Coördinerend administratief assistent constitutioneel en bestuursrecht
Ondersteun de afdeling Constitutioneel en Bestuursrecht van de procureur-generaal van Massachusetts met administratie en zaakcoördinatie. Coördineer de werkzaamheden van paralegals, de intake van zaken, dossiers en kantoorprocessen.
Beschrijving
- Coördineer de dagelijkse werkzaamheden van de afdeling Constitutioneel en Bestuursrecht.
- Bied administratieve, secretariële en algemene kantoorondersteuning aan leidinggevenden en medewerkers van de afdeling.
- Beoordeel binnenkomende zaken, registreer ze in OnBase, stel voorbladen voor toewijzing op en stuur zaken door naar de afdelingsleiding.
- Geef leiding aan de paralegals van de afdeling en coördineer de schema's voor inkomende post en de werkprocessen.
- Help bij het werven, inwerken en opleiden van ondersteunend personeel van de afdeling.
- Communiceer met cliënten, advocaten, griffiemedewerkers en het publiek over de intake en behandeling van zaken.
- Werk met de afdelingsleiding aan procedures voor zaakintake, dossierbewaring en de taken van paralegals.
- Beheer de agenda's en herinneringen van de afdeling.
- Beheer de bewaring en archivering van afdelingsdossiers.
- Open, beoordeel en scan de inkomende post voor de afdeling.
- Stel wekelijkse rapporten op met updates over zaken en komende zittingen.
- Stem met cliënten af over komende zaken en wijs aangelegenheden toe aan assistent-procureurs-generaal.
- Houd zaakdossiers in OnBase actueel door deadlines bij te werken, processtukken te uploaden, zaken over te dragen en af te sluiten.
- Houd kantoorbenodigdheden en apparatuur bij en regel reparaties.
- Maak nieuwe advocaten wegwijs in het online dossieropslagsysteem en de administratieve procedures.
- Voer zo nodig andere werkzaamheden uit.
Vereisten
- Ervaring met administratieve en juridische ondersteuning heeft de voorkeur.
- Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om werk te prioriteren en meerdere deadlines te beheren.
- Duidelijke en effectieve mondelinge en schriftelijke communicatie.
- Sterk analytisch vermogen, oog voor detail en een goed beoordelingsvermogen.
- Een praktische, oplossingsgerichte aanpak en het vermogen om samen te werken.
- Ook in een snel veranderende omgeving kalm blijven, zich aanpassen en goed oordelen.
- Het vermogen om professioneel en effectief met anderen te communiceren en om te gaan.
- Vaardig met Microsoft Office, waaronder Word, Excel en Outlook; ervaring met zaakbeheersystemen zoals OnBase heeft de voorkeur.
- Eerdere ervaring met leidinggeven is nuttig.
- Betrokkenheid bij de mensen en gemeenschappen die worden bediend, en belangstelling voor een respectvolle en inclusieve werkomgeving.
Voordelen
- Hybride werkregeling met enkele thuiswerkdagen.
- Mensen met een beperking worden aangemoedigd te solliciteren; ondersteuning bij redelijke aanpassingen is beschikbaar.
- Werkgever die gelijke kansen biedt.
- Respectvolle en inclusieve werkomgeving.