Administrativ assistent med arbetsledaransvar, konstitutionell rätt och förvaltningsrätt
Ge administrativt stöd och stöd i ärendesamordning till avdelningen för konstitutionell rätt och förvaltningsrätt vid Massachusetts justitieministerium. Ansvara för paralegalernas arbetsflöden, ärendeintag, handlingar och kontorsverksamhet.
Beskrivning
- Samordna den dagliga verksamheten vid avdelningen för konstitutionell rätt och förvaltningsrätt.
- Ge administrativt stöd, kontorsstöd och allmänt verksamhetsstöd till avdelningschefer och medarbetare.
- Granska inkommande ärenden, registrera dem i OnBase, ta fram försättsblad för ärendefördelning och skicka ärendena till avdelningscheferna.
- Arbetsleda avdelningens paralegaler och samordna scheman för inkommande post och avdelningens arbetsflöden.
- Hjälpa till med rekrytering, introduktion och utbildning av avdelningens stödpersonal.
- Kommunicera med klienter, advokater, domstolshandläggare och allmänheten om ärendeintag och ärendehantering.
- Samarbeta med avdelningscheferna om rutiner för ärendeintag, arkivering och paralegalernas arbetsuppgifter.
- Hantera avdelningens kalendrar och påminnelser.
- Ansvara för bevarande och arkivering av avdelningens handlingar.
- Öppna, granska och skanna inkommande post till avdelningen.
- Ta fram veckorapporter med uppdateringar om ärenden och kommande förhandlingar.
- Samordna med klienter kring kommande ärenden och fördela ärenden till biträdande justitiekanslerer.
- Hålla ärenderegistren i OnBase uppdaterade genom att uppdatera tidsfrister, ladda upp handlingar, överföra ärenden och avsluta dem.
- Följa upp kontorsmaterial och utrustning samt ordna reparationer.
- Introducera nya jurister till det digitala filhanteringssystemet och de administrativa rutinerna.
- Utföra andra arbetsuppgifter vid behov.
Krav
- Erfarenhet av administrativt stöd och juridiskt stöd är meriterande.
- God organisatorisk förmåga samt förmåga att prioritera arbetsuppgifter och hantera flera tidsfrister.
- Tydlig och effektiv skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga.
- God analytisk förmåga, noggrannhet och gott omdöme.
- Ett praktiskt och lösningsinriktat arbetssätt samt förmåga att samarbeta.
- Förmåga att behålla lugnet, anpassa sig och använda gott omdöme i en arbetsmiljö med högt tempo.
- Förmåga att kommunicera och bemöta andra professionellt och effektivt.
- Kunskaper i Microsoft Office, inklusive Word, Excel och Outlook; erfarenhet av ärendehanteringssystem som OnBase är meriterande.
- Tidigare erfarenhet av arbetsledning är meriterande.
- Anknytning till de människor och samhällen som verksamheten betjänar samt intresse för att bidra till en respektfull och inkluderande arbetsplats.
Förmåner
- Hybridarbete med vissa arbetsdagar på distans.
- Sökande med funktionsnedsättning uppmuntras att söka, och stöd med skäliga anpassningar finns tillgängligt.
- Arbetsgivare med lika möjligheter.
- Respektfull och inkluderande arbetsmiljö.