Administrativ assistent med lederansvar, konstitusjonell rett og forvaltningsrett
Gi administrativ støtte og bistå med koordinering av saker for avdelingen for konstitusjonell rett og forvaltningsrett ved Massachusetts’ justisministerembete. Følge opp arbeidsflyten til juridiske assistenter, saksmottak, dokumenter og kontordrift.
Beskrivelse
- Koordinere den daglige driften av avdelingen for konstitusjonell rett og forvaltningsrett.
- Gi administrativ støtte, kontorstøtte og generell kontorhjelp til avdelingsledere og ansatte.
- Gå gjennom innkommende saker, registrere dem i OnBase, utarbeide forsider for saksfordeling og sende sakene videre til avdelingslederne.
- Lede avdelingens juridiske assistenter og koordinere tidsplaner for innkommende post og avdelingens arbeidsflyt.
- Bidra i rekruttering, introduksjon og opplæring av avdelingens støttepersonell.
- Kommunisere med klienter, advokater, domstolsekretærer og offentligheten om saksmottak og saksbehandling.
- Samarbeide med avdelingslederne om rutiner for saksmottak, oppbevaring av saksmapper og juridiske assistenters oppgaver.
- Vedlikeholde avdelingens kalendere og påminnelser.
- Ha ansvar for oppbevaring og arkivering av avdelingens saksmapper.
- Åpne, gjennomgå og skanne innkommende post til avdelingen.
- Utarbeide ukentlige rapporter med saksoppdateringer og kommende rettsmøter.
- Koordinere med klienter om kommende saker og fordele saker til assisterende statsadvokater.
- Holde saksregistrene i OnBase oppdatert ved å oppdatere frister, laste opp dokumenter, overføre saker og avslutte saker.
- Holde oversikt over kontorrekvisita og utstyr og ordne reparasjoner.
- Gjøre nye advokater kjent med det elektroniske filarkivsystemet og administrative rutiner.
- Utføre andre oppgaver ved behov.
Krav
- Erfaring med administrativ og juridisk støtte er ønskelig.
- Gode organiseringsevner og evne til å prioritere arbeidsoppgaver og håndtere flere frister.
- Tydelig og effektiv skriftlig og muntlig kommunikasjon.
- Gode analytiske evner, sans for detaljer og godt skjønn.
- Praktisk og løsningsorientert tilnærming samt evne til å samarbeide.
- Evne til å beholde roen, tilpasse seg og utvise godt skjønn i et hektisk arbeidsmiljø.
- Evne til å kommunisere og samhandle med andre på en profesjonell og effektiv måte.
- Ferdigheter i Microsoft Office, inkludert Word, Excel og Outlook; erfaring med saksbehandlingssystemer som OnBase er ønskelig.
- Tidligere erfaring med personalledelse er en fordel.
- Tilknytning til menneskene og lokalsamfunnene som betjenes, og interesse for å bidra til en respektfull og inkluderende arbeidsplass.
Fordeler
- Hybrid arbeidsordning med enkelte arbeidsdager på fjernarbeid.
- Søkere med funksjonsnedsettelser oppfordres til å søke, og hjelp med rimelig tilrettelegging er tilgjengelig.
- Arbeidsgiver med like muligheter.
- Respektfullt og inkluderende arbeidsmiljø.