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U.S. Bank ist ein in den Vereinigten Staaten ansässiges Finanzdienstleistungsinstitut, das Privatpersonen und Unternehmen mit Privatkunden- und Firmenkundengeschäft, Vermögensverwaltung, Kreditprüfung und Investmentmanagement betreut. Das Unternehmen unterstützt außerdem Initiativen zur finanziellen Bildung und engagiert sich in der Gemeinschaft. Die Karriereseite betont Inklusion, die Arbeitsplatzkultur, die Entwicklung der Mitarbeitenden sowie Gesundheit und Wohlbefinden. U.S. Bank ist für geeignete Einlagenprodukte Mitglied der FDIC; Anlage- und Versicherungsprodukte sind nicht durch die FDIC versichert und können an Wert verlieren.
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Administrative Assistenz – U.S. Bank (Hybrid, Minneapolis)

Übernehmen Sie bei U.S. Bank in einer hybriden Position in Minneapolis die administrative Unterstützung von Führungskräften und betreuen Sie Kalender, Reisen, Meetings, Veranstaltungen und vertrauliche Abläufe. Koordinieren Sie Prioritäten der Führungsebene und geschäftliche Aktivitäten und verbessern Sie dabei die administrative Effizienz.

USVereinigte StaatenMNMinnesota
24 $ – 32 $ / Stunde
HybridVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent

Beschreibung

  • Unterstützung von Führungskräften und deren Führungsteam innerhalb der Enterprise-Organisation.
  • Umgang mit vertraulichen Informationen, komplexen Kalendern, Terminprioritäten und Meetings mit Beteiligten in verschiedenen Zeitzonen.
  • Koordination von Einladungen, Tagesordnungen, Präsentationen, Unterlagen, Räumen, Catering und Technik für Meetings.
  • Organisation von Inlands- und Auslandsreisen einschließlich detaillierter Reisepläne.
  • Erstellung und Einreichung von Spesenabrechnungen.
  • Funktion als zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder.
  • Unterstützung von Führungssitzungen, Geschäftsreviews, Betriebsroutinen und Planungsaktivitäten.
  • Koordination der Kommunikation der Führungsebene, der Nachverfolgung von Maßnahmen und der weiteren Abstimmung.
  • Erstellung und Verteilung von Präsentationen, Berichten, Organisationsunterlagen und Kommunikation für Führungskräfte.
  • Unterstützung bei Onboarding, Mitarbeiterengagement und organisatorischen Initiativen.
  • Planung und Koordination von Führungssitzungen, Offsites, Workshops, Townhalls und Veranstaltungen zum Mitarbeiterengagement.
  • Überwachung der Veranstaltungslogistik, Zeitpläne, Räumlichkeiten, des Caterings, der Kommunikation, des technischen Supports und der Materialien von Anfang bis Ende.
  • Bereitstellung von Unterstützung vor Ort oder virtuell vor, während und nach Meetings und Veranstaltungen.
  • Koordination administrativer und operativer Aufgaben für Geschäftsinitiativen und Sonderprojekte.
  • Überwachung von Projektzeitplänen, Ergebnissen und Maßnahmen.
  • Pflege geordneter Aufzeichnungen, Dateien und Dokumentationen.
  • Identifizierung von Möglichkeiten zur Stärkung administrativer Prozesse und der operativen Effektivität.
  • Nutzung von Microsoft 365, KI-gestützten Tools, Kollaborationsplattformen und neuen Technologien zur Steigerung der Produktivität.

Anforderungen

  • Ein High-School-Abschluss oder ein gleichwertiger Abschluss ist erforderlich.
  • Berufserfahrung in administrativer Unterstützung, Assistenz von Führungskräften oder einem verwandten Bereich.
  • Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in einem komplexen Unternehmensumfeld.
  • Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint und anderen Produktivitätstools.
  • Hervorragende organisatorische Fähigkeiten sowie ausgeprägte Planungs- und Zeitmanagementkompetenz.
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
  • Fähigkeit, konkurrierende Aufgaben präzise und professionell zu managen.
  • Konstant hohe Aufmerksamkeit für Details und ein ausgeprägter Anspruch an hochwertige Arbeit.
  • Urteilsvermögen, Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten.
  • Erfahrung in der Organisation von Geschäftsreisen für Führungskräfte, Kalenderverwaltung, Meetingplanung und Spesenabrechnung.
  • Ein Associate- oder Bachelorabschluss ist von Vorteil.
  • Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und Führungsteams.
  • Erfahrung in der Koordination strategischer Initiativen, Geschäftsreviews, Führungssitzungen und Offsite-Veranstaltungen.
  • Erfahrung in der Erstellung von Präsentationen, Kommunikation und Geschäftsmaterialien für Führungskräfte.
  • Erfahrung in Projektkoordination und Prozessverbesserung.
  • Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in einem großen Unternehmen oder Finanzdienstleistungsunternehmen.
  • Vertrautheit mit KI-gestützten Produktivitäts- und Kollaborationstools.

Zusatzleistungen

  • Medizinische, zahnmedizinische und augenärztliche Krankenversicherung.
  • Grundlegende und optionale Risikolebensversicherung.
  • Kurz- und langfristige Leistungen bei Erwerbsunfähigkeit.
  • Leistungen bei schwangerschaftsbedingter Arbeitsunfähigkeit und Elternzeit.
  • 401(k)-Plan und arbeitgeberfinanzierter Altersvorsorgeplan.
  • Bezahlter Urlaub von zwei bis fünf Wochen je nach Gehaltsstufe und Betriebszugehörigkeit.
  • Bis zu 11 bezahlte Feiertage.
  • Unterstützung bei Adoption.
  • Ansammlung von Sick and Safe Leave im Umfang von einer Stunde je 30 geleisteten Arbeitsstunden, bis zu 80 Stunden pro Kalenderjahr, sofern gesetzlich nicht anders vorgeschrieben.
  • Anreiz- und Anerkennungsprogramme.
  • Aktienkaufprogramm für Mitarbeitende.
  • 401(k)-Beiträge und Pensionsleistungen.

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