All Native Group is de divisie voor federale dienstverlening van Ho-Chunk Inc., een bedrijf dat eigendom is van de Winnebago-stam van Nebraska. Het bedrijf werd opgericht in 1999 en levert diensten op het gebied van defensie, gezondheidszorg en logistiek, en ondersteunt daarnaast de bredere missie van Ho-Chunk Inc. om de eigen gemeenschap te versterken. De organisatie hecht waarde aan samenwerking en gezamenlijk succes en is daarmee relevant voor professionals die mogelijkheden verkennen bij een tribaal eigendom bedrijf voor federale dienstverlening.
Business Operations Analyst op locatie – Fairview Heights
Ondersteun de onderzoeksbureaus van DCSA in Fairview Heights met administratieve, operationele, dossier-, reis-, personeels- en missieondersteunende werkzaamheden voor All Native Group. Beheer taakopvolging, gevoelige informatie, kantoorprocessen en veldoperaties in een functie op locatie.
Verenigde Staten
Illinois$ 41.800 – $ 52.000 / jaar
Op locatieVoltijdJuniorMediorVereiste Taal: EngelsBedrijfsvoeringBeschrijving
- Dagelijkse administratieve, operationele en missieondersteunende werkzaamheden uitvoeren voor regionale leiders, veldsupervisors, managers en medewerkers van DCSA.
- Telefoons en balies bemannen en programma's ondersteunen rond reiskaarten, toegangsregisters, badges, personeelslijsten, apparatuur, voertuigen en trainingen.
- Agenda's, roosters, vergaderruimten, reserveringen en vergaderlogistiek coördineren.
- Beleid en procedures van het Amerikaanse ministerie van Defensie en DCSA toepassen en uitleggen.
- Mailboxen bewaken, acties toewijzen, taken invoeren in agentschapssystemen en reacties opvolgen.
- Administratie bijhouden voor kantoorbenodigdheden, inventarissen, facturen, apparatuur, eigendommen en voertuigen.
- Elektronische en papieren dossiers aanmaken, bijhouden, overdragen en vernietigen volgens het DCSA-beleid.
- Documenten en bestanden met geclassificeerde en gecontroleerde niet-geclassificeerde informatie beveiligen, markeren, registreren en vernietigen.
- Officiële correspondentie, rapporten, presentaties en aanverwante documenten opstellen, formatteren, proeflezen en afronden.
- Inkomende en uitgaande materialen controleren op deadlines, grammatica, opmaak en naleving van beleid.
- Geclassificeerde en ongeclassificeerde post en zendingen voorbereiden, verpakken, verzenden, ontvangen en volgen.
- Acties in taaksystemen en spreadsheets registreren en bewaken en actieve, naderende en gemiste deadlines identificeren.
- Databases en spreadsheets bijhouden met opschortingsdata, faciliteitstoewijzingen, klantverzoeken, trainingen en operationele gegevens.
- Statistieken over trainingen, kwartaalactiviteiten en veldacties verzamelen en rapporteren.
- Ondersteunen van de onboarding en offboarding van civiele medewerkers, tijdregistratie, wervingsevenementen, het volgen van cv's, communicatie met kandidaten, drugstests, veiligheidsmachtigingen en DEERS-/CAC-verwerking.
- Oriëntaties, panels, workshops, briefings, trainingssessies en wervingsevenementen plannen.
- Ondersteunen bij HCMO-scorecards, nieuwsbrieven, onderscheidingprogramma's, ceremonies, functiesclassificatie en werkplekaudits.
- Ondersteuning bieden voor onderzoeksmanagement en programma's vanaf de start tot en met de afronding van het werk.
- Organisatieschema's, Outlook-distributielijsten en SharePoint-inhoud bijhouden.
- Inzendingen in het Defense Travel System controleren en helpen met machtigingen, reserveringen, goedkeuringen, declaraties en reisvragen.
- Begrotingsprognoses opstellen voor reizen, porto, benodigdheden, trainingen en apparatuur.
- Activiteiten met overheidsvoertuigen coördineren, waaronder logboeken, dispatching, kilometerstanden, DPAS-gegevens, ongevallen en controletrainingen.
- Tijdens diensturen overheids- of huurauto's besturen voor kantooractiviteiten, leveringen, vervoer en de afvoer van eigendommen.
- Reparaties aan apparatuur, technische ondersteuning, schoonmaakdiensten, veiligheidsinspecties en zelfinspecties van faciliteiten coördineren.
- Gebouwbadges, identificatiebadges en sleutels uitgeven en beheren.
- Vergaderingen bijwonen, notulen vastleggen en transcriberen, voorbereidende stukken opstellen en logistieke ondersteuning bieden.
Vereisten
- Minimaal twee jaar relevante ervaring in administratieve ondersteuning, programmabeheer of kantoorondersteuning.
- Zes jaar relevante ervaring in administratieve ondersteuning, programmabeheer of kantoorondersteuning kan een bacheloropleiding vervangen.
- Bacheloropleiding of gelijkwaardige kwalificatie.
- Sterke schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
- Goede beheersing van het Engels en Microsoft Office Suite.
- Vermogen om gecontroleerde niet-geclassificeerde informatie en geclassificeerd materiaal te behandelen volgens het DCSA-beleid.
- Sterke organisatorische en multitaskingvaardigheden.
- Ervaring met het ondersteunen van senior executives of overheidsinstanties.
- Kennis van DCSA-beleid, onderzoeksactiviteiten en geautomatiseerde systemen voor taakbeheer.
- Vermogen om met meerdere belanghebbenden te coördineren en tegelijkertijd gevoelige informatie te beheren.
- Geldig rijbewijs en het vermogen om indien nodig overheidsvoertuigen, door GSA geleasede voertuigen of kortetermijnhuurvoertuigen te besturen.
- Voor bestuurders zijn een bewijs van wettelijke aansprakelijkheidsverzekering voor motorrijtuigen en het voltooien van de GSA-training Defensive Driver vereist.
- Secret-veiligheidsmachtiging.
- Vermogen om 75% van de werkdag stil te zitten.
- Vermogen om standaardkantoorapparatuur van maximaal 25 pond te verplaatsen.
- Vermogen om 90% van de werkdag binnen te werken.
- Beschikbaarheid van maandag tot en met vrijdag van 8:00 tot 17:00 uur, met avond- en weekendwerk wanneer de bedrijfsbehoeften dat vereisen.
- Bereidheid om maximaal 10% lokaal te reizen.
Voordelen
- Uitgebreide arbeidsvoorwaarden ter ondersteuning van een goede werk-privébalans.
- Drugsscreening vóór indiensttreding en willekeurige drugsscreening.
- Werkgever die gelijke kansen biedt.
- Voorkeur kan, waar wettelijk toegestaan, worden gegeven aan kandidaten van Indiase afkomst.
- Veteranen worden nadrukkelijk aangemoedigd om te solliciteren.