A All Native Group é a divisão de serviços federais da Ho-Chunk Inc., uma empresa pertencente à Tribo Winnebago de Nebraska. Fundada em 1999, oferece serviços nas áreas de defesa, saúde e logística, além de apoiar a missão mais ampla da Ho-Chunk Inc. de fortalecer sua comunidade. A organização valoriza o trabalho colaborativo e o sucesso compartilhado, tornando seu perfil relevante para profissionais que buscam oportunidades em uma empresa de serviços federais pertencente a uma tribo.
Analista de Operações Empresariais Presencial - Fairview Heights
Presta suporte aos escritórios de investigação da DCSA em Fairview Heights por meio de atividades administrativas, operacionais, de registros, viagens, pessoal e apoio à missão para o All Native Group. Gerencia o acompanhamento de tarefas, informações sensíveis, processos administrativos e operações de campo em uma função presencial.
Descrição
- Presta suporte administrativo, operacional e à missão diariamente a líderes regionais, supervisores de campo, gerentes e funcionários da DCSA.
- Atende telefones e recepções enquanto apoia programas envolvendo cartões de viagem, listas de acesso, crachás, listas, equipamentos, veículos e treinamentos.
- Coordena calendários, agendas, salas de conferência, reservas e a logística de reuniões.
- Aplica e explica as políticas e os procedimentos do Departamento de Defesa e da DCSA.
- Monitora caixas de entrada, atribui ações, insere tarefas nos sistemas da agência e acompanha as respostas.
- Mantém registros de materiais de escritório, inventários, faturas, equipamentos, propriedades e veículos.
- Cria, mantém, transfere e elimina registros eletrônicos e em papel de acordo com a política da DCSA.
- Protege, identifica, contabiliza e destrói documentos e arquivos classificados e de Informações Controladas Não Classificadas.
- Redige, formata, revisa e finaliza correspondências oficiais, relatórios, apresentações e documentos relacionados.
- Revisa materiais recebidos e enviados quanto a prazos, gramática, formatação e conformidade com as políticas.
- Prepara, embala, envia, recebe e acompanha correspondências e remessas classificadas e não classificadas.
- Registra e monitora ações em sistemas de tarefas e planilhas, identificando prazos ativos, próximos e perdidos.
- Mantém bancos de dados e planilhas com datas de vencimento, atribuições de instalações, solicitações de clientes, treinamentos e dados operacionais.
- Compila e reporta métricas de treinamento, trimestrais e de ações de campo.
- Apoia a integração e o desligamento de funcionários civis, o controle de horas, eventos de recrutamento, o acompanhamento de currículos, as comunicações com candidatos, testes de drogas, autorizações e o processamento de DEERS/CAC.
- Agenda orientações, painéis, workshops, briefings, sessões de treinamento e eventos de recrutamento.
- Auxilia com scorecards da HCMO, boletins informativos, programas de premiação, cerimônias, classificação de cargos e auditorias de funções.
- Presta suporte à gestão de investigações e a programas desde o início até a conclusão do trabalho.
- Mantém organogramas, listas de distribuição do Outlook e conteúdo do SharePoint.
- Revisa solicitações do Defense Travel System e auxilia com autorizações, reservas, aprovações, comprovantes e consultas de viagem.
- Elabora projeções orçamentárias para viagens, postagem, materiais, treinamentos e equipamentos.
- Coordena atividades de veículos de propriedade do Governo, incluindo registros, despacho, quilometragem, dados do DPAS, acidentes e verificações de condução.
- Dirige veículos governamentais ou alugados durante o horário de trabalho para operações de escritório, entregas, transporte e descarte de propriedades.
- Coordena reparos de equipamentos, suporte técnico, serviços de limpeza, inspeções de segurança e autoinspeções das instalações.
- Emite e gerencia crachás do prédio, crachás de identificação e chaves.
- Participa de reuniões, registra e transcreve atas, prepara materiais de leitura prévia e fornece suporte logístico.
Requisitos
- Pelo menos dois anos de experiência relevante em administração, programas ou suporte administrativo.
- Seis anos de experiência relevante em administração, programas ou suporte administrativo podem substituir um diploma de bacharelado.
- Diploma de bacharelado ou qualificação equivalente.
- Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal.
- Proficiência em inglês e no Microsoft Office.
- Capacidade de lidar com Informações Controladas Não Classificadas e material classificado de acordo com as políticas da DCSA.
- Excelentes habilidades de organização e gestão de múltiplas tarefas.
- Experiência no suporte a altos executivos ou agências governamentais.
- Familiaridade com as políticas da DCSA, atividades de suporte a investigações e sistemas automatizados de gerenciamento de tarefas.
- Capacidade de coordenar com várias partes interessadas enquanto gerencia informações sensíveis.
- Carteira de habilitação válida e capacidade de operar veículos de propriedade do Governo, alugados pela GSA ou alugados por curto prazo quando necessário.
- Comprovante de seguro de responsabilidade civil de veículo motorizado e conclusão do treinamento de direção defensiva da GSA são obrigatórios para operadores de veículos.
- Credencial de segurança Secreta.
- Capacidade de permanecer parado durante 75% da jornada de trabalho.
- Capacidade de movimentar equipamentos de escritório padrão com peso de até 25 libras.
- Capacidade de trabalhar em ambientes internos durante 90% da jornada de trabalho.
- Disponibilidade de segunda a sexta-feira, das 8h às 17h, com trabalho noturno e aos fins de semana conforme as necessidades do negócio exigirem.
- Capacidade de realizar até 10% de viagens locais.
Benefícios
- Benefícios abrangentes desenvolvidos para apoiar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
- Triagem pré-contratação e aleatória para detecção de drogas.
- Empregador que oferece oportunidades iguais.
- Pode ser dada preferência a candidatos de ascendência indígena quando permitido por lei.
- Veteranos são fortemente incentivados a se candidatar.