事務アシスタント――ウィスコンシン大学マディソン校エクステンション（ハイブリッド勤務）
ウィスコンシン大学マディソン校エクステンションのポジティブ・ユース・デベロップメント研究所に、事務・運営面の支援を提供します。記録、購買、連絡、予定表、プログラム活動を調整します。
仕事内容
- 研究所のリーダー、州および地域のプログラムマネージャー、専門職員に総合的な事務サービスを提供する
- 研究所のウェブサイト、SharePointリソース、予定表、名簿、組織図、共有文書を更新する
- 組織および州の保存要件に従って記録、ファイル、文書ライブラリを管理する
- 購買、契約、備品、経費報告、関連する事務手続きを調整する
- ボランティアプログラム、研修記録、認定、関連書類を支援する
- プログラムを効率的に実施するための事務・運営業務を調整する
- 所定の手順に従い、資料の送受信、コピー、配布などの連絡業務を行う
- 業務運営に関する電子記録および紙の記録を維持する
- 会議、カンファレンス、出張、部署活動のロジスティクスを手配し、必要なリソースを確保する
- 最初の問い合わせ窓口として一般的な組織情報を提供し、複雑な問い合わせを適切な担当者へつなぐ
- テクノロジーを活用して連絡資料を収集、分析、作成する
- 一般的なオフィス運営・管理を調整し、学生アシスタントを監督する場合がある
- 必要に応じて夜間や週末に臨時勤務する
- 州内の定期的な業務出張のために自家用交通手段を手配する
応募要件
- 高等学校卒業または同等の学歴
- 訪問者、クライアント、顧客を支援した実績のあるカスタマーサービス経験
- Outlook、Word、Excel、Teams、SharePoint、予定表管理ツールを含むMicrosoft Office 365の操作能力
- 複数業務への対応、優先順位付け、期限管理、細部への注意を含む高い組織力
- 優れた文書および口頭でのコミュニケーション能力
- さまざまな背景や考え方を持つ人々と効果的に働く能力
- 一般的な監督の下で自律的に働きながら、協力的なチームに貢献する能力
- 有効な運転免許証と、州内の定期出張に利用できる信頼性の高い独立した交通手段、またはUWマディソン校の車両利用許可要件を満たすこと
- 雇用主のスポンサーシップなしで米国で働く許可を有すること
- 初回のケアギバーチェックおよび2年ごとの定期チェックに合格できること
- 歓迎条件：オフィス環境での事務または行政支援経験1～3年
- 歓迎条件：予定表の調整、オフィス行事や会議の調整、日常的なオフィス業務の管理経験
- 歓迎条件：複雑な財務環境での支払い処理、備品発注、取引先請求書の支払い、出張手配の経験
福利厚生
- 充実した有給休暇
- 医療、歯科、視力、人命保険
- 税制優遇のある貯蓄口座
- ウィスコンシン州退職制度の年金基金への加入
- 週2日までのリモート勤務
- 承認されたリモート勤務用の大学支給コンピューター
- 採用手続き中の障害または妊娠に関する配慮