University of Wisconsin-Madison to publiczny uniwersytet badawczy w Madison w stanie Wisconsin oraz główny kampus Systemu Uniwersytetu Wisconsin. Jego społeczność akademicka i badawcza obejmuje nauki humanistyczne, ścisłe i stosowane, a każdego roku na badania przeznacza się ponad 1 miliard dolarów. Uniwersytet łączy kształcenie na poziomie licencjackim i magisterskim z działalnością na rzecz lokalnych społeczności, zasobami kampusu i działalnością sportową, kierując się ideą Wisconsin, której podstawą jest służba publiczna. W swojej działalności kładzie również nacisk na różnorodność, inkluzywną doskonałość oraz zaangażowanie w życie szerszej społeczności.
Asystent administracyjny — UW–Madison Extension (praca hybrydowa)
Zapewniaj wsparcie administracyjne i operacyjne Instytutowi Pozytywnego Rozwoju Młodzieży UW–Madison Extension. Koordynuj dokumentację, zakupy, komunikację, kalendarze i działania programowe.
Opis
- Zapewniaj kierownictwu Instytutu, stanowym i regionalnym menedżerom programów oraz pracownikom merytorycznym kompleksową obsługę administracyjną
- Aktualizuj strony internetowe Instytutu, zasoby SharePoint, kalendarze, katalogi, schematy organizacyjne i wspólne dokumenty
- Zarządzaj dokumentacją, plikami i bibliotekami dokumentów zgodnie z wymaganiami organizacji i stanu dotyczącymi przechowywania dokumentów
- Koordynuj zakupy, umowy, materiały, raporty wydatków i powiązane procesy administracyjne
- Pomagaj w programach wolontariackich, prowadzeniu dokumentacji szkoleń, certyfikatach i dokumentacji uzupełniającej
- Koordynuj działania administracyjne i operacyjne umożliwiające sprawną realizację programów
- Obsługuj komunikację, w tym wysyłanie, odbieranie, kopiowanie i dystrybucję materiałów zgodnie z ustalonymi procedurami
- Prowadź elektroniczną i papierową dokumentację związaną z realizacją obowiązków
- Organizuj logistykę i zapewniaj zasoby na potrzeby spotkań, konferencji, podróży i działań jednostki
- Pełnij funkcję pierwszego punktu kontaktu, udzielając ogólnych informacji organizacyjnych i kierując złożone zapytania do właściwych osób
- Wykorzystuj technologie do zbierania, analizowania i przygotowywania materiałów komunikacyjnych
- Koordynuj ogólne funkcjonowanie i zarządzanie biurem, z możliwością nadzorowania asystentów studenckich
- W razie potrzeby pracuj okazjonalnie wieczorami i w weekendy
- Organizuj dojazdy własnym środkiem transportu podczas okresowych podróży służbowych na terenie stanu
Wymagania
- Wykształcenie średnie lub równoważne
- Udokumentowane doświadczenie w obsłudze odwiedzających, klientów lub interesantów
- Biegła znajomość Microsoft Office 365, w tym Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint i narzędzi do zarządzania kalendarzem
- Doskonała organizacja pracy, w tym umiejętność wykonywania wielu zadań, ustalania priorytetów, dotrzymywania terminów i dbałości o szczegóły
- Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej
- Umiejętność skutecznej współpracy z osobami o różnym pochodzeniu i odmiennych perspektywach
- Umiejętność samodzielnej pracy pod ogólnym nadzorem oraz współpracy w zespole
- Ważne prawo jazdy i niezawodny własny środek transportu na potrzeby okresowych podróży po stanie albo spełnienie wymagań UW–Madison dotyczących upoważnienia do korzystania z pojazdów służbowych
- Prawo do pracy w Stanach Zjednoczonych bez sponsorowania przez pracodawcę
- Możliwość przejścia wstępnej kontroli wymaganej przy pracy z podopiecznymi oraz cyklicznych kontroli co dwa lata
- Mile widziane: od 1 do 3 lat doświadczenia w obsłudze biura lub wsparciu administracyjnym
- Mile widziane: doświadczenie w zarządzaniu kalendarzami, koordynowaniu wydarzeń i spotkań biurowych oraz organizowaniu codziennej pracy biura
- Mile widziane: doświadczenie w przetwarzaniu płatności, zamawianiu materiałów, opłacaniu faktur dostawców i organizowaniu podróży w złożonym środowisku finansowym
Benefity
- Duży wymiar płatnego urlopu
- Ubezpieczenie zdrowotne, stomatologiczne, okulistyczne i na życie
- Konta oszczędnościowe z ulgami podatkowymi
- Udział w systemie emerytalnym stanu Wisconsin
- Do dwóch dni pracy zdalnej tygodniowo
- Komputer zapewniany przez uniwersytet do zatwierdzonej pracy zdalnej
- Dostosowania związane z niepełnosprawnością lub ciążą podczas procesu rekrutacji