Προϊστάμενος/η διοικητικός/ή βοηθός, Συνταγματικό και Διοικητικό Δίκαιο
Παροχή διοικητικής υποστήριξης και συντονισμού υποθέσεων στο Τμήμα Συνταγματικού και Διοικητικού Δικαίου της Γενικής Εισαγγελίας της Μασαχουσέτης. Επίβλεψη των ροών εργασίας των παρανομικών, της παραλαβής υποθέσεων, των αρχείων και της λειτουργίας του γραφείου.
Περιγραφή
- Συντονισμός των καθημερινών λειτουργιών του Τμήματος Συνταγματικού και Διοικητικού Δικαίου.
- Παροχή διοικητικής, γραμματειακής και γενικής υποστήριξης γραφείου στους διευθυντές και το προσωπικό του τμήματος.
- Έλεγχος εισερχόμενων υποθέσεων, καταχώρισή τους στο OnBase, προετοιμασία συνοδευτικών φύλλων ανάθεσης και προώθηση των υποθέσεων στους διευθυντές του τμήματος.
- Επίβλεψη των παρανομικών του τμήματος και συντονισμός των προγραμμάτων εισερχόμενης αλληλογραφίας και των ροών εργασίας του.
- Συνδρομή στην πρόσληψη, την ένταξη και την εκπαίδευση του προσωπικού υποστήριξης του τμήματος.
- Επικοινωνία με πελάτες, δικηγόρους, γραμματείς δικαστηρίων και το κοινό σχετικά με την παραλαβή και τη διαχείριση υποθέσεων.
- Συνεργασία με τους διευθυντές του τμήματος για την ανάπτυξη διαδικασιών παραλαβής υποθέσεων, διατήρησης φακέλων και καθηκόντων των παρανομικών.
- Τήρηση των ημερολογίων και των υπενθυμίσεων του τμήματος.
- Διαχείριση της διατήρησης και αρχειοθέτησης των φακέλων του τμήματος.
- Άνοιγμα, έλεγχος και σάρωση της εισερχόμενης αλληλογραφίας του τμήματος.
- Σύνταξη εβδομαδιαίων αναφορών με ενημερώσεις υποθέσεων και προσεχείς ακροάσεις.
- Συντονισμός με πελάτες για προσεχείς υποθέσεις και ανάθεση θεμάτων σε βοηθούς γενικούς εισαγγελείς.
- Ενημέρωση των αρχείων υποθέσεων στο OnBase, με επικαιροποίηση προθεσμιών, μεταφόρτωση δικογράφων, μεταβίβαση υποθέσεων και κλείσιμο υποθέσεων.
- Παρακολούθηση των αναλωσίμων και του εξοπλισμού γραφείου και διευθέτηση επισκευών.
- Ενημέρωση νέων δικηγόρων για το ηλεκτρονικό σύστημα αποθήκευσης φακέλων και τις διοικητικές διαδικασίες.
- Ανάληψη άλλων καθηκόντων όταν χρειάζεται.
Απαιτήσεις
- Επιθυμητή είναι η εμπειρία στη διοικητική και νομική υποστήριξη.
- Ισχυρές οργανωτικές δεξιότητες και ικανότητα ιεράρχησης εργασιών και διαχείρισης πολλαπλών προθεσμιών.
- Σαφής και αποτελεσματική γραπτή και προφορική επικοινωνία.
- Ισχυρή αναλυτική ικανότητα, προσοχή στη λεπτομέρεια και ορθή κρίση.
- Πρακτική προσέγγιση με επίκεντρο τις λύσεις και ικανότητα συνεργασίας.
- Ικανότητα διατήρησης της ψυχραιμίας, προσαρμογής και ορθής κρίσης σε περιβάλλον με γρήγορους ρυθμούς.
- Ικανότητα επαγγελματικής και αποτελεσματικής επικοινωνίας και συνεργασίας με άλλους.
- Γνώση του Microsoft Office, συμπεριλαμβανομένων των Word, Excel και Outlook· επιθυμητή είναι η εμπειρία σε συστήματα διαχείρισης υποθέσεων όπως το OnBase.
- Η προηγούμενη εμπειρία εποπτείας αποτελεί πλεονέκτημα.
- Σύνδεση με τους ανθρώπους και τις κοινότητες που εξυπηρετούνται και ενδιαφέρον για την υποστήριξη ενός χώρου εργασίας με σεβασμό και χωρίς αποκλεισμούς.
Παροχές
- Υβριδικό καθεστώς εργασίας που περιλαμβάνει ορισμένες ημέρες εξ αποστάσεως εργασίας.
- Τα άτομα με αναπηρία ενθαρρύνονται να υποβάλουν αίτηση και παρέχεται βοήθεια για εύλογες προσαρμογές.
- Εργοδότης ίσων ευκαιριών.
- Περιβάλλον εργασίας με σεβασμό και χωρίς αποκλεισμούς.