Voditelj administrativne podrške – Odjel za ustavno i upravno pravo
Pružajte administrativnu podršku i koordinirajte predmete za Odjel za ustavno i upravno pravo Ureda glavnog državnog odvjetnika Massachusettsa. Nadzirite radne procese pravnih pomoćnika, zaprimanje predmeta, evidenciju i uredske poslove.
Opis
- Koordinirajte svakodnevni rad Odjela za ustavno i upravno pravo.
- Pružajte administrativnu, uredsku i opću podršku voditeljima i zaposlenicima odjela.
- Pregledavajte pristigle predmete, unosite ih u OnBase, pripremajte naslovne listove za dodjelu i prosljeđujte predmete voditeljima odjela.
- Nadzirite pravne pomoćnike odjela te koordinirajte raspored zaprimanja pošte i radne procese odjela.
- Pomažite pri zapošljavanju, uvođenju u posao i osposobljavanju pomoćnog osoblja odjela.
- Komunicirajte s klijentima, odvjetnicima, sudskim službenicima i javnošću o zaprimanju i upravljanju predmetima.
- Surađujte s voditeljima odjela na izradi postupaka za zaprimanje predmeta, čuvanje spisa i dužnosti pravnih pomoćnika.
- Vodite kalendare odjela i podsjetnike.
- Upravljajte čuvanjem i arhiviranjem spisa odjela.
- Otvarajte, pregledavajte i skenirajte pristiglu poštu za odjel.
- Pripremajte tjedna izvješća s novostima o predmetima i nadolazećim raspravama.
- Koordinirajte s klijentima nadolazeće predmete i dodjeljujte ih pomoćnicima glavnog državnog odvjetnika.
- Ažurirajte evidenciju predmeta u sustavu OnBase unosom rokova, učitavanjem podnesaka, prijenosom predmeta i njihovim zatvaranjem.
- Pratite uredski materijal i opremu te organizirajte popravke.
- Upoznajte nove odvjetnike s mrežnim sustavom za pohranu spisa i administrativnim postupcima.
- Obavljajte i druge dužnosti prema potrebi.
Zahtjevi
- Iskustvo u administrativnoj i pravnoj podršci je prednost.
- Izvrsne organizacijske sposobnosti te sposobnost određivanja prioriteta, upravljanja poslom i poštovanja više rokova.
- Jasna i učinkovita pisana i usmena komunikacija.
- Izražene analitičke sposobnosti, pozornost prema detaljima i dobro prosuđivanje.
- Praktičan pristup usmjeren na rješenja i sposobnost suradnje.
- Sposobnost pribranog reagiranja, prilagodbe i dobrog prosuđivanja u dinamičnom radnom okruženju.
- Sposobnost profesionalne i učinkovite komunikacije i suradnje s drugima.
- Poznavanje paketa Microsoft Office, uključujući Word, Excel i Outlook; iskustvo sa sustavima za upravljanje predmetima kao što je OnBase je prednost.
- Prethodno iskustvo nadziranja zaposlenika je korisno.
- Povezanost s ljudima i zajednicama kojima se pružaju usluge te interes za podršku radnom okruženju koje je uključivo i u kojem se njeguje poštovanje.
Pogodnosti
- Hibridni način rada koji uključuje i neke dane rada na daljinu.
- Osobe s invaliditetom pozvane su prijaviti se, a dostupna je pomoć pri osiguravanju razumne prilagodbe.
- Poslodavac koji pruža jednake mogućnosti.
- Radno okruženje koje je uključivo i u kojem se njeguje poštovanje.