Penolong Tadbir Kanan, Undang-undang Perlembagaan dan Pentadbiran
Menyediakan sokongan pentadbiran dan penyelarasan kes kepada Bahagian Undang-undang Perlembagaan dan Pentadbiran, Pejabat Peguam Negara Massachusetts. Menyelia aliran kerja paralegal, penerimaan kes, rekod dan operasi pejabat.
Penerangan
- Menyelaraskan operasi harian Bahagian Undang-undang Perlembagaan dan Pentadbiran.
- Menyediakan sokongan pentadbiran, perkeranian dan pejabat am kepada pengurus serta kakitangan bahagian.
- Menyemak kes yang diterima, memasukkannya ke dalam OnBase, menyediakan helaian iringan tugasan dan menyalurkan kes kepada pengurus bahagian.
- Menyelia paralegal bahagian serta menyelaraskan jadual surat masuk dan aliran kerja bahagian.
- Membantu mengambil, menyambut dan melatih kakitangan sokongan bahagian.
- Berkomunikasi dengan klien, peguam, kerani mahkamah dan orang awam tentang penerimaan serta pengurusan kes.
- Bekerjasama dengan pengurus bahagian untuk membangunkan prosedur penerimaan kes, penyimpanan fail dan tugas paralegal.
- Mengurus kalendar dan peringatan bahagian.
- Mengurus tempoh penyimpanan dan pengarkiban fail bahagian.
- Membuka, menyemak dan mengimbas surat masuk untuk bahagian.
- Menyediakan laporan mingguan tentang perkembangan kes dan perbicaraan yang akan datang.
- Menyelaraskan hal berkaitan kes akan datang dengan klien dan menyerahkan perkara kepada penolong peguam negara.
- Memastikan rekod kes OnBase sentiasa terkini dengan mengemas kini tarikh akhir, memuat naik pemfailan, memindahkan perkara dan menutup kes.
- Memantau bekalan dan peralatan pejabat serta mengatur pembaikan.
- Memberi orientasi kepada peguam baharu tentang sistem penyimpanan fail dalam talian dan prosedur pentadbiran.
- Melaksanakan tugas lain mengikut keperluan.
Keperluan
- Pengalaman dalam sokongan pentadbiran dan undang-undang diutamakan.
- Kemahiran organisasi yang mantap serta kebolehan mengutamakan kerja dan mengurus beberapa tarikh akhir.
- Komunikasi bertulis dan lisan yang jelas dan berkesan.
- Keupayaan analisis yang mantap, perhatian kepada perincian dan pertimbangan yang baik.
- Pendekatan praktikal yang berfokuskan penyelesaian serta kebolehan bekerjasama.
- Berupaya kekal tenang, menyesuaikan diri dan menggunakan pertimbangan yang baik dalam suasana kerja yang pantas.
- Berupaya berkomunikasi dan berinteraksi secara profesional dan berkesan dengan orang lain.
- Kemahiran Microsoft Office, termasuk Word, Excel dan Outlook; pengalaman menggunakan sistem pengurusan kes seperti OnBase diutamakan.
- Pengalaman penyeliaan terdahulu merupakan kelebihan.
- Mempunyai hubungan dengan golongan dan komuniti yang dilayani serta minat untuk menyokong tempat kerja yang saling menghormati dan inklusif.
Faedah
- Pengaturan kerja hibrid yang merangkumi beberapa hari bekerja dari jarak jauh.
- Pemohon kurang upaya digalakkan memohon, dan bantuan kemudahan yang munasabah disediakan.
- Majikan yang memberikan peluang sama rata.
- Persekitaran kerja yang saling menghormati dan inklusif.