Administrativ assistent med ledelsesansvar, statsforfatningsret og forvaltningsret
Yd administrativ støtte og støtte til sagskoordinering for afdelingen for statsforfatningsret og forvaltningsret hos Massachusetts’ justitsminister. Varetage arbejdsflow for juridiske assistenter, sagsmodtagelse, sagsakter og kontordrift.
Beskrivelse
- Koordinere den daglige drift af afdelingen for statsforfatningsret og forvaltningsret.
- Yde administrativ støtte, sekretærbistand og almindelig kontorstøtte til afdelingsledere og medarbejdere.
- Gennemgå indkomne sager, registrere dem i OnBase, udarbejde forsider til sagsfordeling og videresende sager til afdelingslederne.
- Lede afdelingens juridiske assistenter og koordinere tidsplaner for indgående post og afdelingens arbejdsflow.
- Hjælpe med at rekruttere, introducere og oplære afdelingens støttepersonale.
- Kommunikere med klienter, advokater, domstolssekretærer og offentligheden om sagsmodtagelse og sagsbehandling.
- Samarbejde med afdelingslederne om procedurer for sagsmodtagelse, journalbevaring og juridiske assistenters opgaver.
- Vedligeholde afdelingens kalendere og påmindelser.
- Varetage opbevaring og arkivering af afdelingens sagsakter.
- Åbne, gennemgå og scanne indgående post til afdelingen.
- Udarbejde ugentlige rapporter med sagsopdateringer og kommende retsmøder.
- Koordinere med klienter om kommende sager og fordele sager til assisterende statsadvokater.
- Holde afdelingens sagsregistre i OnBase opdaterede ved at ajourføre frister, uploade indlæg, overføre sager og afslutte sager.
- Holde styr på kontorartikler og udstyr samt arrangere reparationer.
- Introducere nye advokater til det elektroniske sagsarkivsystem og de administrative procedurer.
- Påtage sig andre opgaver efter behov.
Krav
- Erfaring med administrativ og juridisk støtte foretrækkes.
- Stærke organisatoriske evner samt evne til at prioritere arbejdet og håndtere flere frister.
- Klar og effektiv skriftlig og mundtlig kommunikation.
- Stærke analytiske evner, sans for detaljer og godt skøn.
- En praktisk, løsningsorienteret tilgang og evne til at samarbejde.
- Evne til at bevare roen, tilpasse sig og udvise godt skøn i et miljø med højt tempo.
- Evne til at kommunikere og omgås andre professionelt og effektivt.
- Færdigheder i Microsoft Office, herunder Word, Excel og Outlook; erfaring med sagsstyringssystemer som OnBase foretrækkes.
- Tidligere erfaring med personaleledelse er en fordel.
- Tilknytning til de mennesker og lokalsamfund, som betjenes, samt interesse i at bidrage til en respektfuld og inkluderende arbejdsplads.
Fordele
- Hybrid arbejdsordning med nogle arbejdsdage hjemmefra.
- Personer med handicap opfordres til at søge, og der tilbydes hjælp med rimelige tilpasninger.
- Arbejdsgiver med lige muligheder.
- Respektfuldt og inkluderende arbejdsmiljø.