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All Native Group, The Federal Services Division of Ho-Chunk Inc.
All Native Group, The Federal Services Division of Ho-Chunk Inc.
501 – 1.000 Mitarbeitende
GesundheitswesenLogistikVerteidigung
All Native Group ist die Sparte für Bundesdienstleistungen von Ho-Chunk Inc., einem Unternehmen im Besitz des Winnebago-Stammes von Nebraska. Das 1999 gegründete Unternehmen erbringt Leistungen in den Bereichen Verteidigung, Gesundheitswesen und Logistik und unterstützt zugleich die übergeordnete Mission von Ho-Chunk Inc., die eigene Gemeinschaft zu stärken. Die Organisation legt Wert auf Zusammenarbeit und gemeinsamen Erfolg und ist daher für Fachkräfte interessant, die berufliche Möglichkeiten bei einem tribaleigenen Unternehmen für Bundesdienstleistungen erkunden möchten.
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Business-Operations-Analyst vor Ort – Fairview Heights

Unterstützen Sie die Ermittlungsbüros der DCSA in Fairview Heights durch administrative, operative, dokumentarische, reisebezogene, personalbezogene und missionsunterstützende Tätigkeiten für All Native Group. Verwalten Sie Aufgabenverfolgung, sensible Informationen, Büroprozesse und Außeneinsätze in einer Position vor Ort.

USVereinigte StaatenILIllinois
41.800 $ – 52.000 $ / Jahr
Vor OrtVollzeitJuniorMittlere StufeErforderliche Sprache: EnglischGeschäftsbetrieb

Beschreibung

  • Tägliche administrative, operative und missionsunterstützende Tätigkeiten für regionale Führungskräfte, Außendienstleiter, Manager und Mitarbeitende der DCSA leisten.
  • Telefone und Arbeitsplätze betreuen und dabei Programme zu Reisekarten, Zugangslisten, Ausweisen, Personalaufstellungen, Ausrüstung, Fahrzeugen und Schulungen unterstützen.
  • Kalender, Zeitpläne, Konferenzräume, Reservierungen und die Logistik von Besprechungen koordinieren.
  • Richtlinien und Verfahren des US-Verteidigungsministeriums und der DCSA anwenden und erläutern.
  • Postfächer überwachen, Maßnahmen zuweisen, Aufgaben in Behördensysteme eingeben und Antworten nachverfolgen.
  • Aufzeichnungen zu Büromaterial, Inventar, Rechnungen, Ausrüstung, Eigentum und Fahrzeugen führen.
  • Elektronische und papierbasierte Aufzeichnungen gemäß den DCSA-Richtlinien erstellen, pflegen, übertragen und vernichten.
  • Dokumente und Dateien mit Verschlusssachen und kontrollierten nicht klassifizierten Informationen schützen, kennzeichnen, erfassen und vernichten.
  • Offizielle Korrespondenz, Berichte, Präsentationen und zugehörige Dokumente entwerfen, formatieren, Korrektur lesen und finalisieren.
  • Eingehende und ausgehende Materialien auf Fristen, Grammatik, Formatierung und Richtlinienkonformität prüfen.
  • Verschlüsselte und nicht klassifizierte Post und Sendungen vorbereiten, verpacken, versenden, empfangen und nachverfolgen.
  • Maßnahmen in Aufgabensystemen und Tabellen erfassen und überwachen und dabei laufende, bevorstehende und verpasste Fristen identifizieren.
  • Datenbanken und Tabellen zu Fristen, Standortzuweisungen, Kundenanfragen, Schulungen und operativen Daten pflegen.
  • Kennzahlen zu Schulungen, Quartalen und Außendienstmaßnahmen zusammenstellen und berichten.
  • Das Onboarding und Offboarding ziviler Mitarbeitender, Zeiterfassung, Recruiting-Veranstaltungen, die Nachverfolgung von Lebensläufen, die Kommunikation mit Bewerbenden, Drogentests, Sicherheitsüberprüfungen sowie die DEERS-/CAC-Bearbeitung unterstützen.
  • Orientierungen, Auswahlgremien, Workshops, Briefings, Schulungen und Recruiting-Veranstaltungen planen.
  • Bei HCMO-Scorecards, Newslettern, Auszeichnungsprogrammen, Zeremonien, Stellenklassifizierung und Arbeitsplatzprüfungen unterstützen.
  • Unterstützung für Ermittlungsmanagement und Programme vom Beginn bis zum Abschluss der Arbeit leisten.
  • Organigramme, Outlook-Verteilerlisten und SharePoint-Inhalte pflegen.
  • Einreichungen im Defense Travel System prüfen und bei Genehmigungen, Reservierungen, Freigaben, Abrechnungen und Reiseanfragen unterstützen.
  • Budgetprognosen für Reisen, Porto, Verbrauchsmaterial, Schulungen und Ausrüstung erstellen.
  • Aktivitäten zu staatseigenen Fahrzeugen koordinieren, einschließlich Fahrtenbüchern, Disposition, Kilometerständen, DPAS-Daten, Unfällen und Kontrollfahrten.
  • Während der Dienstzeiten Regierungs- oder Mietfahrzeuge für Bürobetrieb, Lieferungen, Transporte und die Entsorgung von Eigentum fahren.
  • Reparaturen an Ausrüstung, technischen Support, Reinigungsdienste, Sicherheitsinspektionen und interne Anlageninspektionen koordinieren.
  • Gebäudeausweise, Identifikationsausweise und Schlüssel ausgeben und verwalten.
  • An Besprechungen teilnehmen, Protokolle aufzeichnen und transkribieren, Unterlagen zur Vorbereitung bereitstellen und logistische Unterstützung leisten.

