憲法與行政法部行政助理主管
為麻薩諸塞州總檢察長辦公室憲法與行政法部提供行政及案件協調支援。統籌法務助理工作流程、案件受理、檔案管理和辦公室營運。
說明
- 協調憲法與行政法部的日常營運。
- 為部門主管和員工提供行政、文書及一般辦公室支援。
- 審查新收案件，在 OnBase 中登記，準備案件分派封面，並將案件送交部門主管。
- 督導部門法務助理，並協調來信處理時程及部門工作流程。
- 協助招募、安排新進人員到職及訓練部門支援人員。
- 就案件受理和管理事宜與客戶、律師、法院書記官及公眾溝通。
- 與部門主管合作，制定案件受理、檔案保存及法務助理職責相關程序。
- 維護部門行事曆並設定提醒。
- 管理部門檔案的保存和歸檔。
- 拆閱、審查並掃描部門收到的郵件。
- 編製每週報告，更新案件進度及即將舉行的聽證會資訊。
- 就即將處理的案件與客戶協調，並將案件分派給助理總檢察長。
- 透過更新期限、上傳訴訟文件、移轉案件及結案，確保 OnBase 中的案件紀錄保持最新。
- 追蹤辦公用品和設備，並安排維修。
- 協助新任律師熟悉線上檔案儲存系統及行政程序。
- 視需要承擔其他職責。
職位要求
- 具行政及法律支援經驗者優先。
- 組織能力佳，能安排工作優先順序並管理多項期限。
- 具備清晰、有效的書面和口語溝通能力。
- 分析能力佳、注重細節且判斷穩健。
- 務實、以解決問題為導向，並能與他人合作。
- 能在步調快速的環境中保持沉著、靈活應變並作出妥當判斷。
- 能以專業、有效的方式與他人溝通及互動。
- 熟悉 Microsoft Office，包括 Word、Excel 和 Outlook；具 OnBase 等案件管理系統使用經驗者優先。
- 具督導經驗者佳。
- 認同所服務的人群與社區，並有意支持尊重且包容的職場。
福利待遇
- 混合辦公安排，包含部分遠距工作日。
- 鼓勵身心障礙者應徵，並可提供合理便利方面的協助。
- 平等機會雇主。
- 尊重且包容的工作環境。