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University of Wisconsin-Madison
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GovernoIstruzione
University of Wisconsin-Madison è un’università pubblica di ricerca situata a Madison, nel Wisconsin, e il campus principale del sistema University of Wisconsin. La sua comunità accademica e di ricerca abbraccia le discipline umanistiche, le scienze e le discipline applicate, con oltre 1 miliardo di dollari investiti ogni anno nella ricerca. L’università combina la formazione universitaria e postuniversitaria con l’impegno nella comunità, le risorse del campus e lo sport universitario, guidata dall’attenzione dell’Idea del Wisconsin per il servizio pubblico. Il suo lavoro pone inoltre l’accento sulla diversità, sull’eccellenza inclusiva e sul coinvolgimento nella comunità più ampia.
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Offerte dell’azienda

Assistente amministrativo - UW-Madison Extension (ibrido)

Fornire supporto amministrativo e operativo al Positive Youth Development Institute di UW-Madison Extension. Coordinare registri, acquisti, comunicazioni, calendari e attività dei programmi.

USStati UnitiWIWisconsin
18 $ / ora
IbridoTempo pienoIntermedioSeniorLingua Richiesta: ingleseAssistente amministrativo

Descrizione

  • Fornire supporto alla dirigenza dell’Istituto, ai responsabili dei programmi statali e regionali e al personale professionale attraverso servizi amministrativi completi
  • Aggiornare i siti web dell’Istituto, le risorse SharePoint, i calendari, gli elenchi, gli organigrammi e i documenti condivisi
  • Gestire registri, file e raccolte documentali in conformità ai requisiti organizzativi e statali di conservazione
  • Coordinare acquisti, contratti, forniture, note spese e relativi processi amministrativi
  • Collaborare a programmi di volontariato, registri della formazione, certificazioni e documentazione di supporto
  • Coordinare le attività amministrative e operative che consentono un’efficiente realizzazione dei programmi
  • Gestire le comunicazioni, compresi l’invio, la ricezione, la copia e la distribuzione dei materiali secondo le procedure stabilite
  • Mantenere i registri elettronici e cartacei relativi alle operazioni di lavoro
  • Organizzare la logistica e reperire le risorse per riunioni, conferenze, trasferte e attività dell’unità di lavoro
  • Essere il primo punto di contatto fornendo informazioni generali sull’organizzazione e indirizzando le richieste complesse
  • Utilizzare la tecnologia per raccogliere, analizzare e preparare materiali di comunicazione
  • Coordinare le operazioni e la gestione generale dell’ufficio, con possibile supervisione degli assistenti studenti
  • Lavorare occasionalmente la sera e nei fine settimana quando richiesto
  • Organizzare il trasporto personale per trasferte di lavoro periodiche all’interno dello Stato

Requisiti

  • Diploma di scuola superiore o equivalente
  • Comprovata esperienza nel servizio clienti nell’assistenza a visitatori, clienti o utenti
  • Padronanza di Microsoft Office 365, inclusi Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint e gli strumenti di gestione dei calendari
  • Spiccate capacità organizzative, tra cui multitasking, definizione delle priorità, gestione delle scadenze e attenzione ai dettagli
  • Eccellenti capacità di comunicazione scritta e verbale
  • Capacità di lavorare efficacemente con persone di background e prospettive diverse
  • Capacità di lavorare in autonomia sotto supervisione generale contribuendo al contempo a un team collaborativo
  • Patente di guida valida e trasporto indipendente affidabile per trasferte periodiche all’interno dello Stato, oppure conformità ai requisiti di autorizzazione all’uso dei veicoli di UW-Madison
  • Autorizzazione a lavorare negli Stati Uniti senza sponsorizzazione del datore di lavoro
  • Capacità di superare un controllo iniziale per operatori assistenziali e controlli ricorrenti ogni due anni
  • Preferibile: da 1 a 3 anni di esperienza in mansioni d’ufficio o di supporto amministrativo in un ambiente d’ufficio
  • Preferibile: esperienza nella gestione dei calendari, nel coordinamento di eventi e riunioni d’ufficio e nella gestione delle attività quotidiane dell’ufficio
  • Preferibile: esperienza nell’elaborazione dei pagamenti, nell’ordinazione di forniture, nel pagamento delle fatture dei fornitori e nell’organizzazione di trasferte in un ambiente finanziario complesso

Benefit

  • Generoso periodo di ferie retribuite
  • Assicurazione sanitaria, dentistica, oculistica e sulla vita
  • Conti di risparmio con vantaggi fiscali
  • Partecipazione al fondo pensionistico del Sistema pensionistico del Wisconsin
  • Fino a due giorni di lavoro da remoto alla settimana
  • Computer fornito dall’università per il lavoro da remoto autorizzato
  • Accomodamenti legati a disabilità o gravidanza durante il processo di assunzione

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