Hire Overseas is een wervingsbureau dat in 2023 is opgericht en bedrijven helpt internationaal talent te vinden voor functies op afstand in techniek, design, marketing, administratieve ondersteuning en aanverwante vakgebieden. Het bedrijf werkt met klanten in onder meer consultancy, marketing en logistiek en richt zich op het verbinden van deze klanten met zorgvuldig gescreende kandidaten die de dagelijkse bedrijfsvoering en groei kunnen ondersteunen. Hire Overseas geeft aan minder dan 1% van de sollicitanten wereldwijd toe te laten tot zijn talentnetwerk.
Executive Assistant, persoonlijke en zakelijke activiteiten (Op afstand vanuit Mexico)
Ondersteun de persoonlijke, huishoudelijke en gezinsactiviteiten van een oprichter met gedocumenteerde systemen en AI-tools. Breid je taken geleidelijk uit naar zakelijke activiteiten en executive support.
Beschrijving
- De oprichter en het gezin ondersteunen bij persoonlijke administratie, agendabeheer, huishoudelijke coördinatie en zakelijke activiteiten
- Uitgaande telefoongesprekken voeren om afspraken te maken voor de oprichter, gezinsleden en contacten rondom het huishouden
- Meerdere agenda's beheren en ervoor zorgen dat planningen nauwkeurig op elkaar aansluiten
- Medische, persoonlijke en professionele afspraken regelen en alle logistieke details controleren
- Planningsconflicten voorzien en de bijbehorende communicatie proactief afhandelen
- Huishoudelijk personeel coördineren, waaronder planningen en communicatie met de oppas
- Maaltijdbestellingen, huishoudelijke benodigdheden, leveranciers en terugkerende huishoudelijke zaken beheren
- Helpen bij het organiseren van familie-evenementen, etentjes, gemeenschapsactiviteiten en bijeenkomsten
- Administratieve taken rondom de baby en het gezin uitvoeren
- Vastgestelde systemen, gedeelde documentatie, voorkeurenregistraties en besliskaders volgen
- Documentatie bijwerken en verbeteren wanneer voorkeuren veranderen
- Claude Cowork en andere AI-tools gebruiken om administratieve werkprocessen te verbeteren
- Helpen bij het implementeren en verfijnen van AI-tools voor persoonlijke en zakelijke activiteiten
- Geleidelijk verantwoordelijkheid nemen voor zakelijke planning, communicatie, projectcoördinatie en executive support
- Je ontwikkelen richting een rol als businesspartner of een functie die aansluit bij chief of staff
Vereisten
- Aantoonbare ervaring als personal assistant, executive assistant voor een gezin, huishoudmanager of vergelijkbare professional in een vertrouwensrol
- Proactief verantwoordelijkheid nemen en zelfstandig kunnen handelen zonder gedetailleerde instructies
- Bereidheid om tijdens Amerikaanse kantooruren uitgaande telefoongesprekken te voeren
- Werkkennis van Claude Cowork of het vermogen en de motivatie om dit snel te leren
- Sterke schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden in het Engels
- Discreet, betrouwbaar, uitzonderlijk georganiseerd en nauwkeurig
- Kunnen werken binnen vastgestelde systemen en gedocumenteerde voorkeuren
- Beschikbaarheid tijdens kantooruren in de Amerikaanse Pacific-tijdzone
- Actueel cv
- Een Loom-video van 1 tot 2 minuten waarin je jezelf voorstelt, relevante ervaring toelicht en beschrijft hoe je AI-tools gebruikt
- Ervaring met ondersteuning van een oprichter of leidinggevende bij zowel persoonlijke als zakelijke activiteiten strekt tot aanbeveling
- Ervaring met Claude Cowork of vergelijkbare AI-tools voor werkprocessen strekt tot aanbeveling
- Ervaring met het coördineren van huishoudelijk personeel, kinderopvanglogistiek of gezinsplanningen strekt tot aanbeveling
- Ervaring met het plannen van sociale evenementen of het organiseren van bijeenkomsten binnen de gemeenschap strekt tot aanbeveling
- Eerdere doorgroei van persoonlijk executive-assistentwerk naar zakelijke activiteiten of chief-of-staff-achtige verantwoordelijkheden strekt tot aanbeveling
Voordelen
- Betaald verlof volgens het bedrijfsbeleid
- Door het bedrijf bepaalde feestdagenregeling
- Volledig op afstand werken
- Betalingen in Amerikaanse dollars tweemaal per maand, op de 15e en 30e
- Gestructureerde mogelijkheid om door te groeien naar ondersteuning van zakelijke activiteiten
- Vertrouwensvolle functie met veel verantwoordelijkheid, direct contact met de oprichter en ruimte om het takenpakket uit te breiden