جامعة ويسكونسن-ماديسون هي جامعة بحثية حكومية في مدينة ماديسون بولاية ويسكونسن، وهي الحرم الجامعي الرئيسي لنظام جامعة ويسكونسن. يمتد مجتمعها الأكاديمي والبحثي عبر العلوم الإنسانية والعلوم والتخصصات التطبيقية، مع استثمار أكثر من مليار دولار سنويًا في البحث العلمي. وتجمع الجامعة بين التعليم الجامعي والدراسات العليا وخدمة المجتمع وموارد الحرم الجامعي والأنشطة الرياضية، مسترشدةً بمبدأ ويسكونسن الذي يركز على الخدمة العامة. كما تركز أعمالها على التنوع والتميز الشامل والتفاعل مع المجتمع الأوسع.
مساعد إداري - إرشاد جامعة ويسكونسن-ماديسون (هجين)
تقديم الدعم الإداري والتشغيلي لمعهد تنمية الشباب الإيجابية التابع لإرشاد جامعة ويسكونسن-ماديسون. تنسيق السجلات والمشتريات والاتصالات والتقويمات وأنشطة البرامج.
الوصف
- دعم قيادة المعهد ومديري البرامج على مستوى الولاية والمناطق والموظفين المتخصصين من خلال خدمات إدارية شاملة
- تحديث مواقع المعهد وموارد SharePoint والتقويمات والأدلة التنظيمية والمخططات التنظيمية والمستندات المشتركة
- إدارة السجلات والملفات ومكتبات المستندات وفقًا لمتطلبات الاحتفاظ التنظيمية ومتطلبات الولاية
- تنسيق المشتريات والعقود واللوازم وتقارير المصروفات والعمليات الإدارية ذات الصلة
- المساعدة في برامج المتطوعين وسجلات التدريب والشهادات والوثائق الداعمة
- تنسيق الأنشطة الإدارية والتشغيلية التي تتيح تنفيذ البرامج بكفاءة
- التعامل مع الاتصالات، بما في ذلك إرسال المواد واستلامها ونسخها وتوزيعها وفق الإجراءات المعتمدة
- الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية المرتبطة بعمليات العمل
- تنظيم الخدمات اللوجستية وتأمين الموارد للاجتماعات والمؤتمرات والسفر وأنشطة وحدة العمل
- العمل كنقطة اتصال أولى من خلال تقديم المعلومات التنظيمية العامة وتوجيه الاستفسارات المعقدة
- استخدام التكنولوجيا لجمع مواد الاتصالات وتحليلها وإعدادها
- تنسيق عمليات المكتب العامة وإدارته، مع احتمال الإشراف على مساعدين من الطلاب
- العمل أحيانًا في المساء وعطلات نهاية الأسبوع عند الحاجة
- ترتيب وسائل النقل الشخصية للسفر الدوري داخل الولاية لأغراض العمل
المتطلبات
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها
- خبرة مثبتة في خدمة العملاء تشمل مساعدة الزوار أو العملاء أو المستفيدين
- إتقان Microsoft Office 365، بما في ذلك Outlook وWord وExcel وTeams وSharePoint وأدوات إدارة التقويمات
- قدرة تنظيمية قوية، بما في ذلك تنفيذ مهام متعددة وتحديد الأولويات وإدارة المواعيد النهائية والانتباه إلى التفاصيل
- مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي
- القدرة على العمل بفاعلية مع أشخاص من خلفيات ووجهات نظر متنوعة
- القدرة على العمل باستقلالية تحت إشراف عام مع الإسهام في فريق تعاوني
- رخصة قيادة سارية ووسيلة نقل مستقلة وموثوقة للسفر الدوري داخل الولاية، أو استيفاء متطلبات تصريح استخدام المركبات لدى UW-Madison
- تصريح بالعمل في الولايات المتحدة دون رعاية من صاحب العمل
- القدرة على اجتياز فحص أولي لمقدمي الرعاية وفحوصات متكررة كل عامين
- مفضل: خبرة من سنة إلى ثلاث سنوات في الأعمال الكتابية أو الدعم الإداري في بيئة مكتبية
- مفضل: خبرة في جدولة التقويمات وتنسيق فعاليات واجتماعات المكتب وإدارة أنشطة المكتب اليومية
- مفضل: خبرة في معالجة المدفوعات وطلب اللوازم وسداد فواتير الموردين وترتيب السفر في بيئة مالية معقدة
المزايا
- إجازة مدفوعة الأجر سخية
- تأمين صحي وتأمين أسنان وبصر وتأمين على الحياة
- حسابات ادخار ذات مزايا ضريبية
- المشاركة في صندوق معاشات نظام التقاعد في ولاية ويسكونسن
- ما يصل إلى يومين من العمل عن بُعد أسبوعيًا
- حاسوب توفره الجامعة للعمل عن بُعد المعتمد
- تسهيلات متعلقة بالإعاقة أو الحمل أثناء عملية التوظيف