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1 – 10 Mitarbeitende
BeratungLogistikMarketing
Hire Overseas ist eine 2023 gegründete Personalvermittlung, die Unternehmen dabei unterstützt, internationale Fachkräfte für Remote-Positionen in den Bereichen Technik, Design, Marketing, administrative Unterstützung und verwandten Funktionen zu finden. Das Unternehmen arbeitet mit Kunden unter anderem aus den Bereichen Beratung, Marketing und Logistik zusammen und konzentriert sich darauf, sie mit sorgfältig geprüften Kandidatinnen und Kandidaten zu verbinden, die den täglichen Betrieb und das Unternehmenswachstum unterstützen können. Hire Overseas gibt an, weniger als 1 % der Bewerberinnen und Bewerber weltweit in sein Talentnetzwerk aufzunehmen.
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Stellen im Unternehmen

Executive Assistant, persönliche und geschäftliche Abläufe (Remote in Mexiko)

Unterstützung der persönlichen, häuslichen und familiären Abläufe einer Gründerperson mit dokumentierten Systemen und KI-Tools. Schrittweise Erweiterung in den Bereich Geschäftsabläufe und Executive Support.

ARArgentinienCRCosta RicaMXMexikoPEPeruSVEl SalvadorRemoteVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischAssistenz der Geschäftsleitung

Beschreibung

  • Unterstützung der Gründerperson und ihrer Familie bei persönlicher Verwaltung, Terminplanung, Haushaltskoordination und Geschäftsabläufen
  • Ausgehende Anrufe zur Vereinbarung von Terminen für die Gründerperson, Familienmitglieder und Haushaltskontakte führen
  • Mehrere Kalender verwalten und sicherstellen, dass die Zeitpläne genau aufeinander abgestimmt sind
  • Medizinische, persönliche und berufliche Termine organisieren und alle logistischen Details überprüfen
  • Terminkonflikte vorhersehen und die damit verbundene Kommunikation proaktiv übernehmen
  • Haushaltspersonal koordinieren, einschließlich der Zeitpläne und Kommunikation der Kinderbetreuung
  • Essensbestellungen, Haushaltsbedarf, Dienstleister und wiederkehrende häusliche Abläufe überwachen
  • Bei der Organisation von Familienveranstaltungen, geselligen Abendessen, Gemeinschaftsaktivitäten und Zusammenkünften helfen
  • Administrative Aufgaben im Zusammenhang mit dem Baby und der Familie übernehmen
  • Etablierte Systeme, gemeinsame Dokumentation, Präferenzaufzeichnungen und Entscheidungsrahmen befolgen
  • Dokumentation aktualisieren und verbessern, wenn sich Präferenzen ändern
  • Claude Cowork und andere KI-Tools einsetzen, um administrative Arbeitsabläufe zu verbessern
  • Bei der Einführung und Weiterentwicklung von KI-Tools in persönlichen und geschäftlichen Abläufen helfen
  • Nach und nach Verantwortung für geschäftliche Terminplanung, Kommunikation, Projektkoordination und Executive Support übernehmen
  • Sich in Richtung einer Rolle als Geschäftspartner oder in die Nähe einer Chief-of-Staff-Funktion entwickeln

Anforderungen

  • Nachgewiesene Erfahrung als persönliche Assistenz, Executive Assistant für eine Familie, Haushaltsmanager oder in einer vergleichbaren vertrauensvollen Unterstützungsrolle
  • Proaktive Übernahme von Verantwortung und die Fähigkeit, ohne detaillierte Anweisungen zu handeln
  • Bereitschaft, während der US-Geschäftszeiten ausgehende Anrufe zu führen
  • Praktische Kenntnisse von Claude Cowork oder die Fähigkeit und Motivation, das Tool schnell zu erlernen
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch
  • Diskret, zuverlässig, außerordentlich organisiert und detailorientiert
  • Fähigkeit, innerhalb etablierter Systeme und dokumentierter Präferenzen zu arbeiten
  • Verfügbarkeit während der Geschäftszeiten der US-Pazifikzeitzone
  • Aktueller Lebenslauf
  • Ein 1- bis 2-minütiges Loom-Video, in dem du dich vorstellst, relevante Erfahrungen erläuterst und beschreibst, wie du KI-Tools einsetzt
  • Erfahrung in der Unterstützung einer Gründerperson oder Führungskraft sowohl bei persönlichen als auch bei geschäftlichen Abläufen ist von Vorteil
  • Erfahrung mit Claude Cowork oder vergleichbaren KI-Tools für Arbeitsabläufe ist von Vorteil
  • Erfahrung in der Koordination von Haushaltspersonal, Kinderbetreuungslogistik oder Familienplänen ist von Vorteil
  • Erfahrung in der Planung gesellschaftlicher Veranstaltungen oder der Ausrichtung von Gemeinschaftstreffen ist von Vorteil
  • Frühere Entwicklung von der persönlichen Executive-Assistant-Arbeit hin zu Geschäftsabläufen oder Chief-of-Staff-nahen Aufgaben ist von Vorteil

Zusatzleistungen

  • Bezahlter Urlaub gemäß Unternehmensrichtlinie
  • Vom Unternehmen festgelegte Feiertagsregelung
  • Vollständig remote ausgeübte Tätigkeit
  • Zahlungen in US-Dollar zweimal monatlich, am 15. und 30.
  • Strukturierte Möglichkeit zur Weiterentwicklung in der Unterstützung von Geschäftsabläufen
  • Vertrauensvolle Position mit hoher Eigenverantwortung, direktem Zugang zur Gründerperson und Raum zur Erweiterung des Aufgabenbereichs

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