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11 – 50 Mitarbeitende
BeratungGesundheitswesenMarketing
DeepLab entwickelt Lösungen für maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz für Organisationen, die datenintensive Produkte entwickeln. Die Arbeit umfasst skalierbare ML-Infrastrukturen, die Bereitstellung von Modellen, Leistungsüberwachung und algorithmische Systeme für Anwendungen wie Empfehlungen, Cybersicherheit und Betrugserkennung. Darüber hinaus unterstützt das Unternehmen die Einführung von KI durch technische Strategie und Integration und verbindet angewandte Ingenieursarbeit mit Forschung im Bereich des maschinellen Lernens und Deep Learnings in Branchen wie Gesundheitswesen, Beratung und Marketing.
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Stellen im Unternehmen

Operations- und HR-Administrator (Hybrid, Athen)

Verantwortung für den täglichen Betrieb, die HR-Administration, die Finanzunterstützung und die Koordination von EU-Projekten für DeepLabs KI-Forschungs- und Entwicklungsunternehmen mit Sitz in Athen. Die Position verbindet praktische Verwaltung mit Prozessverbesserungen in einem wachsenden Team.

GRGriechenlandHybridVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: GriechischErforderliche Sprache: EnglischPersonalwesen

Beschreibung

  • Koordinieren Sie den täglichen Betrieb, einschließlich Lieferanten, Verträgen, Büroressourcen, Ausrüstung, Softwarekonten, Abonnements sowie Reisen zu Konferenzen und Projekttreffen.
  • Überwachen Sie Fristen und Verpflichtungen des Unternehmens und verfolgen Sie diese bis zum Abschluss nach.
  • Führen Sie die Unternehmensunterlagen und Dokumentation systematisch und gut organisiert.
  • Verwalten Sie den gesamten HR-Administrationszyklus – vom Onboarding und Offboarding über Beschäftigungsunterlagen und Verträge bis hin zu ΕΡΓΑΝΗ-Meldungen und der Urlaubsverwaltung.
  • Unterstützen Sie die Personalbeschaffung durch die Veröffentlichung von Stellen, die Kommunikation mit Kandidatinnen und Kandidaten, die Planung von Vorstellungsgesprächen, die Pflege des Bewerbermanagementsystems und den datenschutzkonformen Umgang mit Bewerberdaten gemäß DSGVO.
  • Unterstützen Sie Onboarding-Aktivitäten, interne Veranstaltungen und Wissensaustausch-Sitzungen.
  • Bearbeiten Sie Rechnungen, Zahlungen, Ausgaben und die zugehörigen Belege.
  • Fungieren Sie als wichtigste Ansprechperson für externe Buchhaltungs- und Lohnabrechnungsdienstleister.
  • Halten Sie Finanzunterlagen korrekt und prüfungsbereit.
  • Unterstützen Sie die administrative und finanzielle Koordination von EU- und national geförderten Projekten, einschließlich Zeiterfassungen, Kostenüberwachung sowie regelmäßiger Berichte und Prüfungsunterlagen.
  • Bereiten und reichen Sie Antragsunterlagen über EU- und nationale Förderportale ein und koordinieren Sie Fristen und Dokumentation mit Ingenieurinnen, Ingenieuren und Forschenden.
  • Verwalten Sie die Kommunikation mit Partnern, Lieferanten, Behörden und Kandidatinnen und Kandidaten auf Griechisch und Englisch.
  • Arbeiten Sie mit der DeepLab-Leitung und externen Buchhaltern daran, effiziente und praxisnahe Betriebsprozesse aufzubauen.

Anforderungen

  • Sie verfügen über 3–5 Jahre einschlägige Erfahrung in Operations, Administration, HR oder Buchhaltungsunterstützung, idealerweise in einem kleinen Unternehmen, Startup, einer Forschungseinrichtung oder Beratung, in der Sie vielfältige Aufgaben übernommen und Prozesse ganzheitlich verbessert haben.
  • Sie haben einen Abschluss in Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Buchhaltung, HR oder einem verwandten Fachgebiet oder verfügen über gleichwertige praktische Erfahrung.
  • Sie kennen griechische Verwaltungs- und HR-Verfahren wie ΕΡΓΑΝΗ, myDATA und ΕΦΚΑ und haben Erfahrung in der Zusammenarbeit mit einem externen Buchhalter.
  • Sie denken selbstständig und kritisch: Sie erkennen den Zweck einer Aufgabe, identifizieren Lücken oder Unstimmigkeiten und schlagen gut begründete Lösungen vor.
  • Sie nutzen KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Copilot im Arbeitsalltag zum Erstellen von Entwürfen, Zusammenfassen, Organisieren von Informationen oder Automatisieren wiederkehrender Aufgaben und prüfen deren Ergebnisse sorgfältig. Eine technische Ausbildung ist nicht erforderlich, aber Neugier und kontinuierliche Lernbereitschaft sind wichtig.
  • Sie arbeiten sicher mit Excel oder Google Sheets und passen sich leicht an digitale Tools an.
  • Sie arbeiten mit hoher numerischer und administrativer Genauigkeit.
  • Sie kommunizieren fließend schriftlich und mündlich auf Griechisch und Englisch.
  • Sie behandeln vertrauliche Personal-, Finanz- und Partnerinformationen diskret.
  • Erfahrung mit der administrativen oder finanziellen Verwaltung von Horizon-Europe- oder ΕΣΠΑ-geförderten Projekten ist von großem Vorteil.
  • Erfahrung mit einem Bewerbermanagementsystem wie Workable oder anderer HR-Software ist von großem Vorteil.
  • Erfahrung in der Workflow-Automatisierung mit fortgeschrittenen Tabellenkalkulationen, Zapier, Make oder einfachen Skripten – oder ein echtes Interesse, diese Fähigkeiten zu entwickeln – ist von großem Vorteil.
  • Erfahrung in einem Forschungs-, Technologie- oder wissenschaftlichen Umfeld ist von großem Vorteil.

Zusatzleistungen

  • Zusätzliche private Krankenversicherung.
  • Flexible Arbeitszeiten mit Möglichkeiten zum Remote-Arbeiten.
  • Budget für Homeoffice-Ausstattung und Produktivitätstools.
  • Budget für persönliche Weiterentwicklung sowie Wissensaustausch-Sitzungen.
  • Eine neu gestaltete, inspirierende Büroumgebung.
  • Wettbewerbsfähige Vergütung, abhängig von Erfahrung und Qualifikationen.

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