Vedúci administratívny asistent – oddelenie ústavného a správneho práva
Poskytujte administratívnu podporu a koordinujte prípady pre oddelenie ústavného a správneho práva generálneho prokurátora štátu Massachusetts. Dohliadajte na pracovné postupy právnych asistentov, prijímanie prípadov, evidenciu a chod kancelárie.
Popis
- Koordinujte každodennú prevádzku oddelenia ústavného a správneho práva.
- Poskytujte vedúcim a zamestnancom oddelenia administratívnu, kancelársku a všeobecnú podporu.
- Preverujte prichádzajúce prípady, zadávajte ich do systému OnBase, pripravujte sprievodné listy na pridelenie a postupujte prípady vedúcim oddelenia.
- Dohliadajte na právnych asistentov oddelenia a koordinujte harmonogramy prichádzajúcej pošty a pracovné postupy oddelenia.
- Pomáhajte s náborom, zaškolením a prípravou podporného personálu oddelenia.
- Komunikujte s klientmi, právnikmi, súdnymi úradníkmi a verejnosťou o prijímaní a správe prípadov.
- Spolupracujte s vedúcimi oddelenia na tvorbe postupov prijímania prípadov, uchovávania spisov a povinností právnych asistentov.
- Spravujte kalendáre oddelenia a upozornenia.
- Zabezpečujte uchovávanie a archiváciu spisov oddelenia.
- Otvárajte, kontrolujte a skenujte prichádzajúcu poštu pre oddelenie.
- Pripravujte týždenné správy o stave prípadov a nadchádzajúcich pojednávaniach.
- Koordinujte s klientmi nadchádzajúce prípady a prideľujte záležitosti asistentom generálneho prokurátora.
- Udržiavajte záznamy prípadov v systéme OnBase aktuálne: aktualizujte termíny, nahrávajte podania, presúvajte prípady a uzatvárajte ich.
- Sledujte kancelárske potreby a vybavenie a zabezpečujte opravy.
- Oboznamujte nových právnikov s online systémom na ukladanie spisov a administratívnymi postupmi.
- Podľa potreby vykonávajte aj ďalšie úlohy.
Požiadavky
- Skúsenosti s administratívnou a právnou podporou sú výhodou.
- Výborné organizačné schopnosti a schopnosť určovať priority, plánovať prácu a zvládať viacero termínov.
- Jasná a účinná písomná aj ústna komunikácia.
- Dobré analytické schopnosti, dôslednosť a správny úsudok.
- Praktický prístup zameraný na riešenia a schopnosť spolupracovať.
- Schopnosť zachovať pokoj, prispôsobiť sa a správne sa rozhodovať v rýchlom pracovnom prostredí.
- Schopnosť profesionálne a účinne komunikovať a spolupracovať s ostatnými.
- Znalosť programov Microsoft Office vrátane Wordu, Excelu a Outlooku; skúsenosti so systémami na správu prípadov, napríklad OnBase, sú výhodou.
- Predchádzajúce skúsenosti s vedením tímu sú vítané.
- Prepojenie s ľuďmi a komunitami, ktorým sa poskytujú služby, a záujem o podporu rešpektujúceho a inkluzívneho pracoviska.
Benefity
- Hybridný pracovný režim, ktorý zahŕňa aj niektoré dni práce na diaľku.
- Ľudia so zdravotným postihnutím sú vítaní, pričom je k dispozícii pomoc so zabezpečením primeraných úprav.
- Zamestnávateľ poskytujúci rovnaké príležitosti.
- Rešpektujúce a inkluzívne pracovné prostredie.