Hire Overseas est une agence de recrutement fondée en 2023 qui aide les entreprises à trouver des talents internationaux pour des postes à distance dans les domaines technique, du design, du marketing, du soutien administratif et des fonctions connexes. L’entreprise travaille avec des clients notamment dans le conseil, le marketing et la logistique, en se concentrant sur la mise en relation avec des candidats soigneusement sélectionnés capables de soutenir les opérations quotidiennes et la croissance de leur activité. Hire Overseas indique qu’elle accepte moins de 1 % des candidats du monde entier dans son réseau de talents.
Assistant exécutif, opérations personnelles et professionnelles (télétravail depuis le Mexique)
Soutenir les opérations personnelles, domestiques et familiales d’un fondateur à l’aide de systèmes documentés et d’outils d’IA. Évoluer progressivement vers les opérations de l’entreprise et le soutien exécutif.
Description
- Soutenir le fondateur et sa famille dans l’administration personnelle, la gestion des agendas, la coordination du foyer et les opérations de l’entreprise
- Passer des appels sortants pour organiser les rendez-vous du fondateur, des membres de la famille et des contacts du foyer
- Gérer plusieurs calendriers et maintenir les agendas parfaitement coordonnés
- Organiser les rendez-vous médicaux, personnels et professionnels et vérifier toute la logistique
- Anticiper les conflits d’agenda et gérer proactivement les communications associées
- Coordonner le personnel de maison, notamment les horaires et les communications de la nounou
- Superviser les commandes de repas, les fournitures du foyer, les prestataires et la logistique domestique récurrente
- Aider à organiser les événements familiaux, dîners sociaux, activités communautaires et réunions
- Prendre en charge les tâches administratives liées au bébé et à la famille
- Suivre les systèmes établis, la documentation partagée, les registres de préférences et les cadres décisionnels
- Mettre à jour et améliorer la documentation lorsque les préférences évoluent
- Utiliser Claude Cowork et d’autres outils d’IA pour améliorer les flux de travail administratifs
- Aider à mettre en œuvre et à perfectionner les outils d’IA dans les opérations personnelles et professionnelles
- Assumer progressivement la responsabilité de la planification des activités, des communications, de la coordination de projets et du soutien exécutif
- Évoluer vers un rôle de partenaire d’entreprise ou proche de celui de chef de cabinet
Exigences
- Expérience avérée comme assistant personnel, assistant exécutif familial, responsable de maison ou professionnel comparable dans un rôle de soutien reposant sur une grande confiance
- Sens aigu des responsabilités et capacité à agir sans instructions détaillées
- Volonté de passer des appels sortants pendant les heures de bureau aux États-Unis
- Connaissance pratique de Claude Cowork ou capacité et motivation à l’apprendre rapidement
- Excellentes compétences de communication écrite et orale en anglais
- Discrétion, fiabilité, organisation exceptionnelle et grand souci du détail
- Capacité à travailler avec des systèmes établis et des préférences documentées
- Disponibilité pendant les heures de bureau du fuseau horaire du Pacifique des États-Unis
- CV à jour
- Une vidéo Loom d’une à deux minutes pour vous présenter, exposer votre expérience pertinente et décrire votre utilisation des outils d’IA
- Une expérience auprès d’un fondateur ou d’un dirigeant dans des opérations personnelles et professionnelles est souhaitée
- Une expérience de Claude Cowork ou d’outils comparables de flux de travail basés sur l’IA est souhaitée
- Une expérience de coordination du personnel de maison, de la logistique liée à la garde d’enfants ou des emplois du temps familiaux est souhaitée
- Une expérience de planification d’événements sociaux ou d’organisation de réunions communautaires est souhaitée
- Une évolution antérieure d’un poste d’assistant exécutif personnel vers des responsabilités liées aux opérations de l’entreprise ou proches de celles d’un chef de cabinet est souhaitée
Avantages
- Congés payés conformément à la politique de l’entreprise
- Jours fériés observés selon les directives de l’entreprise
- Poste entièrement en télétravail
- Paiements en USD deux fois par mois, les 15 et 30
- Possibilité structurée d’évoluer vers le soutien aux opérations de l’entreprise
- Poste fondé sur une grande confiance et une forte autonomie, avec un accès direct au fondateur et la possibilité d’élargir le périmètre