Kierownik administracyjny, prawo konstytucyjne i administracyjne
Zapewniaj wsparcie administracyjne i koordynuj sprawy w Wydziale Prawa Konstytucyjnego i Administracyjnego Prokuratury Generalnej Massachusetts. Nadzoruj pracę asystentów prawnych, przyjmowanie spraw, dokumentację i funkcjonowanie biura.
Opis
- Koordynuj codzienną działalność Wydziału Prawa Konstytucyjnego i Administracyjnego.
- Zapewniaj kierownikom i pracownikom wydziału wsparcie administracyjne, kancelaryjne i biurowe.
- Weryfikuj napływające sprawy, wprowadzaj je do OnBase, przygotowuj karty przewodnie przydziału i przekazuj sprawy kierownikom wydziału.
- Nadzoruj asystentów prawnych wydziału oraz koordynuj harmonogramy obsługi poczty przychodzącej i procesy pracy wydziału.
- Pomagaj w rekrutacji, wdrażaniu i szkoleniu pracowników wsparcia wydziału.
- Kontaktuj się z klientami, adwokatami, sekretarzami sądowymi i obywatelami w sprawach przyjmowania i prowadzenia spraw.
- Wspólnie z kierownikami wydziału opracowuj procedury przyjmowania spraw, przechowywania akt i obowiązków asystentów prawnych.
- Prowadź kalendarz wydziału i system przypomnień.
- Zarządzaj przechowywaniem i archiwizacją akt wydziału.
- Otwieraj, przeglądaj i skanuj korespondencję przychodzącą do wydziału.
- Przygotowuj cotygodniowe raporty z aktualizacjami spraw i informacjami o nadchodzących rozprawach.
- Koordynuj z klientami nadchodzące sprawy i przydzielaj je zastępcom prokuratora generalnego.
- Dbaj o aktualność dokumentacji spraw w OnBase: aktualizuj terminy, przesyłaj pisma, przekazuj sprawy i je zamykaj.
- Prowadź ewidencję materiałów biurowych i sprzętu oraz organizuj naprawy.
- Zapoznawaj nowych adwokatów z internetowym systemem przechowywania akt i procedurami administracyjnymi.
- Wykonuj inne obowiązki w razie potrzeby.
Wymagania
- Doświadczenie we wsparciu administracyjnym i prawnym będzie dodatkowym atutem.
- Doskonała organizacja pracy, umiejętność ustalania priorytetów i zarządzania wieloma terminami.
- Jasna i skuteczna komunikacja ustna i pisemna.
- Silne zdolności analityczne, dbałość o szczegóły i trafny osąd.
- Praktyczne podejście, nastawienie na rozwiązywanie problemów i umiejętność współpracy.
- Umiejętność zachowania spokoju, dostosowywania się i podejmowania trafnych decyzji w dynamicznym środowisku.
- Umiejętność profesjonalnej i skutecznej komunikacji oraz współpracy z innymi.
- Znajomość pakietu Microsoft Office, w tym Word, Excel i Outlook; doświadczenie z systemami zarządzania sprawami, takimi jak OnBase, będzie dodatkowym atutem.
- Doświadczenie w nadzorowaniu pracy innych będzie przydatne.
- Związki z osobami i społecznościami, którym służy urząd, oraz zainteresowanie wspieraniem pełnego szacunku i integracyjnego środowiska pracy.
Benefity
- Hybrydowy tryb pracy obejmujący niektóre dni pracy zdalnej.
- Osoby z niepełnosprawnościami są zachęcane do składania aplikacji; dostępna jest pomoc w zapewnieniu racjonalnych usprawnień.
- Pracodawca zapewniający równe szanse.
- Pełne szacunku i integracyjne środowisko pracy.