Η All Native Group είναι ο ομοσπονδιακός βραχίονας υπηρεσιών της Ho-Chunk Inc., μιας εταιρείας που ανήκει στη φυλή Winnebago της Νεμπράσκα. Ιδρύθηκε το 1999 και παρέχει υπηρεσίες στους τομείς της άμυνας, της υγειονομικής περίθαλψης και της εφοδιαστικής, υποστηρίζοντας παράλληλα την ευρύτερη αποστολή της Ho-Chunk Inc. για την ενίσχυση της κοινότητάς της. Ο οργανισμός δίνει έμφαση στη συνεργατική εργασία και την κοινή επιτυχία, γεγονός που καθιστά το προφίλ του ενδιαφέρον για επαγγελματίες που εξετάζουν ευκαιρίες σε μια φυλετικά ιδιόκτητη εταιρεία ομοσπονδιακών υπηρεσιών.
Αναλυτής Επιχειρησιακών Λειτουργιών με Παρουσία στο Χώρο - Fairview Heights
Υποστήριξη των ανακριτικών γραφείων της DCSA στο Fairview Heights μέσω διοικητικών, επιχειρησιακών, αρχειακών, ταξιδιωτικών και δραστηριοτήτων προσωπικού και αποστολής για την All Native Group. Διαχείριση παρακολούθησης εργασιών, ευαίσθητων πληροφοριών, διαδικασιών γραφείου και επιτόπιων λειτουργιών σε ρόλο με φυσική παρουσία.
Περιγραφή
- Παροχή καθημερινής διοικητικής, επιχειρησιακής υποστήριξης και υποστήριξης αποστολής σε περιφερειακούς ηγέτες, επόπτες πεδίου, διευθυντές και προσωπικό της DCSA.
- Κάλυψη τηλεφώνων και γραφείων με υποστήριξη προγραμμάτων που αφορούν ταξιδιωτικές κάρτες, λίστες πρόσβασης, σήματα, καταλόγους, εξοπλισμό, οχήματα και εκπαίδευση.
- Συντονισμός ημερολογίων, προγραμμάτων, αιθουσών συνεδριάσεων, κρατήσεων και υλικοτεχνικής υποστήριξης συναντήσεων.
- Εφαρμογή και επεξήγηση των πολιτικών και διαδικασιών του Υπουργείου Άμυνας και της DCSA.
- Παρακολούθηση γραμματοκιβωτίων, ανάθεση ενεργειών, καταχώριση εργασιών στα συστήματα της υπηρεσίας και παρακολούθηση απαντήσεων.
- Τήρηση αρχείων για προμήθειες γραφείου, αποθέματα, τιμολόγια, εξοπλισμό, περιουσιακά στοιχεία και οχήματα.
- Δημιουργία, συντήρηση, μεταφορά και διάθεση ηλεκτρονικών και έντυπων αρχείων σύμφωνα με την πολιτική της DCSA.
- Προστασία, σήμανση, καταγραφή και καταστροφή διαβαθμισμένων εγγράφων και αρχείων και εγγράφων και αρχείων Ελεγχόμενων Μη Διαβαθμισμένων Πληροφοριών.
- Σύνταξη, μορφοποίηση, διόρθωση και οριστικοποίηση επίσημης αλληλογραφίας, αναφορών, παρουσιάσεων και συναφών εγγράφων.
- Έλεγχος εισερχόμενου και εξερχόμενου υλικού ως προς προθεσμίες, γραμματική, μορφοποίηση και συμμόρφωση με την πολιτική.
- Προετοιμασία, συσκευασία, αποστολή, παραλαβή και παρακολούθηση διαβαθμισμένης και μη διαβαθμισμένης αλληλογραφίας και αποστολών.
- Καταγραφή και παρακολούθηση ενεργειών σε συστήματα εργασιών και υπολογιστικά φύλλα, με εντοπισμό ενεργών, επερχόμενων και εκπρόθεσμων προθεσμιών.
- Τήρηση βάσεων δεδομένων και υπολογιστικών φύλλων για ημερομηνίες λήξης, αναθέσεις εγκαταστάσεων, αιτήματα πελατών, εκπαίδευση και επιχειρησιακά δεδομένα.
- Συγκέντρωση και αναφορά δεικτών εκπαίδευσης, τριμηνιαίων δεικτών και δεικτών ενεργειών πεδίου.
- Υποστήριξη ένταξης και αποχώρησης πολιτικού προσωπικού, καταγραφής χρόνου, εκδηλώσεων προσλήψεων, παρακολούθησης βιογραφικών, επικοινωνίας με υποψηφίους, ελέγχων ναρκωτικών, εγκρίσεων ασφαλείας και επεξεργασίας DEERS/CAC.
- Προγραμματισμός προσανατολισμών, πάνελ, εργαστηρίων, ενημερώσεων, εκπαιδευτικών συνεδριών και εκδηλώσεων προσλήψεων.
- Υποστήριξη καρτών αξιολόγησης HCMO, ενημερωτικών δελτίων, προγραμμάτων βραβείων, τελετών, ταξινόμησης θέσεων και ελέγχων γραφείων.
