A University of Wisconsin-Madison állami kutatóegyetem a wisconsini Madisonban, és a University of Wisconsin System zászlóshajó campusaként működik. Akadémiai és kutatói közössége a bölcsészettudományokat, a természettudományokat és az alkalmazott tudományterületeket is magában foglalja; kutatásra évente több mint 1 milliárd amerikai dollárt fordítanak. Az egyetem a Wisconsin Idea közszolgálatra összpontosító szellemiségét követve az alap- és posztgraduális képzést közösségi kapcsolattartással, campusforrásokkal és sporttal kapcsolja össze. Munkájában emellett kiemelt szerepet kap a sokszínűség, a befogadó kiválóság és a tágabb közösséggel való együttműködés.
Adminisztratív asszisztens - UW-Madison Extension (hibrid)
Adminisztratív és operatív támogatást nyújt az UW-Madison Extension Positive Youth Development Institute intézete számára. Nyilvántartásokat, beszerzéseket, kommunikációt, naptárakat és programtevékenységeket koordinál.
Leírás
- Átfogó adminisztratív szolgáltatásokat nyújt az intézet vezetésének, az állami és regionális programmenedzsereknek, valamint a szakmai munkatársaknak
- Frissíti az intézet webhelyeit, SharePoint-erőforrásait, naptárait, címtárait, szervezeti ábráit és megosztott dokumentumait
- A szervezeti és állami megőrzési követelményeknek megfelelően kezeli a nyilvántartásokat, fájlokat és dokumentumtárakat
- Koordinálja a beszerzéseket, szerződéseket, készleteket, költségelszámolásokat és a kapcsolódó adminisztratív folyamatokat
- Segítséget nyújt az önkéntesprogramokhoz, képzési nyilvántartásokhoz, tanúsítványokhoz és az ezeket alátámasztó dokumentációhoz
- Koordinálja a hatékony programmegvalósítást lehetővé tevő adminisztratív és operatív tevékenységeket
- A meghatározott eljárások szerint kezeli a kommunikációt, beleértve az anyagok küldését, fogadását, másolását és terjesztését
- Karbantartja a munkafolyamatokhoz kapcsolódó elektronikus és fizikai nyilvántartásokat
- Megtervezi a találkozók, konferenciák, utazások és a munkacsoport tevékenységeinek logisztikáját, valamint biztosítja a szükséges erőforrásokat
- Első kapcsolattartóként általános szervezeti információkat nyújt, és az összetett megkereséseket a megfelelő helyre irányítja
- Technológiát használ a kommunikációs anyagok összegyűjtésére, elemzésére és elkészítésére
- Koordinálja az általános irodai működést és vezetést, esetlegesen hallgatói asszisztensek felügyeletével
- Szükség esetén alkalmanként esténként és hétvégén is dolgozik
- Megtervezi a rendszeres, államon belüli munkautazásokhoz szükséges személyes közlekedését
Követelmények
- Középiskolai végzettség vagy azzal egyenértékű képesítés
- Bizonyított ügyfélszolgálati tapasztalat látogatók, ügyfelek vagy vásárlók segítésében
- Microsoft Office 365 felhasználói szintű ismerete, beleértve az Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint és naptárkezelő eszközök használatát
- Kiváló szervezőkészség, beleértve a párhuzamos feladatok kezelését, a priorizálást, a határidők betartását és a részletekre való odafigyelést
- Kiváló írásbeli és szóbeli kommunikációs készség
- Képesség a különböző hátterű és nézőpontú emberekkel való hatékony együttműködésre
- Képesség önálló munkavégzésre általános felügyelet mellett, miközben együttműködő csapatban is aktívan hozzájárul
- Érvényes vezetői engedély és megbízható, önálló közlekedési lehetőség az államon belüli időszakos utazásokhoz, vagy az UW-Madison járműhasználati engedélyezési követelményeinek teljesítése
- Munkáltatói szponzoráció nélkül jogosult az Egyesült Államokban munkát vállalni
- Képes az első gondozói ellenőrzésen, valamint a kétévente megismételt ellenőrzéseken megfelelni
- Előnyt jelent: 1-3 év irodai környezetben szerzett ügyviteli vagy adminisztratív támogatási tapasztalat
- Előnyt jelent: tapasztalat naptárak ütemezésében, irodai események és megbeszélések koordinálásában, valamint a napi irodai tevékenységek kezelésében
- Előnyt jelent: tapasztalat kifizetések feldolgozásában, készletek rendelésében, beszállítói számlák kifizetésében és utazások megszervezésében összetett pénzügyi környezetben
Juttatások
- Bőséges fizetett szabadság
- Egészség-, fogászati, látás- és életbiztosítás
- Adóelőnyös megtakarítási számlák
- Részvétel a Wisconsin Retirement System nyugdíjalapjában
- Hetente legfeljebb két nap távoli munkavégzés
- Az egyetemen biztosított számítógép az engedélyezett távoli munkavégzéshez
- Fogyatékossággal vagy terhességgel kapcsolatos alkalmazkodási lehetőségek a felvételi folyamat során