All Native Group è la divisione dei servizi federali di Ho-Chunk Inc., un’azienda di proprietà della tribù Winnebago del Nebraska. Fondata nel 1999, offre servizi nei settori della difesa, della sanità e della logistica, sostenendo al contempo la missione più ampia di Ho-Chunk Inc. di rafforzare la propria comunità. L’organizzazione pone l’accento sulla collaborazione e sul successo condiviso, rendendo il suo profilo rilevante per i professionisti interessati a opportunità presso un’azienda di servizi federali di proprietà tribale.
Analista delle operazioni aziendali in sede - Fairview Heights
Supporta gli uffici investigativi della DCSA a Fairview Heights attraverso attività amministrative, operative, di gestione dei registri, di viaggio, del personale e di supporto alla missione per All Native Group. Gestisce il monitoraggio delle attività, le informazioni sensibili, i processi d’ufficio e le operazioni sul campo in un ruolo in sede.
Stati Uniti
Illinois41.800 $ – 52.000 $ / anno
In sedeTempo pienoJuniorIntermedioLingua Richiesta: ingleseOperazioni aziendaliDescrizione
- Fornisce quotidianamente supporto amministrativo, operativo e alla missione ai responsabili regionali, ai supervisori sul campo, ai dirigenti e al personale della DCSA.
- Gestisce telefoni e postazioni mentre supporta programmi relativi a carte di viaggio, elenchi di accesso, badge, elenchi del personale, attrezzature, veicoli e formazione.
- Coordina calendari, orari, sale conferenze, prenotazioni e logistica delle riunioni.
- Applica e spiega le politiche e le procedure del Dipartimento della Difesa e della DCSA.
- Monitora le caselle di posta, assegna le attività, inserisce i compiti nei sistemi dell’agenzia e tiene traccia delle risposte.
- Mantiene i registri di forniture d’ufficio, inventari, fatture, attrezzature, proprietà e veicoli.
- Crea, mantiene, trasferisce e smaltisce i registri elettronici e cartacei in conformità con la politica della DCSA.
- Protegge, contrassegna, contabilizza e distrugge documenti e file classificati e contenenti Informazioni Controllate Non Classificate.
- Redige, formatta, corregge e finalizza corrispondenza ufficiale, relazioni, presentazioni e documenti correlati.
- Esamina i materiali in entrata e in uscita verificando scadenze, grammatica, formattazione e conformità alle politiche.
- Prepara, imballa, invia, riceve e monitora posta e spedizioni classificate e non classificate.
- Registra e monitora le attività nei sistemi di gestione dei compiti e nei fogli di calcolo, identificando scadenze attive, imminenti e mancate.
- Mantiene database e fogli di calcolo relativi a date di scadenza, assegnazioni delle strutture, richieste dei clienti, formazione e dati operativi.
- Compila e comunica metriche sulla formazione, trimestrali e sulle attività sul campo.
- Supporta l’inserimento e l’uscita dei dipendenti civili, la rilevazione delle ore, gli eventi di reclutamento, il monitoraggio dei curriculum, le comunicazioni con i candidati, i test antidroga, le autorizzazioni e l’elaborazione DEERS/CAC.
- Programma orientamenti, panel, workshop, briefing, sessioni di formazione ed eventi di reclutamento.
- Collabora alla gestione delle scorecard HCMO, delle newsletter, dei programmi di premi, delle cerimonie, della classificazione delle posizioni e degli audit delle mansioni.
- Fornisce supporto alla gestione delle indagini e dei programmi dall’avvio al completamento del lavoro.
- Mantiene organigrammi, liste di distribuzione di Outlook e contenuti di SharePoint.
- Esamina le richieste del Defense Travel System e supporta autorizzazioni, prenotazioni, approvazioni, note spese e richieste di informazioni sui viaggi.
- Sviluppa proiezioni di bilancio per viaggi, spese postali, forniture, formazione e attrezzature.
- Coordina le attività relative ai veicoli di proprietà del Governo, inclusi registri, assegnazioni, chilometraggio, dati DPAS, incidenti e controlli di guida.
- Guida veicoli governativi o a noleggio durante l’orario di lavoro per operazioni d’ufficio, consegne, trasporto e smaltimento di proprietà.
- Coordina riparazioni delle attrezzature, supporto tecnico, servizi di pulizia, ispezioni di sicurezza e autoispezioni delle strutture.
- Rilascia e gestisce badge dell’edificio, badge identificativi e chiavi.
- Partecipa alle riunioni, registra e trascrive i verbali, prepara materiali di lettura anticipata e fornisce supporto logistico.
Requisiti
- Almeno due anni di esperienza rilevante in amministrazione, gestione di programmi o supporto d’ufficio.
- Sei anni di esperienza rilevante in amministrazione, gestione di programmi o supporto d’ufficio possono sostituire una laurea.
- Laurea o qualifica equivalente.
- Spiccate capacità di comunicazione scritta e orale.
- Conoscenza dell’inglese e della suite Microsoft Office.
- Capacità di gestire Informazioni Controllate Non Classificate e materiale classificato secondo le politiche della DCSA.
- Ottime capacità organizzative e di gestione di più attività.
- Esperienza nel supporto a dirigenti senior o agenzie governative.
- Familiarità con le politiche della DCSA, le attività di supporto alle indagini e i sistemi automatizzati di gestione delle attività.
- Capacità di coordinarsi con più interlocutori gestendo al contempo informazioni sensibili.
- Patente di guida valida e capacità di guidare veicoli di proprietà del Governo, noleggiati dalla GSA o a noleggio a breve termine quando richiesto.
- Per gli operatori dei veicoli sono richiesti la prova di un’assicurazione di responsabilità civile automobilistica e il completamento della formazione GSA sulla guida difensiva.
- Nulla osta di sicurezza Secret.
- Capacità di rimanere fermi per il 75% della giornata lavorativa.
- Capacità di spostare attrezzature d’ufficio standard fino a 25 libbre.
- Capacità di lavorare al chiuso per il 90% della giornata lavorativa.
- Disponibilità dal lunedì al venerdì dalle 8:00 alle 17:00, con lavoro serale e nel fine settimana secondo le esigenze aziendali.
- Capacità di effettuare fino al 10% di viaggi locali.
Benefit
- Pacchetto di benefit completo pensato per sostenere l’equilibrio tra vita professionale e privata.
- Screening antidroga pre-assunzione e casuale.
- Datore di lavoro per le pari opportunità.
- La preferenza può essere accordata ai candidati di ascendenza nativa americana ove consentito dalla legge.
- I veterani sono fortemente incoraggiati a candidarsi.