20four7VA propose des services d’assistants virtuels à distance aux entreprises qui recherchent un soutien opérationnel flexible. Son équipe intervient dans les tâches administratives, les opérations commerciales, le marketing, la logistique et l’assistance technique, offrant aux clients des solutions de renfort personnalisables à mesure que leurs besoins évoluent. L’entreprise accompagne des organisations de différentes tailles et les aide à déléguer les tâches essentielles tout en restant concentrées sur leurs priorités générales.
Coordinateur des patients à distance et assistant administratif médical
Coordonnez à distance le suivi des patients et les tâches administratives d’un cabinet dentaire australien. Gérez les demandes, rendez-vous, orientations, dossiers et suivis pour les patients et leurs aidants.
Description
- Traitez les demandes des nouveaux patients par téléphone et par e-mail en suivant les scripts établis.
- Gérez les rendez-vous, confirmations, rappels, annulations, reports et listes d’attente dans Halaxy.
- Communiquez avec les patients, les aidants, les contacts autorisés, les intervenants de soutien et les organismes prescripteurs.
- Expliquez les informations courantes sur le cabinet et les rendez-vous.
- Orientez les questions cliniques ou complexes vers le membre approprié de l’équipe du cabinet.
- Consignez les orientations et assurez le suivi des antécédents médicaux, formulaires de consentement, lettres d’orientation et correspondances.
- Coordonnez les réservations d’interventions chirurgicales ambulatoires sous anesthésie générale.
- Suivez les travaux de laboratoire en attente et organisez les suivis nécessaires.
- Assurez le suivi des comptes patients en attente selon les instructions reçues.
- Veillez à l’exactitude des dossiers des patients et des documents administratifs.
- Suivez les informations manquantes et les tâches en suspens jusqu’à leur achèvement.
- Signalez au cabinet les situations non résolues ou urgentes.
- Faites un bref compte rendu en fin de journée des tâches terminées et en attente.
- Protégez la confidentialité et respectez les procédures de confidentialité et de sécurité du cabinet.
- Fournissez une assistance à distance pour des tâches précises afin d’améliorer l’efficacité de l’activité, la prestation de services et les opérations.
- Rendez compte à une personne de contact qui reste à désigner.
Exigences
- Une expérience auprès des patients dans le secteur de la santé ou des services médicaux est fortement souhaitée.
- Une expérience en administration médicale, assistance virtuelle dans le secteur de la santé, clinique, santé pluridisciplinaire ou dentisterie est souhaitée.
- Une expérience en dentisterie est utile, mais non obligatoire.
- Une expérience du service téléphonique aux patients est fortement souhaitée.
- Une expérience de la gestion des rendez-vous et des agendas est requise.
- Une expérience de la gestion de documents médicaux ou d’orientations est souhaitée.
- Un excellent niveau d’anglais parlé et écrit est requis.
- La capacité à traiter des informations de santé confidentielles est requise.
- Communication chaleureuse, patiente et très professionnelle.
- Aisance dans les échanges avec les patients et les professionnels de santé.
- Approche calme et empathique dans les situations sensibles.
- Excellent sens de l’organisation et souci du détail.
- Capacité à suivre des scripts tout en communiquant naturellement.
- Fiabilité dans la documentation et le suivi.
- Aisance à apprendre des procédures spécialisées dans le secteur de la santé.
- Excellentes capacités de priorisation et de gestion du temps.
- Maîtrise de Halaxy, 3CX, des plateformes de messagerie et d’agenda, de Microsoft Office, de Google Workspace et des systèmes de gestion de patients ou de cabinets.
- Disponibilité pour un contrat de 15 à 20 heures par semaine, du lundi au jeudi, entre 10 h et 16 h, heure d’Adélaïde.
- Excellent anglais écrit et parlé ; un niveau d’accent A–B est souhaité.
- Une compatibilité avec le fuseau horaire de l’Asie-Pacifique est souhaitée.
- Le poste doit être exercé en tant que prestataire indépendant, dans le cadre d’un accord-cadre de services et d’un cahier des prestations.
Avantages
- Rémunération compétitive.
- Paiements hebdomadaires.
- Plusieurs postes sont disponibles.
- Formation et perfectionnement gratuits.
- Accompagnement et conseils continus.
- Une communauté dynamique et solidaire.