- Παροχή υποστήριξης διαχείρισης ερευνών και προγραμμάτων από την έναρξη έως την ολοκλήρωση της εργασίας.
- Τήρηση οργανογραμμάτων, λιστών διανομής του Outlook και περιεχομένου του SharePoint.
- Έλεγχος υποβολών στο Defense Travel System και υποστήριξη εξουσιοδοτήσεων, κρατήσεων, εγκρίσεων, παραστατικών και ερωτημάτων ταξιδιών.
- Ανάπτυξη προβλέψεων προϋπολογισμού για ταξίδια, ταχυδρομικά έξοδα, προμήθειες, εκπαίδευση και εξοπλισμό.
- Συντονισμός δραστηριοτήτων κρατικών οχημάτων, συμπεριλαμβανομένων ημερολογίων, αποστολών, χιλιομετρικών, δεδομένων DPAS, ατυχημάτων και ελέγχων οδήγησης.
- Οδήγηση κρατικών ή ενοικιαζόμενων οχημάτων κατά τις ώρες εργασίας για λειτουργίες γραφείου, παραδόσεις, μεταφορές και διάθεση περιουσιακών στοιχείων.
- Συντονισμός επισκευών εξοπλισμού, τεχνικής υποστήριξης, υπηρεσιών καθαριότητας, επιθεωρήσεων ασφάλειας και αυτοεπιθεωρήσεων εγκαταστάσεων.
- Έκδοση και διαχείριση σημάτων κτιρίου, δελτίων ταυτότητας και κλειδιών.
- Συμμετοχή σε συναντήσεις, καταγραφή και απομαγνητοφώνηση πρακτικών, προετοιμασία υλικού προανάγνωσης και παροχή υλικοτεχνικής υποστήριξης.
Απαιτήσεις
- Τουλάχιστον δύο έτη σχετικής εμπειρίας σε διοικητική εργασία, προγράμματα ή υποστήριξη γραφείου.
- Έξι έτη σχετικής εμπειρίας σε διοικητική εργασία, προγράμματα ή υποστήριξη γραφείου μπορούν να αντικαταστήσουν πτυχίο πανεπιστημίου.
- Πτυχίο πανεπιστημίου ή ισοδύναμο προσόν.
- Ισχυρές γραπτές και προφορικές δεξιότητες επικοινωνίας.
- Επάρκεια στην αγγλική γλώσσα και στη σουίτα Microsoft Office.
- Ικανότητα χειρισμού Ελεγχόμενων Μη Διαβαθμισμένων Πληροφοριών και διαβαθμισμένου υλικού σύμφωνα με τις πολιτικές της DCSA.
- Ισχυρές δεξιότητες οργάνωσης και διαχείρισης πολλαπλών εργασιών.
- Εμπειρία υποστήριξης ανώτερων στελεχών ή κρατικών υπηρεσιών.
- Εξοικείωση με τις πολιτικές της DCSA, τις δραστηριότητες υποστήριξης ερευνών και τα αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης εργασιών.
- Ικανότητα συντονισμού με πολλαπλά ενδιαφερόμενα μέρη ενώ διαχειρίζεστε ευαίσθητες πληροφορίες.
- Έγκυρη άδεια οδήγησης και ικανότητα χειρισμού κρατικών οχημάτων, οχημάτων με μίσθωση GSA ή βραχυχρόνιας ενοικίασης όταν απαιτείται.
- Απαιτούνται αποδεικτικό ασφάλισης αστικής ευθύνης οχήματος και ολοκλήρωση εκπαίδευσης αμυντικής οδήγησης της GSA για τους χειριστές οχημάτων.
- Διαβάθμιση ασφαλείας Secret.
- Ικανότητα παραμονής σε σταθερή θέση για το 75% της εργάσιμης ημέρας.
- Ικανότητα μετακίνησης τυπικού εξοπλισμού γραφείου βάρους έως 25 λίβρες.
- Ικανότητα εργασίας σε εσωτερικό χώρο για το 90% της εργάσιμης ημέρας.
- Διαθεσιμότητα Δευτέρα έως Παρασκευή από τις 8:00 έως τις 17:00, με βραδινή και σαββατοκυριακάτικη εργασία ανάλογα με τις επιχειρησιακές ανάγκες.
- Ικανότητα πραγματοποίησης έως 10% τοπικών ταξιδιών.
Παροχές
- Πλήρες πακέτο παροχών σχεδιασμένο για την υποστήριξη της ισορροπίας εργασίας και προσωπικής ζωής.
- Προέλεγχος και τυχαίοι έλεγχοι για χρήση ναρκωτικών.
- Εργοδότης ίσων ευκαιριών.
- Ενδέχεται να δοθεί προτίμηση σε υποψηφίους ινδιάνικης καταγωγής όπου αυτό επιτρέπεται από τον νόμο.
- Οι βετεράνοι ενθαρρύνονται ιδιαίτερα να υποβάλουν αίτηση.