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Bristol Myers Squibb
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Sponsor für H1B-VisumBeratungGesundheitswesenLogistik
Bristol Myers Squibb ist ein global tätiges biopharmazeutisches Unternehmen, das Arzneimittel für schwere Erkrankungen erforscht, entwickelt und bereitstellt. Die Arbeit des Unternehmens umfasst Herz-Kreislauf-Gesundheit, Zelltherapie, Immunologie und Onkologie und bringt große internationale Teams mit Forschenden, Gesundheitsdienstleistern und anderen Partnern zusammen. Im Mittelpunkt stehen die Weiterentwicklung der medizinischen Wissenschaft und die Verbesserung der Behandlungsergebnisse für Patientinnen und Patienten durch innovative Therapien.
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Executive Assistant, Patientensicherheit (Vor Ort)

Unterstützen Sie die Führungskräfte der Patientensicherheit bei Bristol Myers Squibb durch Kalender- und Prioritätenmanagement, die Koordination von Meetings, Reiseplanung und Standortadministration. Diese Vollzeitstelle vor Ort befindet sich in Princeton, New Jersey.

USVereinigte StaatenNJNew Jersey
74.630 $ – 90.434 $ / Jahr
Vor OrtVollzeitJuniorMittlere StufeKein Abschluss erforderlichErforderliche Sprache: EnglischFührungskraft

Beschreibung

  • Kalender und Prioritäten der zugewiesenen Führungskräfte proaktiv verwalten
  • Aufkommende Themen erkennen, Terminkonflikte lösen und Aktionspläne umsetzen, wenn sich Prioritäten und Verpflichtungen ändern
  • Führungskräfte-Meetings, Teamsitzungen, Meetings mit großen Gruppen und Standortaktivitäten koordinieren
  • Die organisatorische Durchführung von Meetings einschließlich Terminplanung, Räumen, Materialien, Technik, Catering und Inhalten überwachen
  • Komplexe Inlands- und Auslandsreisen organisieren und bei Bedarf Änderungen der Reiseplanung verwalten
  • Besucher, Zugang für Gäste, Materialien, Anforderungen an Arbeitsplätze, lokales Onboarding und Offboarding sowie weitere Aufgaben der Standortadministration koordinieren
  • Workday-Anforderungen und andere administrative Transaktionen bearbeiten
  • Abteilungsunterlagen und Dateien korrekt und aktuell halten
  • Mit Führungskräften und unterschiedlichen Stakeholdern zusammenarbeiten und dabei vertrauliche Informationen schützen
  • Tägliche Aktivitäten an den Zielen der Abteilung und den geschäftlichen Anforderungen ausrichten
  • Terminplanungs- und Logistikprobleme mit begrenzter Aufsicht selbstständig lösen
  • Mit dem administrativen Supportteam zusammenarbeiten und Vertretungsaufgaben übernehmen
  • Den zugewiesenen Führungskräften der Patientensicherheit in Zusammenarbeit mit administrativen Kolleginnen und Kollegen sowie Geschäftspartnern gezielte administrative Unterstützung leisten

Anforderungen

  • Ein Highschool-Abschluss ist erforderlich; Hochschulkurse oder eine weiterführende technische Ausbildung sind von Vorteil
  • Fünf bis sieben Jahre zunehmend verantwortungsvolle Erfahrung in der Administration
  • Umfangreiche Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und in der Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern
  • Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie sorgfältige Aufmerksamkeit für Details und zuverlässige Nachverfolgung
  • Fähigkeit, in einer schnelllebigen, matrixorganisierten Umgebung wirksam auf geschäftliche Anforderungen zu reagieren
  • Ausgeprägte Fähigkeiten zum Aufbau von Beziehungen und eine serviceorientierte Arbeitsweise
  • Sicheres und professionelles Auftreten im Umgang mit Führungskräften und unterschiedlichen Stakeholdern
  • Urteilsvermögen, Diskretion und Professionalität beim Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Angelegenheiten
  • Nachgewiesene Problemlösungskompetenz und zuverlässige Umsetzung
  • Technisches Verständnis sowie Bereitschaft, Tools für Geschäftsabläufe, Datenmanagement, Berichtsprozesse und standardisierte Workflows zu erlernen
  • Gute praktische Kenntnisse in Microsoft 365, virtuellen Meeting-Plattformen, Dokumentenablagen und relevanten Unternehmenssystemen

Zusatzleistungen

  • Ressourcen und Unterstützung für das Wohlbefinden
  • Programme zur Unterstützung der Altersvorsorgeplanung und des finanziellen Schutzes
  • Optionen für Kranken-, Zahn-, Augen-, Lebens- und Invaliditätsversicherungen
  • Flexible freie Zeit für berechtigte, in den USA ansässige Angestellte
  • Elf bezahlte Unternehmensfeiertage pro Jahr
  • 160 Stunden bezahlter Jahresurlaub für berechtigte neue Mitarbeitende
  • Drei optionale Feiertage für berechtigte Mitarbeitende
  • Bezahlter Krankheitsurlaub vorbehaltlich der Anspruchsberechtigung
  • Bis zu zwei bezahlte Freistellungstage für ehrenamtliches Engagement pro Jahr
  • Flexible Arbeitszeiten im Sommer
  • Freistellungsoptionen für medizinische, persönliche, elterliche, pflegende, trauerbezogene und militärische Bedürfnisse
  • Jährliche globale Betriebsschließung vom ersten Weihnachtstag bis Neujahr für berechtigte Mitarbeitende
  • Zusätzliche Ermessensmöglichkeiten für Bar- und Aktienanreize
  • Arbeitsplatzanpassungen oder Vorkehrungen sowie fortlaufende Unterstützung für Mitarbeitende mit Behinderungen

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