All Native Group là bộ phận dịch vụ liên bang của Ho-Chunk Inc., một công ty thuộc sở hữu của Bộ lạc Winnebago ở Nebraska. Được thành lập vào năm 1999, công ty cung cấp các dịch vụ trong lĩnh vực quốc phòng, chăm sóc sức khỏe và hậu cần, đồng thời hỗ trợ sứ mệnh rộng lớn hơn của Ho-Chunk Inc. là củng cố cộng đồng. Tổ chức đề cao tinh thần hợp tác và thành công chung, phù hợp với những chuyên gia đang tìm hiểu cơ hội tại một công ty dịch vụ liên bang thuộc sở hữu của bộ lạc.
Chuyên viên Phân tích Vận hành Kinh doanh Làm việc tại Văn phòng - Fairview Heights
Hỗ trợ các văn phòng điều tra của DCSA tại Fairview Heights thông qua các hoạt động hành chính, vận hành, quản lý hồ sơ, công tác, nhân sự và hỗ trợ nhiệm vụ cho All Native Group. Quản lý việc theo dõi nhiệm vụ, thông tin nhạy cảm, quy trình văn phòng và hoạt động thực địa trong vai trò làm việc tại văn phòng.
Mô tả
- Cung cấp hỗ trợ hành chính, vận hành và nhiệm vụ hằng ngày cho lãnh đạo khu vực, giám sát viên thực địa, quản lý và nhân viên DCSA.
- Trực điện thoại và quầy làm việc, đồng thời hỗ trợ các chương trình liên quan đến thẻ công tác, danh sách truy cập, huy hiệu, danh sách nhân sự, thiết bị, phương tiện và đào tạo.
- Điều phối lịch, thời gian biểu, phòng họp, đặt chỗ và công tác hậu cần cuộc họp.
- Áp dụng và giải thích các chính sách, quy trình của Bộ Quốc phòng và DCSA.
- Theo dõi hộp thư, phân công công việc, nhập nhiệm vụ vào hệ thống cơ quan và theo dõi phản hồi.
- Duy trì hồ sơ về vật tư văn phòng, hàng tồn kho, hóa đơn, thiết bị, tài sản và phương tiện.
- Tạo lập, duy trì, chuyển giao và xử lý hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy theo chính sách của DCSA.
- Bảo vệ, đánh dấu, kiểm kê và tiêu hủy tài liệu, tệp tin mật và thông tin chưa được phân loại có kiểm soát.
- Soạn thảo, định dạng, hiệu đính và hoàn thiện công văn, báo cáo, bài thuyết trình chính thức cùng các tài liệu liên quan.
- Rà soát tài liệu đến và đi về thời hạn, ngữ pháp, định dạng và việc tuân thủ chính sách.
- Chuẩn bị, đóng gói, gửi, nhận và theo dõi thư từ, lô hàng mật và không mật.
- Ghi nhận và theo dõi công việc trong hệ thống nhiệm vụ và bảng tính, xác định các thời hạn đang hoạt động, sắp đến và đã bỏ lỡ.
- Duy trì cơ sở dữ liệu và bảng tính về thời hạn xử lý, phân công cơ sở, yêu cầu của khách hàng, đào tạo và dữ liệu vận hành.
- Tổng hợp và báo cáo các chỉ số về đào tạo, theo quý và hoạt động thực địa.
- Hỗ trợ tiếp nhận và nghỉ việc của nhân viên dân sự, chấm công, sự kiện tuyển dụng, theo dõi hồ sơ xin việc, liên lạc với ứng viên, xét nghiệm ma túy, thủ tục cấp phép an ninh và xử lý DEERS/CAC.
- Lên lịch định hướng, hội đồng, hội thảo, buổi thông tin, khóa đào tạo và sự kiện tuyển dụng.
- Hỗ trợ bảng điểm HCMO, bản tin, chương trình khen thưởng, nghi lễ, phân loại vị trí và đánh giá công việc.
