现场业务运营分析师 - Fairview Heights
为 All Native Group 在 Fairview Heights 支持 DCSA 调查办公室，负责行政、运营、记录、差旅、人事和任务支持工作。 现场管理任务跟踪、敏感信息、办公流程及外勤运营。
描述
- 为 DCSA 区域领导、外勤主管、经理和员工提供日常行政、运营及任务支持。
- 接听电话并负责办公桌面事务，同时支持差旅卡、访问名单、徽章、名册、设备、车辆和培训等项目。
- 协调日历、日程、会议室、预订及会议后勤。
- 执行并解释国防部和 DCSA 的政策与程序。
- 监控邮箱、分配行动事项、将任务录入机构系统并跟踪回复。
- 维护办公用品、库存、发票、设备、财产和车辆记录。
- 根据 DCSA 政策创建、维护、转移和处置电子及纸质记录。
- 按照规定保护、标记、登记并销毁机密文件和受控非机密信息文件。
- 起草、排版、校对并定稿正式函件、报告、演示文稿及相关文件。
- 检查收发材料的截止日期、语法、格式及政策遵循情况。
- 准备、打包、发送、接收并跟踪机密和非机密邮件及货件。
- 在任务系统和电子表格中记录并监控行动事项，识别进行中、临近截止和逾期事项。
- 维护涵盖截止日期、设施分配、客户请求、培训和运营数据的数据库与电子表格。
- 汇总并报告培训、季度及外勤行动指标。
- 支持文职员工入职和离职、工时记录、招聘活动、简历跟踪、候选人沟通、药物检测、安全许可及 DEERS/CAC 办理。
- 安排入职介绍、评审小组、研讨会、简报、培训课程和招聘活动。
- 协助 HCMO 记分卡、通讯、奖励项目、典礼、职位分类和办公岗位审计。
- 从工作启动到完成，提供调查管理和项目支持。
- 维护组织架构图、Outlook 分发列表和 SharePoint 内容。
- 审核国防差旅系统提交内容，并协助处理授权、预订、审批、凭证和差旅咨询。
- 编制差旅、邮资、用品、培训和设备预算预测。
- 协调政府车辆事务，包括日志、调度、里程、DPAS 数据、事故和驾驶检查。
- 在工作时间驾驶政府车辆或租赁车辆，用于办公室运营、递送、运输和财产处置。
- 协调设备维修、技术支持、保洁服务、安全检查和设施自检。
- 发放和管理建筑物徽章、身份证件和钥匙。
- 参加会议、记录并整理会议纪要、准备会前阅读材料并提供后勤支持。
任职要求
- 至少两年相关行政、项目或办公室支持经验。
- 六年相关行政、项目或办公室支持经验可替代学士学位。
- 学士学位或同等资格。
- 具备出色的书面和口头沟通能力。
- 熟练掌握英语和 Microsoft Office 套件。
- 能够按照 DCSA 政策处理受控非机密信息和机密材料。
- 具备出色的组织和多任务处理能力。
- 具有支持高级管理人员或政府机构的经验。
- 熟悉 DCSA 政策、调查支持活动和自动化任务管理系统。
- 能够在管理敏感信息的同时与多方利益相关者协调。
- 持有有效驾照，并能在需要时驾驶政府车辆、GSA 租赁车辆或短期租赁车辆。
- 车辆驾驶员必须提供机动车责任保险证明并完成 GSA 防御性驾驶培训。
- 持有 Secret 安全许可。
- 能够在工作日 75% 的时间保持静止状态。
- 能够搬运重量不超过 25 磅的标准办公设备。
- 能够在室内工作，占工作日 90%。
- 周一至周五 8:00 至 17:00 有空，业务需要时可进行晚间和周末工作。
- 能够完成最多 10% 的本地出差。
福利待遇
- 提供旨在支持工作与生活平衡的综合福利。
- 入职前及随机药物筛查。
- 机会均等雇主。
- 在法律允许的情况下，可能优先考虑具有美洲印第安人血统的申请人。
- 强烈鼓励退伍军人申请。