Assistente Administrativo Sênior de Direito Constitucional e Administrativo
Prestará apoio administrativo e coordenará casos para a Divisão de Direito Constitucional e Administrativo da Procuradoria-Geral de Massachusetts. Supervisionará os fluxos de trabalho dos assistentes jurídicos, o recebimento de casos, os registros e as operações do escritório.
Descrição
- Coordenar as operações diárias da Divisão de Direito Constitucional e Administrativo.
- Prestar apoio administrativo, de secretaria e de escritório em geral aos gestores e à equipe da divisão.
- Analisar os casos recebidos, cadastrá-los no OnBase, preparar capas de atribuição e encaminhá-los aos gestores da divisão.
- Supervisionar os assistentes jurídicos da divisão e coordenar os horários de recebimento de correspondências e os fluxos de trabalho da divisão.
- Ajudar a contratar, integrar e treinar a equipe de apoio da divisão.
- Comunicar-se com clientes, advogados, escrivães judiciais e o público sobre o recebimento e a gestão de casos.
- Trabalhar com os gestores da divisão para desenvolver procedimentos de recebimento de casos, retenção de arquivos e atribuições dos assistentes jurídicos.
- Manter os calendários e lembretes da divisão.
- Gerenciar a retenção e o arquivamento dos arquivos da divisão.
- Abrir, revisar e digitalizar a correspondência recebida pela divisão.
- Preparar relatórios semanais com atualizações de casos e próximas audiências.
- Coordenar com os clientes os casos futuros e atribuir assuntos a procuradores-gerais adjuntos.
- Manter os registros de casos no OnBase atualizados, atualizando prazos, enviando documentos judiciais, transferindo assuntos e encerrando casos.
- Controlar os materiais e equipamentos de escritório e providenciar reparos.
- Orientar novos advogados sobre o sistema online de armazenamento de arquivos e os procedimentos administrativos.
- Assumir outras atribuições conforme necessário.
Requisitos
- Experiência em apoio administrativo e jurídico é desejável.
- Forte capacidade de organização e habilidade para priorizar o trabalho e gerenciar vários prazos.
- Comunicação escrita e verbal clara e eficaz.
- Forte capacidade analítica, atenção aos detalhes e bom senso.
- Abordagem prática e voltada para soluções, com capacidade de trabalhar em colaboração.
- Capacidade de manter a calma, adaptar-se e agir com bom senso em um ambiente dinâmico.
- Capacidade de se comunicar e interagir com outras pessoas de maneira profissional e eficaz.
- Conhecimento do Microsoft Office, incluindo Word, Excel e Outlook; experiência com sistemas de gestão de casos, como o OnBase, é desejável.
- Experiência anterior em supervisão é um diferencial.
- Vínculo com as pessoas e comunidades atendidas e interesse em contribuir para um ambiente de trabalho respeitoso e inclusivo.
Benefícios
- Modelo de trabalho híbrido que inclui alguns dias de trabalho remoto.
- Pessoas com deficiência são incentivadas a se candidatar, e há assistência disponível para adaptações razoáveis.
- Empregador que oferece igualdade de oportunidades.
- Ambiente de trabalho respeitoso e inclusivo.