de vida
  • Contas de poupança com vantagens fiscais
  • Participação no fundo de pensão do Sistema de Aposentadoria de Wisconsin
  • Até dois dias de trabalho remoto por semana
  • Computador fornecido pela universidade para trabalho remoto aprovado
  • Adaptações relacionadas a deficiência ou gravidez durante o processo de contratação

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