University of Wisconsin-Madison
University of Wisconsin-Madison
University of Wisconsin-Madison là một trường đại học nghiên cứu công lập tại Madison, Wisconsin và là cơ sở trọng điểm của Hệ thống Đại học Wisconsin. Cộng đồng học thuật và nghiên cứu của trường trải rộng across các ngành nhân văn, khoa học và các lĩnh vực ứng dụng, với hơn 1 tỷ đô la Mỹ được đầu tư hằng năm cho hoạt động nghiên cứu. Trường kết hợp đào tạo bậc đại học và sau đại học với hoạt động phục vụ cộng đồng, các nguồn lực trong khuôn viên và thể thao, dưới sự định hướng của Tinh thần Wisconsin, tập trung vào đóng góp cho xã hội. Hoạt động của trường cũng chú trọng đến sự đa dạng, thành tựu toàn diện trong môi trường hòa nhập và sự gắn kết với cộng đồng rộng lớn hơn.

Trợ lý hành chính - UW-Madison Extension (Kết hợp)

Cung cấp hỗ trợ hành chính và vận hành cho Viện Phát triển Thanh thiếu niên Tích cực thuộc UW-Madison Extension. Điều phối hồ sơ, mua sắm, thông tin liên lạc, lịch làm việc và các hoạt động chương trình.

Mô tả

  • Hỗ trợ ban lãnh đạo Viện, các Quản lý Chương trình cấp bang và khu vực, cùng đội ngũ chuyên môn bằng các dịch vụ hành chính toàn diện
  • Cập nhật website của Viện, tài nguyên SharePoint, lịch làm việc, danh bạ, sơ đồ tổ chức và tài liệu dùng chung
  • Quản lý hồ sơ, tệp và thư viện tài liệu theo yêu cầu lưu trữ của tổ chức và bang
  • Điều phối hoạt động mua sắm, hợp đồng, vật tư, báo cáo chi phí và các quy trình hành chính liên quan
  • Hỗ trợ các chương trình tình nguyện, hồ sơ đào tạo, chứng nhận và tài liệu kèm theo
  • Điều phối các hoạt động hành chính và vận hành giúp triển khai chương trình hiệu quả
  • Xử lý thông tin liên lạc, bao gồm gửi, nhận, sao chép và phân phối tài liệu theo quy trình đã thiết lập
  • Duy trì hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy liên quan đến hoạt động công việc
  • Sắp xếp hậu cần và bảo đảm nguồn lực cho các cuộc họp, hội nghị, chuyến công tác và hoạt động của đơn vị
  • Là đầu mối liên hệ ban đầu bằng cách cung cấp thông tin chung về tổ chức và chuyển các yêu cầu phức tạp đến bộ phận phù hợp
  • Sử dụng công nghệ để thu thập, phân tích và chuẩn bị tài liệu truyền thông
  • Điều phối hoạt động và quản lý văn phòng nói chung, có thể giám sát các trợ lý sinh viên
  • Thỉnh thoảng làm việc vào buổi tối và cuối tuần khi cần
  • Tự sắp xếp phương tiện di chuyển cho các chuyến công tác định kỳ trong bang

Yêu cầu

  • Tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc tương đương
  • Có kinh nghiệm dịch vụ khách hàng trong việc hỗ trợ khách tham quan, khách hàng hoặc người sử dụng dịch vụ
  • Thành thạo Microsoft Office 365, bao gồm Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint và các công cụ quản lý lịch
  • Có khả năng tổ chức tốt, bao gồm xử lý nhiều nhiệm vụ, sắp xếp thứ tự ưu tiên, quản lý thời hạn và chú ý đến chi tiết
  • Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói xuất sắc
  • Có khả năng làm việc hiệu quả với những người có hoàn cảnh và quan điểm đa dạng
  • Có khả năng làm việc độc lập dưới sự giám sát chung, đồng thời đóng góp cho một đội ngũ hợp tác
  • Có bằng lái xe hợp lệ và phương tiện di chuyển độc lập đáng tin cậy cho các chuyến đi định kỳ trong bang, hoặc đáp ứng các yêu cầu cho phép sử dụng phương tiện của UW-Madison
  • Được phép làm việc tại Hoa Kỳ mà không cần người sử dụng lao động bảo lãnh
  • Có khả năng vượt qua kiểm tra ban đầu dành cho người chăm sóc và các lần kiểm tra định kỳ hai năm một lần
  • Ưu tiên: Có từ 1–3 năm kinh nghiệm hỗ trợ hành chính hoặc văn thư trong môi trường văn phòng
  • Ưu tiên: Có kinh nghiệm quản lý lịch, điều phối sự kiện và cuộc họp văn phòng, cũng như quản lý các hoạt động văn phòng hằng ngày
  • Ưu tiên: Có kinh nghiệm xử lý thanh toán, đặt mua vật tư, thanh toán hóa đơn nhà cung cấp và sắp xếp công tác trong môi trường tài chính phức tạp

Phúc lợi

  • Thời gian nghỉ có lương phong phú
  • Bảo hiểm y tế, nha khoa, thị lực và nhân thọ
  • Các tài khoản tiết kiệm được ưu đãi về thuế
  • Tham gia quỹ hưu trí thuộc Hệ thống Hưu trí Wisconsin
  • Tối đa hai ngày làm việc từ xa mỗi tuần
  • Máy tính do trường đại học cung cấp cho công việc từ xa được phê duyệt
  • Các điều chỉnh liên quan đến khuyết tật hoặc thai kỳ trong quá trình tuyển dụng