宪法与行政法部行政助理主管
为马萨诸塞州总检察长办公室宪法与行政法部提供行政及案件协调支持。统筹律师助理工作流程、案件受理、档案管理和办公室运营。
描述
- 协调宪法与行政法部的日常运营。
- 为部门管理人员和员工提供行政、文书及一般办公室支持。
- 审查新收案件，在 OnBase 中登记，准备分案件封面，并将案件分派给部门管理人员。
- 管理部门的律师助理，并协调来信处理安排和部门工作流程。
- 协助招聘、入职安排和培训部门支持人员。
- 就案件受理和管理事宜与客户、律师、法院书记员及公众沟通。
- 与部门管理人员合作，制定案件受理、文件留存及律师助理职责相关流程。
- 维护部门日历并设置提醒。
- 管理部门文件的留存和归档。
- 拆阅、审查并扫描部门收到的邮件。
- 编制每周报告，更新案件进展和即将举行的听证会信息。
- 就即将处理的案件与客户协调，并将事务分派给助理总检察长。
- 通过更新截止日期、上传诉讼文件、转交事务和结案，确保 OnBase 中的案件记录保持最新。
- 跟踪办公用品和设备，并安排维修。
- 指导新任律师使用在线文件存储系统并熟悉行政流程。
- 根据需要承担其他职责。
任职要求
- 有行政和法律支持经验者优先。
- 组织能力强，能够确定工作优先级并管理多个截止期限。
- 具备清晰、有效的书面和口头沟通能力。
- 分析能力强，注重细节，判断稳妥。
- 务实、注重解决问题，并能够协作共事。
- 能够在快节奏环境中保持沉着、灵活应变并作出恰当判断。
- 能够以专业、有效的方式与他人沟通和互动。
- 熟练使用 Microsoft Office，包括 Word、Excel 和 Outlook；有 OnBase 等案件管理系统使用经验者优先。
- 有主管经验者更佳。
- 认同所服务的人群和社区，并愿意支持尊重包容的工作环境。
福利待遇
- 混合办公安排，包含部分远程工作日。
- 鼓励残障人士申请，并可提供合理便利方面的协助。
- 平等机会雇主。
- 尊重、包容的工作环境。