Керівник адміністративної підтримки, конституційне та адміністративне право
Надавайте адміністративну підтримку та координуйте справи у відділі конституційного й адміністративного права Генеральної прокуратури штату Массачусетс. Координуйте роботу помічників юристів, приймання справ, ведення записів і повсякденну роботу офісу.
Опис
- Координуйте повсякденну роботу відділу конституційного й адміністративного права.
- Надавайте керівникам і працівникам відділу адміністративну, канцелярську та загальну офісну підтримку.
- Розглядайте справи, що надходять, вносьте їх до OnBase, готуйте титульні аркуші для розподілу та передавайте справи керівникам відділу.
- Керуйте помічниками юристів відділу та координуйте графіки обробки вхідної пошти й робочі процеси відділу.
- Допомагайте наймати, адаптувати й навчати працівників підтримки відділу.
- Спілкуйтеся з клієнтами, адвокатами, секретарями суду та громадськістю щодо приймання й ведення справ.
- Спільно з керівниками відділу розробляйте процедури приймання справ, зберігання документів і виконання обов’язків помічниками юристів.
- Ведіть календар відділу та систему нагадувань.
- Організовуйте зберігання й архівування документів відділу.
- Відкривайте, переглядайте та скануйте вхідну пошту відділу.
- Готуйте щотижневі звіти з оновленнями щодо справ і майбутніх слухань.
- Координуйте з клієнтами майбутні справи та розподіляйте матеріали між помічниками генерального прокурора.
- Підтримуйте записи про справи в OnBase в актуальному стані: оновлюйте строки, завантажуйте документи, передавайте справи та закривайте їх.
- Обліковуйте офісне приладдя й обладнання та організовуйте ремонт.
- Ознайомлюйте нових адвокатів з онлайн-системою зберігання файлів і адміністративними процедурами.
- Виконуйте інші обов’язки за потреби.
Вимоги
- Досвід адміністративної та юридичної підтримки буде перевагою.
- Високі організаційні навички, уміння визначати пріоритети та працювати з кількома строками одночасно.
- Чітка й ефективна усна та письмова комунікація.
- Розвинені аналітичні здібності, уважність до деталей і виваженість суджень.
- Практичний підхід, орієнтація на розв’язання завдань і вміння співпрацювати.
- Здатність зберігати спокій, адаптуватися та виважено діяти в динамічному середовищі.
- Уміння професійно й ефективно спілкуватися та взаємодіяти з іншими.
- Навички роботи з Microsoft Office, зокрема Word, Excel і Outlook; досвід роботи із системами керування справами, як-от OnBase, буде перевагою.
- Досвід керівництва буде корисним.
- Зв’язок із людьми та громадами, яким надається допомога, і зацікавленість у підтримці шанобливого та інклюзивного робочого середовища.
Переваги
- Гібридний формат роботи, що передбачає деякі робочі дні віддалено.
- Кандидатам з інвалідністю пропонується подавати заявки; доступна допомога з наданням розумних пристосувань.
- Роботодавець рівних можливостей.
- Шанобливе та інклюзивне робоче середовище.