Msaidizi Mkuu wa Utawala, Sheria ya Katiba na Utawala
Hutoa usaidizi wa kiutawala na uratibu wa kesi kwa Kitengo cha Sheria ya Katiba na Utawala katika Ofisi ya Mwanasheria Mkuu wa Massachusetts. Husimamia mtiririko wa kazi wa wasaidizi wa sheria, upokeaji wa kesi, kumbukumbu na shughuli za ofisi.
Maelezo
- Huratibu shughuli za kila siku za Kitengo cha Sheria ya Katiba na Utawala.
- Hutoa usaidizi wa kiutawala, ukarani na wa jumla wa ofisi kwa wasimamizi na wafanyakazi wa kitengo.
- Hukagua kesi zinazoingia, huzisajili katika OnBase, huandaa karatasi za jalada za ugawaji na kuzipeleka kwa wasimamizi wa kitengo.
- Husimamia wasaidizi wa sheria wa kitengo na kuratibu ratiba za barua zinazoingia pamoja na mtiririko wa kazi wa kitengo.
- Husaidia kuajiri, kupokea kazini na kutoa mafunzo kwa wafanyakazi wasaidizi wa kitengo.
- Huwasiliana na wateja, mawakili, makarani wa mahakama na umma kuhusu upokeaji na usimamizi wa kesi.
- Hushirikiana na wasimamizi wa kitengo kuunda taratibu za kupokea kesi, kuhifadhi mafaili na majukumu ya wasaidizi wa sheria.
- Hutunza kalenda na vikumbusho vya kitengo.
- Husimamia muda wa kuhifadhi na kuweka mafaili ya kitengo kwenye kumbukumbu.
- Hufungua, hukagua na kuchanganua barua zinazoingia kwa kitengo.
- Huandaa ripoti za kila wiki zenye taarifa za kesi na vikao vya kusikilizwa vinavyokaribia.
- Huratibu na wateja kuhusu kesi zijazo na kugawa masuala kwa mawakili wasaidizi wa serikali kuu.
- Hakikisha rekodi za kesi katika OnBase zinasasishwa kwa kusasisha makataa, kupakia nyaraka zilizowasilishwa, kuhamisha masuala na kufunga kesi.
- Hufuatilia vifaa na zana za ofisi na kupanga marekebisho yake.
- Huwatambulisha mawakili wapya kwa mfumo wa kuhifadhi mafaili mtandaoni na taratibu za kiutawala.
- Hutekeleza majukumu mengine inapohitajika.
Mahitaji
- Uzoefu katika usaidizi wa kiutawala na kisheria unapendelewa.
- Uwezo mzuri wa kupanga kazi, kuweka vipaumbele na kusimamia makataa mengi.
- Mawasiliano ya maandishi na ya mdomo yaliyo wazi na yenye ufanisi.
- Uwezo mzuri wa kuchanganua, kuzingatia maelezo na kutumia uamuzi mzuri.
- Mtazamo wa vitendo unaolenga suluhu na uwezo wa kushirikiana.
- Uwezo wa kubaki mtulivu, kubadilika na kutumia uamuzi mzuri katika mazingira yenye shughuli nyingi.
- Uwezo wa kuwasiliana na kushirikiana na wengine kwa weledi na ufanisi.
- Ujuzi wa Microsoft Office, ikiwemo Word, Excel na Outlook; uzoefu wa mifumo ya usimamizi wa kesi kama OnBase unapendelewa.
- Uzoefu wa awali wa usimamizi ni faida.
- Uhusiano na watu na jamii zinazohudumiwa, pamoja na nia ya kuunga mkono mahali pa kazi penye heshima na jumuishi.
Manufaa
- Mpangilio wa kazi mseto unaojumuisha baadhi ya siku za kufanya kazi ukiwa mbali.
- Waombaji wenye ulemavu wanahimizwa kutuma maombi, na usaidizi wa marekebisho yanayofaa unapatikana.
- Mwajiri anayetoa fursa sawa.
- Mazingira ya kazi yenye heshima na jumuishi.