Asistente administrativo principal de Derecho Constitucional y Administrativo
Brindará apoyo administrativo y coordinará casos para la División de Derecho Constitucional y Administrativo de la Fiscalía General de Massachusetts. Supervisará los flujos de trabajo de los asistentes jurídicos, la recepción de casos, los expedientes y las operaciones de oficina.
Descripción
- Coordinar las operaciones diarias de la División de Derecho Constitucional y Administrativo.
- Brindar apoyo administrativo, secretarial y general de oficina a los gerentes y al personal de la división.
- Revisar los casos entrantes, registrarlos en OnBase, preparar las hojas de asignación y remitirlos a los gerentes de la división.
- Supervisar a los asistentes jurídicos de la división y coordinar los horarios de recepción del correo y los flujos de trabajo de la división.
- Ayudar a contratar, incorporar y capacitar al personal de apoyo de la división.
- Comunicarse con clientes, abogados, secretarios judiciales y el público sobre la recepción y gestión de casos.
- Colaborar con los gerentes de la división para establecer procedimientos de recepción de casos, conservación de expedientes y funciones de los asistentes jurídicos.
- Mantener los calendarios y recordatorios de la división.
- Gestionar la conservación y el archivo de los expedientes de la división.
- Abrir, revisar y escanear el correo entrante de la división.
- Preparar informes semanales con actualizaciones de casos y próximas audiencias.
- Coordinar con los clientes los próximos casos y asignar asuntos a los fiscales generales adjuntos.
- Mantener actualizados los registros de casos en OnBase mediante la actualización de plazos, la carga de documentos judiciales, la transferencia de asuntos y el cierre de casos.
- Controlar los suministros y equipos de oficina y coordinar las reparaciones.
- Orientar a los nuevos abogados sobre el sistema de almacenamiento electrónico de archivos y los procedimientos administrativos.
- Desempeñar otras funciones según sea necesario.
Requisitos
- Se prefiere experiencia en apoyo administrativo y jurídico.
- Gran capacidad de organización y habilidad para priorizar el trabajo y gestionar varios plazos.
- Comunicación escrita y verbal clara y eficaz.
- Gran capacidad analítica, atención al detalle y buen criterio.
- Enfoque práctico y orientado a encontrar soluciones, y capacidad para colaborar con otras personas.
- Capacidad para mantener la calma, adaptarse y actuar con buen criterio en un entorno dinámico.
- Capacidad para comunicarse e interactuar con otras personas de manera profesional y eficaz.
- Dominio de Microsoft Office, incluidos Word, Excel y Outlook; se prefiere experiencia con sistemas de gestión de casos como OnBase.
- Se valora la experiencia previa de supervisión.
- Vínculo con las personas y comunidades atendidas, e interés en contribuir a un entorno laboral respetuoso e inclusivo.
Beneficios
- Modalidad de trabajo híbrida que incluye algunos días de trabajo remoto.
- Se anima a las personas con discapacidad a presentar su candidatura y se ofrece asistencia con adaptaciones razonables.
- Empleador que ofrece igualdad de oportunidades.
- Entorno de trabajo respetuoso e inclusivo.