All Native Group es la división de servicios federales de Ho-Chunk Inc., una empresa propiedad de la Tribu Winnebago de Nebraska. Fundada en 1999, presta servicios en los sectores de defensa, salud y logística, al tiempo que apoya la misión más amplia de Ho-Chunk Inc. de fortalecer a su comunidad. La organización destaca el trabajo colaborativo y el éxito compartido, por lo que su perfil puede resultar relevante para profesionales que exploran oportunidades en una empresa de servicios federales propiedad de una tribu.
Analista de Operaciones Empresariales Presencial - Fairview Heights
Brinda apoyo a las oficinas de investigación de la DCSA en Fairview Heights mediante actividades administrativas, operativas, de registros, viajes, personal y apoyo a la misión para All Native Group. Gestiona el seguimiento de tareas, la información confidencial, los procesos de oficina y las operaciones de campo en un puesto presencial.
Descripción
- Brinda apoyo administrativo, operativo y a la misión diariamente a líderes regionales, supervisores de campo, gerentes y personal de la DCSA.
- Atiende teléfonos y escritorios mientras apoya programas relacionados con tarjetas de viaje, listas de acceso, credenciales, registros, equipos, vehículos y capacitación.
- Coordina calendarios, horarios, salas de conferencias, reservas y la logística de reuniones.
- Aplica y explica las políticas y procedimientos del Departamento de Defensa y la DCSA.
- Supervisa buzones, asigna acciones, registra tareas en los sistemas de la agencia y realiza el seguimiento de las respuestas.
- Mantiene registros de suministros de oficina, inventarios, facturas, equipos, propiedades y vehículos.
- Crea, mantiene, transfiere y elimina registros electrónicos y en papel de acuerdo con la política de la DCSA.
- Protege, marca, contabiliza y destruye documentos y archivos clasificados y de Información Controlada No Clasificada.
- Redacta, formatea, corrige y finaliza correspondencia oficial, informes, presentaciones y documentos relacionados.
- Revisa los materiales entrantes y salientes para comprobar plazos, gramática, formato y cumplimiento de las políticas.
- Prepara, empaqueta, envía, recibe y rastrea correo y envíos clasificados y no clasificados.
- Registra y supervisa acciones en sistemas de tareas y hojas de cálculo, identificando plazos activos, próximos y vencidos.
- Mantiene bases de datos y hojas de cálculo con fechas límite, asignaciones de instalaciones, solicitudes de clientes, capacitación y datos operativos.
- Recopila e informa métricas de capacitación, trimestrales y de acciones de campo.
- Apoya la incorporación y desvinculación de empleados civiles, el registro de horas, eventos de reclutamiento, seguimiento de currículos, comunicaciones con candidatos, pruebas de drogas, autorizaciones y procesamiento de DEERS/CAC.
- Programa orientaciones, paneles, talleres, sesiones informativas, sesiones de capacitación y eventos de reclutamiento.
- Ayuda con cuadros de mando de HCMO, boletines, programas de premios, ceremonias, clasificación de puestos y auditorías de puestos.
- Proporciona gestión de investigaciones y apoyo a programas desde el inicio hasta la finalización del trabajo.
- Mantiene organigramas, listas de distribución de Outlook y contenido de SharePoint.
- Revisa las solicitudes del Sistema de Viajes de Defensa y ayuda con autorizaciones, reservas, aprobaciones, comprobantes y consultas de viaje.
- Elabora proyecciones presupuestarias para viajes, franqueo, suministros, capacitación y equipos.
- Coordina las actividades de vehículos propiedad del Gobierno, incluidos registros, despacho, kilometraje, datos de DPAS, accidentes y verificaciones de conducción.
- Conduce vehículos gubernamentales o de alquiler durante el horario laboral para operaciones de oficina, entregas, transporte y disposición de propiedades.
- Coordina reparaciones de equipos, soporte técnico, servicios de limpieza, inspecciones de seguridad y autoinspecciones de instalaciones.
- Emite y gestiona credenciales del edificio, credenciales de identificación y llaves.
- Asiste a reuniones, registra y transcribe actas, prepara materiales de lectura previa y proporciona apoyo logístico.
Requisitos
- Al menos dos años de experiencia relevante en administración, programas o apoyo de oficina.
- Seis años de experiencia relevante en administración, programas o apoyo de oficina pueden sustituir una licenciatura.
- Licenciatura o cualificación equivalente.
- Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Dominio del inglés y del paquete Microsoft Office.
- Capacidad para manejar Información Controlada No Clasificada y material clasificado conforme a las políticas de la DCSA.
- Sólidas habilidades de organización y gestión de múltiples tareas.
- Experiencia apoyando a altos ejecutivos o agencias gubernamentales.
- Familiaridad con las políticas de la DCSA, las actividades de apoyo a investigaciones y los sistemas automatizados de gestión de tareas.
- Capacidad para coordinarse con múltiples partes interesadas mientras gestiona información confidencial.
- Licencia de conducir válida y capacidad para operar vehículos propiedad del Gobierno, arrendados por la GSA o de alquiler a corto plazo cuando sea necesario.
- Se requiere comprobante de seguro de responsabilidad civil para vehículos motorizados y haber completado la capacitación de conducción defensiva de la GSA para los operadores de vehículos.
- Autorización de seguridad Secreta.
- Capacidad para permanecer en posición fija durante el 75 % de la jornada laboral.
- Capacidad para mover equipos de oficina estándar de hasta 25 libras.
- Capacidad para trabajar en interiores durante el 90 % de la jornada laboral.
- Disponibilidad de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 5:00 p. m., con trabajo nocturno y de fin de semana según lo requieran las necesidades del negocio.
- Capacidad para realizar hasta un 10 % de viajes locales.
Beneficios
- Beneficios integrales diseñados para apoyar el equilibrio entre la vida laboral y personal.
- Pruebas de detección de drogas previas al empleo y aleatorias.
- Empleador que ofrece igualdad de oportunidades.
- Se puede dar preferencia a los solicitantes de ascendencia indígena cuando la ley lo permita.
- Se recomienda especialmente a los veteranos que presenten su candidatura.