Haldusjuhi abi, põhiseadus- ja haldusõigus
Pakud haldus- ja kohtuasjade koordineerimise tuge Massachusettsi peaprokuröri põhiseadus- ja haldusõiguse osakonnale. Juhid õigusabipersonali töövooge ning korraldad kohtuasjade vastuvõttu, dokumente ja kontoritööd.
Kirjeldus
- Koordineerid põhiseadus- ja haldusõiguse osakonna igapäevast tööd.
- Pakud osakonna juhtidele ja töötajatele haldus-, sekretäri- ja üldist kontorituge.
- Vaatad saabuvad kohtuasjad läbi, sisestad need OnBase’i, koostad määramislehed ja suunad kohtuasjad osakonna juhtidele.
- Juhendad osakonna õigusabipersonali ning koordineerid saabuva posti graafikuid ja osakonna töövooge.
- Aitad värvata, tööle sisse elada ja koolitada osakonna tugipersonali.
- Suhtled klientide, advokaatide, kohtusekretäride ja avalikkusega kohtuasjade vastuvõtu ja haldamise teemal.
- Töötad koos osakonna juhtidega välja kohtuasjade vastuvõtu, toimikute säilitamise ja õigusabipersonali ülesannete töökorra.
- Haldad osakonna kalendreid ja meeldetuletusi.
- Korraldad osakonna toimikute säilitamist ja arhiveerimist.
- Avad, vaatad läbi ja skannid osakonnale saabuvat posti.
- Koostad iganädalasi aruandeid kohtuasjade seisu ja eelseisvate istungite kohta.
- Koordineerid klientidega eelseisvaid kohtuasju ja määrad küsimused peaprokuröri abidele.
- Hoiad OnBase’i kohtuasjade kirjed ajakohased, uuendades tähtaegu, laadides üles dokumente, edastades küsimusi ja sulgedes kohtuasju.
- Jälgid kontoritarbeid ja seadmeid ning korraldad remondi.
- Tutvustad uutele advokaatidele veebipõhist failide talletamise süsteemi ja haldusprotseduure.
- Täidad vajaduse korral ka muid ülesandeid.
Nõuded
- Kasuks tuleb haldus- ja õigusabi kogemus.
- Hea organiseerimisoskus ning võime tööülesandeid tähtsuse järjekorda seada ja hallata mitut tähtaega.
- Selge ja tulemuslik kirjalik ning suuline suhtlusoskus.
- Tugev analüüsivõime, tähelepanelikkus ja hea otsustusvõime.
- Praktiline ja lahendustele keskenduv lähenemine ning koostööoskus.
- Võime tegutseda pingelises keskkonnas rahulikult, kohaneda ja kasutada head otsustusvõimet.
- Võime suhelda ja teistega professionaalselt ning tulemuslikult koostööd teha.
- Microsoft Office’i oskus, sealhulgas Word, Excel ja Outlook; kasuks tuleb kogemus OnBase’i taoliste kohtuasjade haldussüsteemidega.
- Varasem juhtimiskogemus tuleb kasuks.
- Seotus teenindatavate inimeste ja kogukondadega ning huvi toetada lugupidavat ja kaasavat töökeskkonda.
Hüved
- Hübriidtöökorraldus, mis hõlmab ka kaugtööpäevi.
- Puudega inimesi julgustatakse kandideerima ning vajaduse korral pakutakse mõistlike kohanduste abi.
- Võrdseid võimalusi pakkuv tööandja.
- Lugupidav ja kaasav töökeskkond.