- Cung cấp hỗ trợ quản lý điều tra và chương trình từ khi bắt đầu công việc đến khi hoàn thành.
- Duy trì sơ đồ tổ chức, danh sách phân phối Outlook và nội dung SharePoint.
- Rà soát hồ sơ gửi qua Defense Travel System và hỗ trợ giấy ủy quyền, đặt chỗ, phê duyệt, chứng từ hoàn ứng và các yêu cầu về công tác.
- Lập dự toán ngân sách cho công tác, bưu phí, vật tư, đào tạo và thiết bị.
- Điều phối hoạt động của Phương tiện thuộc Chính phủ, bao gồm nhật ký, điều phối xe, số dặm, dữ liệu DPAS, tai nạn và kiểm tra lái xe.
- Lái xe chính phủ hoặc xe thuê trong giờ làm việc để phục vụ vận hành văn phòng, giao hàng, vận chuyển và xử lý tài sản.
- Điều phối sửa chữa thiết bị, hỗ trợ kỹ thuật, dịch vụ vệ sinh, kiểm tra an toàn và tự kiểm tra cơ sở.
- Cấp và quản lý huy hiệu tòa nhà, thẻ nhận dạng và chìa khóa.
- Tham dự cuộc họp, ghi chép và chuyển biên bản, chuẩn bị tài liệu đọc trước và hỗ trợ hậu cần.
Yêu cầu
- Có ít nhất hai năm kinh nghiệm liên quan trong lĩnh vực hành chính, chương trình hoặc hỗ trợ văn phòng.
- Có thể thay thế bằng sáu năm kinh nghiệm liên quan trong lĩnh vực hành chính, chương trình hoặc hỗ trợ văn phòng thay cho bằng cử nhân.
- Bằng cử nhân hoặc trình độ tương đương.
- Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói tốt.
- Thành thạo tiếng Anh và bộ Microsoft Office.
- Có khả năng xử lý Thông tin chưa được phân loại có kiểm soát và tài liệu mật theo chính sách của DCSA.
- Kỹ năng tổ chức và xử lý nhiều nhiệm vụ tốt.
- Có kinh nghiệm hỗ trợ lãnh đạo cấp cao hoặc cơ quan chính phủ.
- Quen thuộc với các chính sách của DCSA, hoạt động hỗ trợ điều tra và hệ thống quản lý nhiệm vụ tự động.
- Có khả năng phối hợp với nhiều bên liên quan trong khi quản lý thông tin nhạy cảm.
- Có bằng lái xe hợp lệ và khả năng vận hành phương tiện thuộc chính phủ, do GSA thuê hoặc thuê ngắn hạn khi được yêu cầu.
- Người vận hành phương tiện phải có bằng chứng bảo hiểm trách nhiệm xe cơ giới và hoàn thành khóa đào tạo Lái xe Phòng thủ của GSA.
- Có giấy phép an ninh Secret.
- Có khả năng ở một vị trí cố định trong 75% thời gian làm việc.
- Có khả năng di chuyển thiết bị văn phòng tiêu chuẩn nặng tối đa 25 pound.
- Có khả năng làm việc trong nhà 90% thời gian làm việc.
- Có thể làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu, 8:00 sáng đến 5:00 chiều, với công việc buổi tối và cuối tuần khi nhu cầu kinh doanh yêu cầu.
- Có khả năng thực hiện tối đa 10% công tác địa phương.
Phúc lợi
- Gói phúc lợi toàn diện được thiết kế để hỗ trợ cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
- Xét nghiệm ma túy trước khi tuyển dụng và xét nghiệm ngẫu nhiên.
- Nhà tuyển dụng tạo cơ hội bình đẳng.
- Có thể ưu tiên ứng viên gốc Ấn Độ khi pháp luật cho phép.
- Khuyến khích mạnh mẽ cựu chiến binh ứng tuyển.