The Walt Disney Company ist ein global tätiges Unterhaltungsunternehmen, dessen Geschäft auf Geschichten, Figuren und Besuchererlebnissen aufbaut. Die Aktivitäten umfassen Themenparks und Resorts, Mediennetzwerke, Filmstudios und interaktive Medien. Die Produkte und Erlebnisse erreichen weltweit Menschen über verschiedene Plattformen und Geräte. Disney wurde 1923 gegründet und vereint eine große internationale Belegschaft aus den Bereichen Unterhaltung, Gastgewerbe, Reisen sowie Speisen und Getränke. Gleichzeitig legt das Unternehmen bei der Verarbeitung von Verbraucherdaten Wert auf Datenschutz, Transparenz und Compliance.
Executive Assistant, Produkt- und Technologiestrategie und -betrieb – Disney
Unterstützung der Führungskräfte von Disney Entertainment und ESPN Technology bei Terminplanung, Reisen, Projekten, Berichten und vertraulichen Verwaltungsaufgaben. Hybridstelle mit Sitz in Burbank, Kalifornien.
Beschreibung
- Routineaufgaben und komplexe administrative sowie organisatorische Tätigkeiten übernehmen
- Die tägliche Unterstützung der Führungskräfte von Disney Entertainment und ESPN Technology selbstständig koordinieren
- Kalender, Reisen, Kommunikation, Besprechungsunterlagen, Büromaterialien, Präsentationen und Berichte verwalten
- Betriebsstandards für das Executive-Assistant-Team von DE&ET erstellen und dokumentieren
- Höhere Führungskräfte unterstützen und die Vertretung anderer Executive Assistants übernehmen
- Termine, Besprechungen, Programme und Veranstaltungen organisieren
- Führungskalender, Registrierungen und Reisepläne koordinieren
- Komplexe Besprechungen und Veranstaltungen mit mehreren Beteiligten, internationalen Reisen, Technologie und Verpflegung organisieren
- Anfragen verwalten, beantworten oder weiterleiten sowie Büro Richtlinien und -verfahren erläutern
- Vertrauliche Informationen schützen und sensible Korrespondenz verfassen
- Für Visumanträge erforderliche Informationen sammeln und bearbeiten
- Büroausstattung verwalten und Inventaraufzeichnungen pflegen
- Programm- und Projektveranstaltungen koordinieren, einschließlich Registrierung, Referierenden, Logistik, Unterbringung, Catering und Besprechungsunterlagen
- Programme und Projekte durch die Vorbereitung von Unterlagen, die Nachverfolgung von Zeitplänen und Aufgaben sowie die Pflege von Projektkalendern unterstützen
- Projektzeitpläne und Aufgabenpläne entwickeln und kleinere Projekte verwalten
- Berichte, Vorschläge, Präsentationen und zugehörige Materialien erstellen und verteilen
- Tabellen, Datenbanken und Berichte pflegen sowie Trendanalysen durchführen
Anforderungen
- Mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Outlook, Word, PowerPoint und Excel
- Fundierte Kenntnisse administrativer Funktionen und Prozesse
- Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, auf verschiedenen Organisationsebenen effektiv zu arbeiten
- Nachweisliche Diskretion, Urteilsvermögen und Entscheidungsfähigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Fähigkeit, Arbeit zu priorisieren, Fristen einzuhalten, Entscheidungen zu treffen und Vorgaben schnell anzupassen
- Schulabschluss erforderlich
- Hochschulabschluss bevorzugt
- Kenntnisse der unternehmensweiten Prozesse, Organisationsstruktur und Arbeitsweisen von Disney
- Praktische Kenntnisse in SAP, COUPA, Airtable, Concur, Loop und KI-Plattformen
- Erfahrung in der administrativen Unternehmensunterstützung mit nachweislichen Erfolgen bei der Unterstützung und dem Aufbau von Netzwerken mit Führungskräften, einschließlich Directors und Vice Presidents, in einem schnelllebigen Umfeld
- Arbeit an vier Tagen pro Woche vor Ort erforderlich
Zusatzleistungen
- Medizinische, finanzielle und weitere Leistungen können verfügbar sein
- Das Vergütungspaket kann einen Bonus und/oder langfristige Incentive-Einheiten umfassen