行政助理——威斯康辛大學麥迪遜分校推廣部（混合辦公）
為威斯康辛大學麥迪遜分校推廣部積極青年發展研究所提供行政與營運支援。負責協調紀錄、採購、溝通、行事曆及計畫活動。
說明
- 為研究所領導、州級及區域計畫經理與專業人員提供全面的行政服務
- 更新研究所網站、SharePoint資源、行事曆、目錄、組織圖及共用文件
- 依照組織與州政府的保存要求管理紀錄、檔案及文件庫
- 協調採購、合約、用品、費用報告及相關行政流程
- 協助志工計畫、訓練紀錄、認證及支援文件
- 協調促進計畫有效執行的行政與營運活動
- 依既定程序處理溝通事務，包括寄送、接收、複製及分發資料
- 維護與工作營運相關的電子及紙本紀錄
- 為會議、研討會、出差及工作單位活動安排後勤並取得所需資源
- 擔任第一線聯絡人，提供一般組織資訊並轉介複雜詢問
- 運用科技蒐集、分析及準備溝通資料
- 協調一般辦公室營運與管理，並可能負責督導學生助理
- 必要時偶爾於晚間及週末工作
- 為州內定期工作出差安排個人交通
職位要求
- 高中畢業或同等學歷
- 具備協助訪客、客戶或顧客的客戶服務經驗
- 熟悉Microsoft Office 365，包括Outlook、Word、Excel、Teams、SharePoint及行事曆管理工具
- 具備良好的組織能力，包括同時處理多項任務、排定優先順序、管理期限及注重細節
- 具備優良的書面與口頭溝通能力
- 能與不同背景及觀點的人員有效合作
- 能在一般督導下獨立工作，同時為協作團隊作出貢獻
- 持有有效駕照，並具備可靠的獨立交通工具以供州內定期出差使用，或符合威斯康辛大學麥迪遜分校的車輛使用授權要求
- 獲准在美國工作，且不需要雇主提供擔保
- 能通過初次照護人員查核，並每兩年接受定期查核
- 優先條件：具備1至3年辦公室環境中的文書或行政支援經驗
- 優先條件：具備安排行事曆、協調辦公室活動與會議，以及管理日常辦公室事務的經驗
- 優先條件：具備在複雜財務環境中處理付款、訂購用品、支付供應商發票及安排出差的經驗
福利待遇
- 優渥的帶薪休假
- 醫療、牙科、視力及人壽保險
- 享有稅務優惠的儲蓄帳戶
- 參加威斯康辛退休制度養老金計畫
- 每週最多兩天遠端工作
- 學校為經核准的遠端工作提供電腦
- 在招募過程中提供身心障礙或妊娠相關便利措施