DeepLab udvikler løsninger inden for maskinlæring og kunstig intelligens til organisationer, der bygger datadrevne produkter. Arbejdet omfatter skalerbar ML-infrastruktur, modelimplementering, overvågning af ydeevne og algoritmiske systemer til anvendelser som anbefalinger, cybersikkerhed og afsløring af svindel. Virksomheden understøtter også indførelsen af AI gennem teknisk strategi og integration og kombinerer anvendt ingeniørarbejde med forskning i maskinlæring og deep learning på tværs af sektorer som sundhedsvæsen, rådgivning og marketing.
Drifts- og HR-administrator (hybrid, Athen)
Du får ansvar for den daglige drift, HR-administration, økonomisk support og koordinering af EU-projekter for DeepLabs AI-forsknings- og udviklingsvirksomhed i Athen. Rollen kombinerer praktisk administration med procesforbedring i et team i vækst.
Beskrivelse
- Koordinere den daglige drift, herunder leverandører, kontrakter, kontorressourcer, udstyr, softwarekonti, abonnementer og rejser til konferencer og projektmøder.
- Overvåge virksomhedens deadlines og forpligtelser og følge op, indtil de er gennemført.
- Vedligeholde velorganiserede virksomhedsregistre og dokumentation.
- Håndtere hele HR-administrationscyklussen fra onboarding og offboarding til medarbejderregistre, kontrakter, ΕΡΓΑΝΗ-indberetninger og registrering af orlov.
- Understøtte rekrutteringen ved at slå stillinger op, kommunikere med kandidater, planlægge interviews, administrere ansøgerstyringssystemet og håndtere kandidatdata i overensstemmelse med GDPR.
- Hjælpe med onboardingaktiviteter, interne arrangementer og videndelingssessioner.
- Behandle fakturaer, betalinger, udgifter og tilhørende bilag.
- Være den primære kontaktperson for eksterne regnskabs- og lønleverandører.
- Sikre, at økonomiske registreringer er korrekte og klar til revision.
- Understøtte den administrative og økonomiske koordinering af EU- og nationalt finansierede projekter, herunder timesedler, omkostningsopfølgning og periodisk rapportering eller revisionsdokumentation.
- Udarbejde og indsende ansøgningsmateriale via EU- og nationale finansieringsportaler og koordinere deadlines og dokumentation med ingeniører og forskere.
- Håndtere kommunikationen med partnere, leverandører, offentlige myndigheder og kandidater på græsk og engelsk.
- Samarbejde med DeepLabs ledelse og eksterne revisorer om at opbygge effektive og praktiske driftsprocesser.
Krav
- Have 3–5 års relevant erfaring med drift, administration, HR eller regnskabsunderstøttelse, helst fra en mindre virksomhed, startup, forskningsorganisation eller konsulentvirksomhed, hvor du har håndteret varierede ansvarsområder og forbedret processer fra start til slut.
- Have en uddannelse inden for virksomhedsadministration, økonomi, regnskab, HR eller et beslægtet område eller tilsvarende praktisk erfaring.
- Forstå græske administrative procedurer og HR-procedurer som ΕΡΓΑΝΗ, myDATA og ΕΦΚΑ og have erfaring med at samarbejde med en ekstern revisor.
- Tænke selvstændigt og kritisk: identificere formålet med en opgave, opdage mangler eller uoverensstemmelser og foreslå velbegrundede løsninger.
- Bruge AI-værktøjer som ChatGPT, Claude eller Copilot i det daglige arbejde til at udarbejde tekster, opsummere, organisere information eller automatisere gentagne opgaver, samtidig med at du omhyggeligt gennemgår resultatet. Teknisk uddannelse er ikke nødvendig, men nysgerrighed og kontinuerlig læring er vigtigt.
- Arbejde sikkert med Excel eller Google Sheets og nemt tilpasse dig digitale værktøjer.
- Udvise høj numerisk og administrativ nøjagtighed.
- Kommunikere flydende på skrift og i tale på græsk og engelsk.
- Håndtere fortrolige oplysninger om personale, økonomi og partnere med diskretion.
- Erfaring med administrativ eller økonomisk styring af Horizon Europe- eller ΕΣΠΑ-finansierede projekter er en klar fordel.
- Erfaring med et ansøgerstyringssystem som Workable eller anden HR-software er en klar fordel.
- Erfaring med automatisering af arbejdsgange via avancerede regneark, Zapier, Make eller simple scripts – eller en reel interesse i at udvikle disse færdigheder – er en klar fordel.
- Erfaring fra et forsknings-, teknologi- eller videnskabeligt miljø er en klar fordel.
Fordele
- Supplerende privat sundhedsforsikring.
- Fleksible arbejdstider med mulighed for at arbejde hjemmefra.
- Budget til hjemmekontorudstyr og produktivitetsværktøjer.
- Støtte til personlig udvikling samt videndelingssessioner.
- Et nyindrettet og inspirerende kontormiljø.
- Konkurrencedygtig løn fastsat efter erfaring og kvalifikationer.