Assistente amministrativo senior, diritto costituzionale e amministrativo
Fornire supporto amministrativo e coordinare i casi per la Divisione di diritto costituzionale e amministrativo della Procura generale del Massachusetts. Supervisionare i flussi di lavoro dei paralegali, la ricezione dei casi, gli archivi e le attività d’ufficio.
Descrizione
- Coordinare le attività quotidiane della Divisione di diritto costituzionale e amministrativo.
- Fornire supporto amministrativo, di segreteria e d’ufficio generale ai responsabili e al personale della divisione.
- Esaminare i casi in arrivo, registrarli in OnBase, preparare le schede di assegnazione e inoltrarli ai responsabili della divisione.
- Supervisionare i paralegali della divisione e coordinare gli orari di ricezione della posta e i flussi di lavoro della divisione.
- Collaborare alla selezione, all’inserimento e alla formazione del personale di supporto della divisione.
- Comunicare con clienti, avvocati, cancellieri e pubblico in merito alla ricezione e alla gestione dei casi.
- Collaborare con i responsabili della divisione per definire procedure relative alla ricezione dei casi, alla conservazione dei fascicoli e alle mansioni dei paralegali.
- Tenere aggiornati i calendari e i promemoria della divisione.
- Gestire la conservazione e l’archiviazione dei fascicoli della divisione.
- Aprire, esaminare e scansionare la posta in arrivo per la divisione.
- Preparare rapporti settimanali con aggiornamenti sui casi e sulle prossime udienze.
- Coordinarsi con i clienti sui casi imminenti e assegnare le pratiche ai vice procuratori generali.
- Mantenere aggiornati i registri dei casi in OnBase modificando le scadenze, caricando gli atti, trasferendo le pratiche e chiudendo i casi.
- Monitorare le forniture e le attrezzature d’ufficio e organizzare le riparazioni.
- Illustrare ai nuovi avvocati il sistema online di archiviazione dei fascicoli e le procedure amministrative.
- Svolgere altri compiti secondo necessità.
Requisiti
- È preferibile avere esperienza nel supporto amministrativo e legale.
- Ottime capacità organizzative e capacità di stabilire le priorità e gestire più scadenze.
- Comunicazione scritta e orale chiara ed efficace.
- Spiccate capacità analitiche, attenzione ai dettagli e buon giudizio.
- Approccio pratico e orientato alla soluzione dei problemi, con capacità di collaborare con gli altri.
- Capacità di mantenere la calma, adattarsi e agire con buon giudizio in un contesto dinamico.
- Capacità di comunicare e interagire con gli altri in modo professionale ed efficace.
- Competenze nell’uso di Microsoft Office, inclusi Word, Excel e Outlook; è preferibile l’esperienza con sistemi di gestione dei casi come OnBase.
- L’esperienza pregressa nella supervisione costituisce un vantaggio.
- Legame con le persone e le comunità servite e interesse a contribuire a un ambiente di lavoro rispettoso e inclusivo.
Benefit
- Modalità di lavoro ibrida che prevede alcuni giorni di lavoro da remoto.
- Le candidature delle persone con disabilità sono incoraggiate ed è disponibile assistenza per ragionevoli accomodamenti.
- Datore di lavoro che garantisce pari opportunità.
- Ambiente di lavoro rispettoso e inclusivo.