Anforderungen

  • Mindestens zwei Jahre einschlägige Erfahrung in Verwaltung, Programmmanagement oder Büroorganisation.
  • Sechs Jahre einschlägige Erfahrung in Verwaltung, Programmmanagement oder Büroorganisation können einen Bachelorabschluss ersetzen.
  • Bachelorabschluss oder gleichwertige Qualifikation.
  • Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
  • Sehr gute Englischkenntnisse und sicherer Umgang mit der Microsoft Office Suite.
  • Fähigkeit, kontrollierte nicht klassifizierte Informationen und Verschlusssachen gemäß den DCSA-Richtlinien zu bearbeiten.
  • Ausgeprägte Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten.
  • Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder Behörden.
  • Kenntnisse der DCSA-Richtlinien, der Unterstützung von Ermittlungen und automatisierter Aufgabenverwaltungssysteme.
  • Fähigkeit, mit mehreren Beteiligten zu koordinieren und gleichzeitig sensible Informationen zu verwalten.
  • Gültiger Führerschein und Fähigkeit, bei Bedarf staatseigene, von der GSA geleaste oder kurzfristig gemietete Fahrzeuge zu führen.
  • Für Fahrzeugführende sind ein Nachweis über eine Kfz-Haftpflichtversicherung und der Abschluss der GSA-Schulung zum defensiven Fahren erforderlich.
  • Sicherheitsfreigabe der Stufe Secret.
  • Fähigkeit, 75 % des Arbeitstages im Sitzen oder an einem festen Arbeitsplatz zu verbringen.
  • Fähigkeit, übliche Büroausrüstung mit einem Gewicht von bis zu 25 Pfund zu bewegen.
  • Fähigkeit, 90 % des Arbeitstages in Innenräumen zu arbeiten.
  • Verfügbarkeit Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr sowie bei betrieblichem Bedarf abends und am Wochenende.
  • Bereitschaft zu bis zu 10 % lokalen Dienstreisen.

Zusatzleistungen

  • Umfassende Leistungen zur Unterstützung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
  • Drogentests vor der Einstellung und stichprobenartige Drogentests.
  • Arbeitgeber mit Chancengleichheit.
  • Bewerbende indischer Abstammung können im gesetzlich zulässigen Umfang bevorzugt berücksichtigt werden.
  • Veteranen werden ausdrücklich zur Bewerbung ermutigt.

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