Hallinnollinen pääassistentti, valtiosääntö- ja hallinto-oikeus
Tarjoat hallinnollista tukea ja koordinoit tapauksiin liittyviä tehtäviä Massachusettsin oikeusministerin valtiosääntö- ja hallinto-oikeuden osastolla. Vastaat avustavien lakimiesten työnkulusta, tapausten vastaanotosta, asiakirjoista ja toimiston arjen toiminnasta.
Kuvaus
- Koordinoit valtiosääntö- ja hallinto-oikeuden osaston päivittäistä toimintaa.
- Tarjoat hallinnollista, toimisto- ja yleistä toimistotukea osaston johdolle ja henkilöstölle.
- Käyt läpi saapuvat asiat, kirjaat ne OnBase-järjestelmään, laadit toimeksiantojen kansilehdet ja välität asiat osaston johdolle.
- Esihenkilöit osaston avustavia lakimiehiä sekä koordinoit saapuvan postin aikatauluja ja osaston työnkulkuja.
- Osallistut osaston tukihenkilöstön rekrytointiin, perehdyttämiseen ja kouluttamiseen.
- Viestit asiakkaiden, asianajajien, tuomioistuinten kirjaajien ja yleisön kanssa tapausten vastaanotosta ja hallinnoinnista.
- Kehität yhdessä osaston johdon kanssa menettelytapoja tapausten vastaanottoon, asiakirjojen säilyttämiseen ja avustavien lakimiesten tehtäviin.
- Ylläpidät osaston kalentereita ja muistutuksia.
- Vastaat osaston asiakirjojen säilyttämisestä ja arkistoinnista.
- Avat, tarkistat ja skannaat osastolle saapuvan postin.
- Laadit viikoittaisia raportteja tapausten tilanteesta ja tulevista istunnoista.
- Koordinoit tulevia tapauksia asiakkaiden kanssa ja jaat asioita apulaisoikeusministereille.
- Pidät OnBase-tapaustiedot ajan tasalla päivittämällä määräaikoja, lataamalla asiakirjoja, siirtämällä asioita ja päättämällä tapauksia.
- Seuraat toimistotarvikkeita ja laitteita sekä järjestät korjaukset.
- Perehdytät uudet asianajajat sähköiseen tiedostojen tallennusjärjestelmään ja hallinnollisiin menettelyihin.
- Hoidat tarvittaessa myös muita tehtäviä.
Vaatimukset
- Kokemus hallinnollisista tehtävistä ja oikeudellisesta tukityöstä katsotaan eduksi.
- Hyvät organisointitaidot sekä kyky priorisoida työtä ja hallita useita määräaikoja.
- Selkeä ja tehokas kirjallinen ja suullinen viestintä.
- Vahva analyyttinen kyky, tarkkuus ja hyvä harkintakyky.
- Käytännönläheinen ja ratkaisukeskeinen työote sekä kyky tehdä yhteistyötä.
- Kyky säilyttää maltti, mukautua tilanteisiin ja käyttää hyvää harkintaa kiireisessä ympäristössä.
- Kyky viestiä ja toimia muiden kanssa ammattimaisesti ja tehokkaasti.
- Microsoft Office -taidot, kuten Word, Excel ja Outlook; kokemus OnBase-järjestelmän kaltaisista asianhallintajärjestelmistä katsotaan eduksi.
- Aiempi esihenkilökokemus on hyödyksi.
- Yhteys palveltaviin ihmisiin ja yhteisöihin sekä kiinnostus kunnioittavan ja osallistavan työpaikan tukemiseen.
Edut
- Hybridijärjestely, johon kuuluu myös etätyöpäiviä.
- Vammaisia hakijoita kannustetaan hakemaan, ja kohtuullisiin mukautuksiin on saatavilla apua.
- Yhdenvertaisia mahdollisuuksia tarjoava työnantaja.
- Kunnioittava ja osallistava työympäristö.