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51 – 200 Mitarbeitende
BeratungLogistikMarketing
20four7VA bietet Unternehmen virtuelle Assistenzdienste aus der Ferne, die flexible Unterstützung im operativen Geschäft ermöglichen. Das Team übernimmt Aufgaben in den Bereichen Verwaltung, Geschäftsabläufe, Marketing, Logistik und technische Unterstützung und bietet damit anpassbare personelle Unterstützung, die sich an den wechselnden Anforderungen der Kunden orientiert. Das Unternehmen betreut Organisationen unterschiedlicher Größe und hilft ihnen, wichtige Aufgaben zu delegieren, damit sie sich weiterhin auf ihre übergeordneten geschäftlichen Prioritäten konzentrieren können.
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Stellen im Unternehmen

Remote-Patientenkoordinator und medizinische Assistenz

Koordination und medizinische Verwaltung für eine australische Zahnarztpraxis aus der Ferne übernehmen. Anfragen, Termine, Überweisungen, Unterlagen und Nachfassaktionen für Patienten und Betreuungspersonen bearbeiten.

AUAustralienRemoteVertragMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischAssistenz der Geschäftsleitung

Beschreibung

  • Anfragen neuer Patienten telefonisch und per E-Mail nach vorgegebenen Gesprächsleitfäden bearbeiten.
  • Termine, Bestätigungen, Erinnerungen, Absagen, Umbuchungen und Wartelisten in Halaxy verwalten.
  • Mit Patienten, Betreuungspersonen, bevollmächtigten Kontaktpersonen, Assistenzkräften und überweisenden Organisationen kommunizieren.
  • Über übliche Praxisabläufe und Terminfragen informieren.
  • Klinische oder komplexe Fragen an das zuständige Praxisteam weiterleiten.
  • Überweisungen dokumentieren und fehlende Krankengeschichten, Einwilligungsformulare, Überweisungsschreiben und Korrespondenz nachverfolgen.
  • Buchungen für tageschirurgische Eingriffe unter Vollnarkose koordinieren.
  • Ausstehende Laborarbeiten überwachen und erforderliche Nachfassaktionen veranlassen.
  • Offene Patientenkonten nach Anweisung nachverfolgen.
  • Patienten- und Verwaltungsunterlagen sorgfältig pflegen.
  • Fehlende Informationen und offene Aufgaben bis zum Abschluss nachverfolgen.
  • Die Praxis über ungelöste oder dringende Angelegenheiten informieren.
  • Zum Tagesende eine kurze Übergabe zu erledigten und offenen Aufgaben geben.
  • Vertraulichkeit wahren und die Datenschutz- und Sicherheitsverfahren der Praxis befolgen.
  • Aufgabenspezifische Unterstützung aus der Ferne leisten, um Effizienz, Service und Abläufe des Unternehmens zu verbessern.
  • An eine noch festzulegende Ansprechperson berichten.

Anforderungen

  • Erfahrung im direkten Patientenkontakt im Gesundheitswesen oder in medizinischen Dienstleistungen ist sehr erwünscht.
  • Erfahrung in der medizinischen Verwaltung, virtuellen Assistenz im Gesundheitswesen, in Kliniken, Gesundheitsberufen oder der Zahnmedizin ist erwünscht.
  • Erfahrung in der Zahnmedizin ist hilfreich, aber keine Voraussetzung.
  • Erfahrung im telefonischen Patientenservice ist sehr erwünscht.
  • Erfahrung in der Termin- und Kalenderverwaltung ist erforderlich.
  • Erfahrung im Umgang mit medizinischen Dokumenten oder Überweisungen ist erwünscht.
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich.
  • Sicherer Umgang mit vertraulichen Gesundheitsdaten ist erforderlich.
  • Freundliche, geduldige und sehr professionelle Kommunikation.
  • Sicheres Kommunizieren mit Patienten und Akteuren im Gesundheitswesen.
  • Ruhige und einfühlsame Art in sensiblen Situationen.
  • Ausgeprägtes Organisationstalent und Genauigkeit.
  • Gesprächsleitfäden befolgen und dabei natürlich kommunizieren können.
  • Zuverlässige Dokumentation und konsequentes Nachfassen.
  • Bereitschaft, sich in spezialisierte Abläufe im Gesundheitswesen einzuarbeiten.
  • Ausgeprägte Priorisierungs- und Zeitmanagementfähigkeiten.
  • Sicherer Umgang mit Halaxy, 3CX, E-Mail- und Kalenderplattformen, Microsoft Office, Google Workspace sowie Patienten- oder Praxisverwaltungssystemen.
  • Verfügbarkeit für 15–20 vertraglich vereinbarte Stunden pro Woche, Montag bis Donnerstag zwischen 10 und 16 Uhr Adelaide-Zeit.
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; ein Akzentniveau von A–B ist erwünscht.
  • Eine Zeitzone mit Bezug zum asiatisch-pazifischen Raum ist erwünscht.
  • Tätigkeit als selbstständige Auftragnehmerin oder selbstständiger Auftragnehmer auf Grundlage eines Master Services Agreement und eines Statement of Work.

Zusatzleistungen

  • Wettbewerbsfähige Vergütungssätze.
  • Wöchentliche Zahlungen.
  • Verschiedene offene Stellen verfügbar.
  • Kostenlose Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten.
  • Laufende Unterstützung und Beratung.
  • Eine lebendige, unterstützende Gemeinschaft.

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