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Amgen
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Amgen ist ein globales Biotechnologieunternehmen, das aus lebenden Zellen gewonnene Arzneimittel entwickelt und vermarktet. Das Unternehmen konzentriert sich auf schwere Erkrankungen, darunter Krankheiten mit begrenzten Behandlungsmöglichkeiten, und stützt seine Arbeit auf wissenschaftliche Forschung und klinische Studien. Amgen wird mit Fortschritten in der Krebsbehandlung und im Management von Adipositas in Verbindung gebracht und legt zugleich Wert auf ethische Forschung, Patientensicherheit und ökologische Nachhaltigkeit.
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Administrative Koordination bei Amgen

Unterstützung der Führungskräfte und bereichsübergreifenden Teams von Amgen im administrativen Tagesgeschäft. Koordination von Kalendern, Besprechungen, Reisen, Spesen, Dienstleistern und Teamabläufen.

USVereinigte StaatenCAKalifornienFLFloridaILIllinois
69.641 $ – 94.220 $ / Jahr
HybridVollzeitJuniorMittlere StufeKein Abschluss erforderlichErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent

Beschreibung

  • Komplexe administrative Unterstützung für Führungskräfte, Direktorinnen und Direktoren sowie bereichsübergreifende Teams leisten.
  • Kalender von Führungskräften und Teams über verschiedene Zeitzonen hinweg koordinieren, Terminkonflikte lösen und passende Terminoptionen vorschlagen.
  • Bewerbungsgespräche, Onboarding und organisatorische Abläufe für Teams koordinieren.
  • Virtuelle und persönliche Besprechungen mit internen und externen Teilnehmenden planen.
  • Tagesordnungen vorbereiten, Besprechungsprotokolle erstellen und offene Aufgaben nachverfolgen.
  • Besprechungsräume, Catering, audiovisuelle Ausstattung und die Betreuung von Besuchenden organisieren.
  • Bei größeren Veranstaltungen, Team-Offsites und Schulungen unterstützen.
  • Inlands- und Auslandsreisen buchen und Reisepläne verwalten.
  • Spesenabrechnungen vorbereiten und einreichen.
  • Bestellungen, Rechnungen, Spesenabläufe, Budgetüberwachung und Berichterstattung bearbeiten.
  • Abteilungsdateien, Datenbanken und Dokumentationssysteme pflegen.
  • Interne Richtlinien und Verfahren einhalten.
  • Verteilerlisten, Organigramme und Kontaktdatenbanken aktuell halten.
  • Interne Kommunikation und Team-Updates unterstützen.
  • Als erste Anlaufstelle administrative Anfragen beantworten.
  • Die Zusammenarbeit zwischen internen Teams und externen Beteiligten koordinieren.
  • Administrative Aufgaben im Zusammenhang mit Beziehungen zu Dienstleistern und Partnern verwalten.
  • Bei der Aufnahme neuer Dienstleister und den zugehörigen Unterlagen unterstützen.
  • Zu Projektteams und besonderen Initiativen beitragen.
  • Ergebnisse, Zeitpläne und wichtige Maßnahmen überwachen.
  • Ergebnisse, Zeitpläne und wichtige Maßnahmen nachverfolgen.

Anforderungen

  • Eine der folgenden Kombinationen aus Ausbildung und Berufserfahrung erfüllen: einen Associate-Abschluss und zwei Jahre administrative Berufserfahrung; zwei Jahre an einer technischen Schule mit praktischer Erfahrung; oder einen Highschool-Abschluss beziehungsweise GED und vier Jahre administrative Berufserfahrung.
  • Drei bis fünf oder mehr Jahre Erfahrung in der Unterstützung mehrerer Führungskräfte oder großer Teams sind von Vorteil.
  • Erfahrung mit der Koordination komplexer Kalender über verschiedene Zeitzonen hinweg ist von Vorteil.
  • Gute Kenntnisse von Microsoft Office, einschließlich Outlook, Excel, PowerPoint und Word, sowie von Zusammenarbeitstools wie Teams und SharePoint sind von Vorteil.
  • Erfahrung mit Spesensystemen, Rechnungsstellung und Finanzprozessen ist von Vorteil.
  • Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
  • Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld mit engen Fristen effektiv zu arbeiten.
  • Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
  • Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise und ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten.

Zusatzleistungen

  • Umfassendes Leistungspaket mit Altersvorsorge- und Sparplan sowie großzügigen Arbeitgeberbeiträgen.
  • Gruppenversicherung für Kranken-, Zahn- und Sehversorgung.
  • Lebens- und Berufsunfähigkeitsversicherung.
  • Flexible Ausgabenkonten.
  • Ermessensabhängiges jährliches Bonusprogramm.
  • Langfristige aktienbasierte Anreize.
  • Preisgekrönte bezahlte Urlaubsregelungen.
  • Flexible Arbeitsmodelle, sofern verfügbar.
  • Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
  • Finanzpläne zur Unterstützung beim Sparen für den Ruhestand und andere Ziele.
  • Unterstützung für eine ausgewogene Work-Life-Balance.

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