Vezető adminisztratív asszisztens, alkotmányjog és közigazgatási jog
Adminisztratív és ügykoordinációs támogatást nyújt a Massachusettsi főügyész alkotmányjogi és közigazgatási jogi részlegének. Felügyeli a jogi asszisztensek munkafolyamatait, az ügyek befogadását, a nyilvántartásokat és az irodai működést.
Leírás
- Koordinálja az alkotmányjogi és közigazgatási jogi részleg napi működését.
- Adminisztratív, ügyviteli és általános irodai támogatást nyújt a részleg vezetőinek és munkatársainak.
- Áttekinti a beérkező ügyeket, rögzíti azokat az OnBase rendszerben, elkészíti a kiosztási fedőlapokat, és továbbítja az ügyeket a részlegvezetőknek.
- Felügyeli a részleg jogi asszisztenseit, valamint koordinálja a beérkező posták ütemezését és a részleg munkafolyamatait.
- Közreműködik a részleg támogató munkatársainak felvételében, beillesztésében és képzésében.
- Az ügyek befogadásával és kezelésével kapcsolatban kommunikál az ügyfelekkel, ügyvédekkel, bírósági ügyintézőkkel és a nyilvánossággal.
- A részlegvezetőkkel együttműködve eljárásokat dolgoz ki az ügyek befogadására, az iratok megőrzésére és a jogi asszisztensek feladataira vonatkozóan.
- Kezeli a részleg naptárait és emlékeztetőit.
- Gondoskodik a részleg iratainak megőrzéséről és archiválásáról.
- Felbontja, áttekinti és beszkenneli a részleghez érkező postát.
- Heti jelentéseket készít az ügyek állásáról és a közelgő tárgyalásokról.
- Egyeztet az ügyfelekkel a közelgő ügyekről, és az ügyeket főügyész-helyettesekhez rendeli.
- Naprakészen tartja az OnBase ügyirat-nyilvántartását a határidők frissítésével, beadványok feltöltésével, ügyek áthelyezésével és lezárásával.
- Nyomon követi az irodaszereket és a berendezéseket, valamint gondoskodik a javításokról.
- Bevezeti az új ügyvédeket az online irattároló rendszer használatába és az adminisztratív eljárásokba.
- Szükség szerint egyéb feladatokat is ellát.
Követelmények
- Adminisztratív és jogi támogatás terén szerzett tapasztalat előnyt jelent.
- Kiváló szervezőkészség, a feladatok rangsorolásának és több határidő kezelésének képessége.
- Világos és hatékony írásbeli és szóbeli kommunikáció.
- Erős elemzőkészség, a részletekre való odafigyelés és jó ítélőképesség.
- Gyakorlati, megoldásközpontú hozzáállás és együttműködési készség.
- Gyors tempójú környezetben is megőrzi a nyugalmát, alkalmazkodik és jó ítélőképességgel jár el.
- Képesség a másokkal való professzionális és hatékony kommunikációra és kapcsolattartásra.
- Microsoft Office-ismeretek, ezen belül Word, Excel és Outlook; az OnBase-hez hasonló ügykezelő rendszerek ismerete előnyt jelent.
- Korábbi vezetői vagy felügyeleti tapasztalat előnyt jelent.
- Kapcsolódás a szolgáltatást igénybe vevő emberekhez és közösségekhez, valamint érdeklődés egy tiszteletteljes és befogadó munkahely támogatása iránt.
Juttatások
- Hibrid munkarend, amely heti néhány távmunkanapot is magában foglal.
- A fogyatékossággal élő jelentkezőket is várják; észszerű alkalmazkodáshoz segítség kérhető.
- Esélyegyenlőséget biztosító munkáltató.
- Tiszteletteljes és befogadó munkahelyi környezet.