Ръководител административна поддръжка – отдел „Конституционно и административно право“
Осигурявайте административна подкрепа и координирайте преписки за отдела по конституционно и административно право към главния прокурор на Масачузетс. Ръководете работата на параюристите, приемането на преписки, документацията и офис дейностите.
Описание
- Координирайте ежедневната работа на отдела по конституционно и административно право.
- Осигурявайте административна, канцеларска и обща офис подкрепа на ръководителите и служителите на отдела.
- Преглеждайте постъпващите преписки, въвеждайте ги в OnBase, подготвяйте придружителни листове за разпределение и насочвайте преписките към ръководителите на отдела.
- Ръководете параюристите в отдела и координирайте графиците за постъпващата поща и работните процеси.
- Съдействате при наемането, въвеждането в работата и обучението на помощния персонал на отдела.
- Общувайте с клиенти, адвокати, съдебни служители и граждани относно приемането и управлението на преписки.
- Работете с ръководителите на отдела за разработване на процедури за приемане на преписки, съхранение на досиета и задължения на параюристите.
- Поддържайте календарите и напомнянията на отдела.
- Управлявайте съхранението и архивирането на досиетата на отдела.
- Отваряйте, преглеждайте и сканирайте постъпващата поща за отдела.
- Изготвяйте седмични отчети с актуална информация за преписките и предстоящите съдебни заседания.
- Координирайте предстоящи преписки с клиентите и разпределяйте случаите на помощник-главните прокурори.
- Поддържайте актуални записите по преписките в OnBase, като обновявате срокове, качвате документи, прехвърляте преписки и ги приключвате.
- Следете офис консумативите и оборудването и организирайте ремонти.
- Запознавайте новите адвокати с онлайн системата за съхранение на досиета и административните процедури.
- Изпълнявайте и други задължения при необходимост.
Изисквания
- Опит в административната и правната подкрепа е предимство.
- Отлични организационни умения и способност за определяне на приоритети, управление на работата и спазване на множество срокове.
- Ясна и ефективна писмена и устна комуникация.
- Силни аналитични умения, внимание към детайлите и добра преценка.
- Практичен подход, ориентиран към решения, и умение за работа в екип.
- Способност да запазвате самообладание, да се адаптирате и да преценявате добре в динамична среда.
- Способност за професионална и ефективна комуникация и взаимодействие с другите.
- Умения за работа с Microsoft Office, включително Word, Excel и Outlook; опит със системи за управление на преписки като OnBase е предимство.
- Предишен ръководен опит е полезен.
- Връзка с хората и общностите, на които се предоставят услуги, и интерес към подкрепа на уважителна и приобщаваща работна среда.
Придобивки
- Хибриден режим на работа, който включва някои дни дистанционна работа.
- Кандидатите с увреждания са насърчени да кандидатстват и се предлага помощ за осигуряване на разумни улеснения.
- Работодател, предоставящ равни възможности.
- Уважителна и приобщаваща работна среда.