Hire Overseas är en rekryteringsbyrå som grundades 2023 och hjälper företag att hitta internationella talanger för distansroller inom teknik, design, marknadsföring, administrativ support och närliggande funktioner. Företaget samarbetar med kunder inom bland annat konsultverksamhet, marknadsföring och logistik, med fokus på att matcha dem med noggrant granskade kandidater som kan stödja den dagliga verksamheten och företagets tillväxt. Hire Overseas uppger att färre än 1 % av alla sökande globalt antas till deras talangnätverk.
Executiveassistent för personlig och affärsrelaterad verksamhet (distansarbete från Mexiko)
Stöd en grundares personliga, hushålls- och familjerelaterade verksamhet med hjälp av dokumenterade system och AI-verktyg. Utöka successivt rollen till affärsverksamhet och stöd till ledningen.
Beskrivning
- Stöd grundaren och familjen med personlig administration, schemaläggning, samordning av hushållet och affärsverksamhet
- Ringa utgående samtal för att boka tider åt grundaren, familjemedlemmar och hushållskontakter
- Hantera flera kalendrar och se till att scheman är korrekt samordnade
- Boka medicinska, personliga och yrkesrelaterade tider samt verifiera all logistik
- Förutse schemakonflikter och hantera relaterad kommunikation proaktivt
- Samordna hushållspersonal, inklusive barnvaktsscheman och kommunikation
- Överse matbeställningar, hushållsartiklar, leverantörer och återkommande hushållslogistik
- Hjälpa till att organisera familjeevenemang, sociala middagar, aktiviteter i närområdet och sammankomster
- Hantera administrativa uppgifter som rör barnet och familjen
- Följa etablerade system, gemensam dokumentation, preferensregister och beslutsramverk
- Uppdatera och förbättra dokumentationen när preferenser förändras
- Använda Claude Cowork och andra AI-verktyg för att förbättra administrativa arbetsflöden
- Hjälpa till att införa och vidareutveckla AI-verktyg inom personlig och affärsrelaterad verksamhet
- Successivt ta ansvar för affärsrelaterad schemaläggning, kommunikation, projektkoordinering och stöd till ledningen
- Utvecklas mot en roll som affärspartner eller i riktning mot chief of staff
Krav
- Dokumenterad erfarenhet som personlig assistent, executive assistant för familj, hushållsansvarig eller i en jämförbar förtroendebaserad stödfunktion
- Proaktivt ansvarstagande och förmåga att agera utan detaljerade instruktioner
- Vilja att ringa utgående samtal under amerikanska kontorstider
- Praktiska kunskaper i Claude Cowork eller förmåga och motivation att snabbt lära sig verktyget
- Goda skriftliga och muntliga kunskaper i engelska
- Diskret, pålitlig, mycket välorganiserad och noggrann
- Förmåga att arbeta enligt etablerade system och dokumenterade preferenser
- Möjlighet att arbeta under kontorstid i amerikansk Pacific Time
- Aktuellt CV
- En Loom-video på 1–2 minuter där du presenterar dig, beskriver relevant erfarenhet och berättar hur du använder AI-verktyg
- Erfarenhet av att stödja en grundare eller chef inom både personlig och affärsrelaterad verksamhet är meriterande
- Erfarenhet av Claude Cowork eller jämförbara AI-verktyg för arbetsflöden är meriterande
- Erfarenhet av att samordna hushållspersonal, barnomsorgslogistik eller familjescheman är meriterande
- Erfarenhet av att planera sociala evenemang eller vara värd för sammankomster i närområdet är meriterande
- Tidigare utveckling från arbete som personlig executive assistant till affärsverksamhet eller uppgifter i riktning mot chief of staff är meriterande
Förmåner
- Betald ledighet enligt företagets policy
- Företagsstyrda helgdagar
- Helt på distans
- Utbetalningar i USD två gånger i månaden, den 15:e och 30:e
- Strukturerad möjlighet att utvecklas inom stöd till affärsverksamheten
- Förtroendebaserad roll med stort eget ansvar, direkt tillgång till grundaren och möjlighet att utöka ansvarsområdet