現場業務營運分析師 - Fairview Heights
為 All Native Group 在 Fairview Heights 支援 DCSA 調查辦公室，負責行政、營運、紀錄、差旅、人事及任務支援工作。 以現場職務管理任務追蹤、敏感資訊、辦公流程及外勤營運。
說明
- 為 DCSA 區域領導、外勤主管、經理及員工提供日常行政、營運及任務支援。
- 接聽電話並負責辦公桌面事務，同時支援差旅卡、存取名單、識別證、名冊、設備、車輛及訓練等計畫。
- 協調行事曆、日程、會議室、預訂及會議後勤。
- 執行並說明國防部及 DCSA 的政策與程序。
- 監控信箱、分派行動事項、將任務輸入機構系統並追蹤回覆。
- 維護辦公用品、庫存、發票、設備、財產及車輛紀錄。
- 依照 DCSA 政策建立、維護、移轉及處置電子與紙本紀錄。
- 依規定保護、標示、登記並銷毀機密文件及受控非機密資訊文件。
- 起草、排版、校對並定稿正式函件、報告、簡報及相關文件。
- 檢查收發材料的截止期限、文法、格式及政策遵循情況。
- 準備、包裝、寄送、接收並追蹤機密及非機密郵件與貨件。
- 在任務系統及試算表中記錄並監控行動事項，識別進行中、即將到期及逾期事項。
- 維護涵蓋截止日期、設施分配、客戶要求、訓練及營運資料的資料庫與試算表。
- 彙整並報告訓練、季度及外勤行動指標。
- 支援文職員工到職與離職、工時記錄、招募活動、履歷追蹤、候選人溝通、藥物檢測、安全許可及 DEERS/CAC 辦理。
- 安排新人說明會、評選小組、工作坊、簡報、訓練課程及招募活動。
- 協助 HCMO 計分卡、電子報、獎勵計畫、典禮、職位分類及職務稽核。
- 從工作啟動至完成，提供調查管理及計畫支援。
- 維護組織圖、Outlook 通訊群組及 SharePoint 內容。
- 審查國防差旅系統提交內容，並協助處理授權、預訂、核准、憑證及差旅諮詢。
- 編製差旅、郵資、用品、訓練及設備預算預估。
- 協調政府車輛事務，包括日誌、調度、里程、DPAS 資料、事故及駕駛檢查。
- 於工作時間駕駛政府車輛或租賃車輛，用於辦公室營運、遞送、運輸及財產處置。
- 協調設備維修、技術支援、清潔服務、安全檢查及設施自我檢查。
- 發放並管理建築物識別證、身分證件及鑰匙。
- 參加會議、記錄並整理會議紀要、準備會前閱讀資料並提供後勤支援。
職位要求
- 至少兩年相關行政、計畫或辦公室支援經驗。
- 六年相關行政、計畫或辦公室支援經驗可替代學士學位。
- 學士學位或同等資格。
- 具備優良的書面及口頭溝通能力。
- 熟悉英語及 Microsoft Office 套件。
- 能依照 DCSA 政策處理受控非機密資訊及機密材料。
- 具備良好的組織及多工處理能力。
- 具有支援高階主管或政府機構的經驗。
- 熟悉 DCSA 政策、調查支援活動及自動化任務管理系統。
- 能在管理敏感資訊的同時與多方利害關係人協調。
- 持有有效駕照，並能在需要時駕駛政府車輛、GSA 租賃車輛或短期租賃車輛。
- 車輛駕駛人須提供汽車責任保險證明並完成 GSA 防禦性駕駛訓練。
- 持有 Secret 安全許可。
- 能在工作日 75% 的時間保持靜止狀態。
- 能搬運重量不超過 25 磅的標準辦公設備。
- 能在室內工作，占工作日 90%。
- 週一至週五 8:00 至 17:00 可工作，業務需要時可進行晚間及週末工作。
- 能完成最多 10% 的本地出差。
福利待遇
- 提供旨在支援工作與生活平衡的完整福利。
- 到職前及隨機藥物篩檢。
- 機會均等雇主。
- 在法律允許的情況下，可能優先考慮具有美洲原住民血統的申請人。
- 強烈鼓勵退伍軍人申請。